Administratief project assistant

Jobomschrijving

Je komt terecht in een nieuwe fabriek in wording. Je bent de sleutelfiguur in het coördineren en regelen van de in- en uitgaande administratie en briefwisseling tussen de site manager, de interne medewerkers, de onderaannemers en eindklant. Daarnaast coördineer je de aankoop en verdeling van het kantoormateriaal en aanverwante. Heb je ervaring als project assistant, management assistant of administratief medewerker? Solliciteer dan snel voor deze uitdagende en gevarieerde job in Beveren-Waas !

Als administratief project assistant werk je nauw samen met de Italiaanse Site Manager en je collega administratief assistant. Een groot deel van je takenpakket is gewijd aan het in goede banen leiden en administreren van belangrijke in- en uitgaande briefwisseling. Je bent eveneens verantwoordelijk voor het uitschrijven van de vergaderingsnotulen en het verdelen van de verslagen binnen een vooropgestelde termijn onder alle betrokken partijen.

Je werkdag kan er als volgt uitzien :

• Als project assistant werk je samen met de Site Manager. Je verwerkt de post, organiseert de agenda en houdt nauwgezet de gedeelde mailbox bij.
• Je structureert de complexe papierstroom die bij de realisatie van dit gerenommeerd internationaal project komt kijken. Je coördineert de in- en uitgaande briefwisseling, je mailt deze naar de betrokken partijen en – indien vereist – zorg je ervoor dat dat de documenten door belanghebbenden getekend worden
• Je vult de logboeken digitaal aan
• Op basis van de meeting minutes die je ontvangt schrijf je de verslagen uit in een correct Engelse taal en verzorgde lay-out. Dit betreft de notulen van de wekelijkse opvolgmeetings, de veiligheidsmeetings of contractmeetings. Je stuurt vervolgens het verslag binnen de vooropgestelde termijn (+/- 2 dagen) naar alle betrokken partijen door
• Je brengt een goede structuur aan in de complexe documentenstroom die uit dit internationale project voortvloeit : je weet ten allen tijde waar de verslagen of briefwisseling geklasseerd zijn en geconsulteerd kunnen worden
• Je organiseert de interne gedeelde mailbox en brengt structuur aan die bijdraagt tot optimalisering van de informatie doorstroming
• Tot slot coördineer je de kantoorlogistiek : je bestelt het kantoordrukwerk, business kaartjes en springt eventueel eens bij om bezoekers te onthalen

Jouw profiel

Wie zoeken wij in deze functie als Administratief project assistant?

• Je behaalde bachelor diploma Office Management / Management Assistant, of je hebt een gelijkwaardige ervaring en vaardigheden. Schoolverlaters of junior medewerkers worden sterk aangemoedigd zich kandidaat te stellen.
• Vergaarde je kennis of ervaring “ on the job” in een administratieve functie of projectmedewerker in een internationale of technisch gerelateerde omgeving ? Aarzel dan ook zeker niet om ons te contacteren.
• Je hebt een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van de Engelse taal, aangezien dit de voertaal is binnen deze internationale omgeving. Idealiter spreek je ook vlot Nederlands
• Je kan vlot overweg met de courante MS Office toepassingen, enige kennis SAP is een pluspunt
• Als administratief project assistant werk je zeer gestructureerd en heb je oog voor detail. Je houdt er van om een complexe administratie te organiseren en op orde te houden.
• Je hebt het talent om goed je prioriteiten te bepalen. Ook in stressvolle situaties houd je het overzicht over je taken en deadlines.
• Je bent een zelfstarter en kunt autonoom werken.
• Je bent gericht op actie en op samenwerking. Je bent assertief, communiceert makkelijk en werkt vlot samen in team.
• Als er zich een probleem voordoet zal je snel een oplossing uitwerken.
• Je bent snel beschikbaar : onmiddellijke opstart wordt gegarandeerd
• Je bent bij voorkeur woonachtig in de ruime regio Waasland
• Je bent in bezit van een eigen wagen en kan je zelfstandig verplaatsen tot aan de site

Aanbod

Als project management assistant maak je deel uit van een gerenommeerd uniek project in een internationale omgeving.

Je krijgt een verantwoordelijke en gevarieerde job, waar je je steentje bijdraagt aan de optimale administratie die komt kijken bij de opstart van een nieuwe plant.

Het project loopt nog voor minimaal 2 jaar : in deze periode kan je veel leren en een mooie ervaring en referentie opdoen voor je verdere loopbaan en je persoonlijke groei.

Je mag rekenen op een motiverende verloning, je werkt in een 40/38 uursysteem en krijgt dus 12 extra ADV-dagen.