Administratief medewerker afdeling IT

工作内容

Vacatureomschrijving

IT heeft een cruciale plaats bij Colruyt Group en wordt door de afdeling BP&S (Business Processes & Systems) beheerd. Als medewerker van de dienst Admin Services BP&S lever jij met je team belangrijke administratieve ondersteuning, van agendabeheer en facturatie tot HR-gerelateerde taken.

Admin Services BP&S telt een vijftiental medewerkers. We ondersteunen de meer dan 1.700 medewerkers en leidinggevenden binnen BP&S in heel wat uiteenlopende administratieve taken. Onze dienst werkt ook zeer nauw samen met de administratieve dienst van Colruyt India, die ook zo’n vijftien mensen telt. Colruyt India is het filiaal van BP&S gevestigd in de stad Hyderabad met meer dan 400 medewerkers.

Jij neemt verschillende taken op binnen onze dienst. Afhankelijk van de nood, word je betrokken in een waaier aan services:

• Inplanning van meetings en agendabeheer – Je gebruikt onze zelf ontwikkelde tools om vergaderaanvragen in te plannen voor alle medewerkers van BP&S. Je beheert ook de agenda van een bepaalde dienst- of afdelingschef en een projectteam.
• Administratieve ondersteuning van leidinggevenden – Je volgt de mailbox op van een of meer leidinggevenden, beheert hun agenda en geeft bijkomende ad-hoc-ondersteuning.
• Inkomende en uitgaande facturatie - Je controleert en keurt facturen goed die naar BP&S verstuurd zijn (logistiek, telecom, hardware, software, licenties, consultancy …) en/of stelt uitgaande facturen op.
• Ondersteuning HR-gerelateerde taken - Je beheert de wachtplanningen en volgt de bijhorende uitbetaling van wachtpremies op. Je volgt de prestaties en punteringen op van alle medewerkers binnen BP&S, als ondersteuning voor de dienstchefs, en zorgt dat deze elke maand correct kunnen verwerkt worden door onze loondienst.
• Ondersteuning zakenreizen België – India – Je ondersteunt Indische collega’s die naar België komen (accommodatie, aanspreekpunt voor praktische vragen …) en bereidt ook reizen voor van Belgische collega’s naar India (visumaanvragen, praktische briefing over hun verblijf …).
• Business service support – Je helpt bij de administratieve ondersteuning van processen die te maken hebben met verschillende diensten in Colruyt Group. Zo help je mee met de facturatie van de voucherverkoop zoals belwaardes in de Colruyt- en Okay-winkels.
  
  

Je werkt in het hoofdkantoor van Colruyt Group in Halle.

Profiel

• Kennis en ervaring – Je genoot een administratieve opleiding of hebt gelijkwaardige ervaring. Je kan snel bedrijfseigen software aanleren en hebt alvast een vlotte kennis van Excel, Word en PowerPoint.
• Analytisch ingesteld – Je verwerkt makkelijk en snel veel informatie op korte tijd en verliest het overzicht niet, ook als de taken zich snel opvolgen.
• Organisatie en planning – Je voelt snel aan wat prioriteit heeft. Daarnaast kan je je eigen werk goed inplannen en organiseren. Je bent kritisch en neemt meteen actie als je op een obstakel botst.
• Communicatieskills – Je beheert de agenda van je leidinggevenden en hebt dus soms contact met externen. Je kan duidelijk en op de juiste toon met hen communiceren.
• Talenkennis – Je werkt internationaal samen met onze collega’s in India. Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels, en een goede kennis van het Frans.
  
  

Wij bieden

• Collegiale sfeer – Je komt terecht in een hecht team van collega’s die nauw samenwerken. Je kan dan ook rekenen op hen, zowel in België als in India.
• Autonomie – Je kan je talenten volledig inzetten bij ons. Bij ons geef je aan welke taken je prefereert en er wordt rekening mee gehouden in je pakket.
• Variatie – Je hebt een gevarieerd takenpakket en komt met heel wat medewerkers van BP&S in contact.
• Work-life balance – Je werkt de doorsnee uren, maar kan dankzij een glijdend uurrooster je job makkelijk in je privéleven passen.
• No nonsense – Bij Colruyt Group communiceren we open, constructief en respectvol met elkaar. We willen dus vooral dat je je eigenheid bewaart bij ons!
• Aantrekkelijk loonpakket – Boven op een aantrekkelijk loon krijg je extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en winstdeelname.