Un collaborateur administratif (f/h/x)

Votre mission

• Participer au fonctionnement du Secrétariat des études de la Faculté ;
• Réaliser des tâches liées à la gestion des études et des étudiants, en étroite collaboration avec les secrétariats des autres Facultés/Écoles et les services généraux de l’Université, sous la supervision de la responsable du secrétariat des études de la faculté ;
• Assister la responsable du secrétariat pour les questions académiques et administratives en rapport avec les études.

Vos responsabilités

• Supervision de la gestion administrative et du suivi des stages des étudiants et mise jour des procédures liées à ceux-ci ;
• Supervision de la réalisation des diplômes et suppléments au diplôme ;
• Supervision de la réalisation des horaires d’examens, des horaires de défenses de mémoire et des horaires de cours ;
• Participation à la gestion des PAE ;
• Participation à la gestion des dossiers d’admission et autres programmes personnalisés des étudiants ;
• Aide à la gestion de la formation continue au sein de la Faculté ;
• Aide à la préparation des délibérations et proclamations ;
• Collaboration à la communication interne et externe de la Faculté (participer à la mise à jour des brochures facultaires et autres outils de communication) ;
• Gérer des demandes diverses par mail et téléphone ;
• Participation aux événements de promotion des études organisés par l’UMONS (journées portes ouvertes, salons, etc.) ;
• Collaboration à l’organisation d’événements facultaires (cérémonie des nouveaux diplômés, salon de la Faculté, etc.) ;
• Aide à l’élaboration de listings et statistiques ;
• Préparation et suivi de réunions facultaires/interfacultaires (aide à la préparation des points à traiter, rédaction des notes préparatoires et procès-verbaux) ;
• Gestion et encodage, via les outils informatiques spécifiques à l’institution, de différentes tâches liées au secrétariat des études (programmes de cours, PAE, notes, valves électroniques, stages, dossiers étudiants…).

Votre profil

• Vous possédez un diplôme de 2ème cycle universitaire (Licence ou Master).
• Une expérience professionnelle de minimum deux années est requise.
• Toute expérience professionnelle en rapport direct/utile avec la fonction visée est un atout.

Connaissances particulières :

• Connaissance générale du cadre légal régissant l’enseignement supérieur en Communauté française (et plus particulièrement du décret « paysage » du 7 novembre 2013) ;
• Maîtrise des logiciels informatiques courants (traitement de texte, tableurs, suite office, etc.) ;
• Excellente maîtrise de la langue française ;
• Compétence en matière de rédaction, de lecture et de correction de textes ;
• Bonne connaissance de la langue anglaise (écrit, parlé, lu).

Compétences et qualités exigées :

• Autonomie, prise d’initiative et assertivité ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps (proactivité) ;
• Grande rigueur dans le respect des procédures et des délais ;
• Faculté d’adaptation (à des tâches diverses et à des interlocuteurs variés) ;
• Sens de la communication (s’exprimer de façon claire et concise, excellentes capacités rédactionnelles) ;
• Esprit d’analyse et de synthèse, pensée logique et critique ;
• Gestion du stress ;
• Discrétion et diplomatie ;
• Disponibilité.

Notre offre

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine) au grade d’Attaché.
• Une rémunération brute minimum de 3.156,92 € avec possibilité de valorisation de l’expérience.
• Le remboursement de votre abonnement de transport en commun ainsi qu’une indemnité vélo.
• Des horaires de travail variables (arrivée entre 07h30 et 09h et départ entre 16h et 18h00).
• 27 jours minimum de congé par an.
• Des possibilités de formation et des perspectives d’évolution.
• L’affiliation à une assurance groupe.
• Votre bien-être au centre de nos préoccupations (crèche, activités sportives et culturelles, etc.).

Intéressé(e) ?

Envoyez-nous votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation et d’une copie de votre diplôme à l’adresse mail candidatures@umons.ac.be en précisant l’intitulé du poste en objet au plus tard le 19/12/2021.

Procédure du recrutement

Les candidats retenus sur base des dossiers seront convoqués pour un entretien, éventuellement précédé d’épreuves écrites. Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à Madame Laure Wilmart, responsable du secrétariat des études (laure.wilmart@umons.ac.be).

Entrée en fonction souhaitée :le 1er mars 2022.