Administratief en organisatorisch talent voor de opleiding Toegepaste Psychologie H/F/X

• Je bent medewerker van het brede team ’Beheer & Organisatie’ van het expertisenetwerk ’Mens en Samenleving’, dat opleidingen administratief en organisatorisch ondersteunt in lokale deelteams verspreid over verschillende campussen.
• Je werkt vnl. voor de Professionele Bachelor Toegepaste Psychologie. Je werkplek is hoofdzakelijk campus Brusselsepoortstraat, waar ook de opleiding Toegepaste Psychologie gehuisvest is.
• Je werkt nauw samen met je directe collega’s binnen hetzelfde administratieve deelteam, het hoofd van de opleiding Toegepaste Psychologie, het docententeam van de opleiding en de coördinatoren van het expertisenetwerk (ENW) Mens & Samenleving.
• In afstemming neem je een aantal specifieke verantwoordelijkheden binnen je opdracht op, bijv.:
  • Planning/roostering: je plant teamvergaderingen, teamvormingen, edm. in de jaarkalender, je maakt de uurroosters op, je volgt ad hoc wijzigingen vlot op, .
  • Examensecretariaat: je maakt examenplanningen op, je organiseert feedbackdagen, je bent secretaris van de examencommissie, .
  • Stageadministratie:je ondersteunt de administratieve opvolging voor stage via het softwareprogramma van de hogeschool, .
  • .
• Je bent aanspreekpuntof ’antenne’ voor een vlotte en goede organisatie van het onthaal en de werking van het deelteam waarvan je deel uitmaakt. Je springt -wanneer nodig- ook zelf in om het onthaal te versterken.
• Je behoudt een helikopterzicht over de administratieve en organisatorische processenen flows die het administratieve deelteam opneemt. Je neemt een verbindende rol op naar het opleidingshoofd, het hoofd Beheer en Organisatie en naar een aantal belangrijke centrale diensten binnen de hogeschool.

Profil

• Je beschikt over een bachelordiplomain een richting die uitstekende communicatieve, organisatorische en administratievevaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Officemanagement, Eventmanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management, .) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt uitermate veel zin om te pionierenen deel uit te maken van een nieuw startend deelteam binnen een nieuwe opleiding. Iets nieuw opstarten geeft je energie, drive en voldoening. Ook de soms onvoorziene uitdagingen die daarbij gepaard kunnen gaan, schrikken je niet af. Integendeel, je wil mee je schouders zetten onder het geheel.
• Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een dienstverlenende houdingaan.
• Je beschikt over een gezonde dosis inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.
• Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken. Je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je hebt een sterke analystische geest: complexe planningsvraagstukken dagen je uit. Je houdt van puzzelen. Je kan een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken bekijken en je denkt oplossingsgericht.
• Je bent stressbestendig. Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en communiceert proactiefnaar betrokken collega’s.
• Je bent flexibel. Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, .) ’s avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.
• Je leert graag en snel nieuwe software programma’skennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, .). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.
• Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams, .); je kennis van Excelis zeer goed.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Engels.
• Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je bent ondernemend,je denkt mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.

Wij worden extra warm van kandidaten die vanuit hun culturele achtergrond, genderbeleving of persoonlijke situatie het perspectief van een minderheidsgroep kunnen binnenbrengen in de opleiding en ons team.