Administratief medewerker Poli Neus- keel- en oorheelkunde

Functieomschrijving

• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken.
• Je zorgt voor een vlot verloop van de administratie voor de dienst en/of de leidinggevende zoals verwerking van correspondentie, het verzorgen van brieven en mailings, enz.
• Je verzorgt de patiëntenadministratie en beheert, verbetert en vervolledigt patiëntendossiers.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je zorgt voor een goede informatiedoorstroming tussen het RC Ter Sprake en de Poli NKO.
• Je typt dictaten, protocollen en (medische) verslagen uit.
• Je staat mee in voor administratief-ondersteunende taken met betrekking tot logistiek en de algemene administratie van de dienst zoals input van gegevens, copy en scanning.
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
• Je bent bereid jezelf bij te scholen en permanent opleidingen te volgen om je te ontwikkelen in je functie.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Je hebt goede administratieve vaardigheden door opleiding en/of ervaring.
• Je werkt vlot met MS-Office en bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), met de nodige discretie.
• Je onderkent de behoeften en wensen van patiënten/klanten en zet deze centraal in je dienstverlening.
• Je functioneert heel goed in team en toont je proactief en diplomatisch.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je verwerkt vlot grote hoeveelheden informatie.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.

Selectieprocedure

Deel 1: computertesten (administratieve vaardigheden, redeneervermogen, plannen en organiseren, Word en Excel). De testen zijn uitsluitend. Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail op vrijdag 10 december 2021. De pc testen kunnen afgelegd worden tot en met zondag 12 december 2021. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor administratief medewerker hoef je deze testen niet opnieuw te doen.

Deel 2: screening op cv en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op maandag 20 december 2021 (tussen 8u en 10u30).