Afdelingshoofd

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Je geeft leiding aan het Business Center: een team van CaLi-experten (CaLi staat voor Campus Lifecycle, dit is het Oracle peoplesoft systeem van de VUB voor onderwijs en studentenadministratie) maar je kan zo nodig ook operationeel bijspringen. Je bent samen met je team verantwoordeijk voor de tweede lijn support, opleidingen, documentatie, data management en informatie management. Samen met de Product Manager en het PSCS Agile team bouw je je dienstverlening verder uit opdat onze interne klanten maximale waarde ervaren en zich gesteund voelen in het uitwerken van hun visie en het uitvoeren van hun kerntaken.
Als leidinggevende ben je verantwoordelijk voor:

• De ontwikkeling van de rol en positie van het Business Center (visie, beleid);
• Verantwoordelijk voor het onboarding, advies verlenen, training en inchecken bij klanten om CaLi-adoptie te garanderen;
• De operationele coördinatie van het team en het structureren en plannen van werk en projecten;
• Opbouwen en onderhouden van kennis van de gebruikte applicaties binnen het team;
• Het ontwikkelen van het team en het coachen van de performantie (individueel en als team);
• Resultaatgericht sturen (KPI);
• Actief bijdrage aan het lerende aspect van ons team, omdat we geloven dat streven naar de hoogst mogelijke kwaliteit in alles wat we doen, bijdraagt tot de groei van de VUB;
• Opbouwen van een diepgaande kennis van de noden van je klanten en proactief zoeken naar oplossingen;
• Samenwerken met de Product Manager om tot een optimaal gebruik van de applicatie binnen de VUB-gemeenschap te komen;
• Het ontwikkelen van interne partnerschappen: IT, key users, faculteiten, Onderwijsbeleid;
• Het uitbouwen van het kwaliteitsmanagement van de CaLi-processen;
• Ontwikkelen en onderhouden van een lang-termijn relatie met je stakeholders;
• Bijdragen aan het onderwijsbeleid.

Je rapporteert aan de directeur Onderwijs- en studentenzaken.

Voor deze functie zal de campus Humanities, Sciences and Engineering je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je bent een goede coach;
• Je toont interesse en aandacht voor het succes en welzijn van je medewerkers, je helpt hen bij hun loopbaanontwikkeling;
• Je geeft kracht aan een team en je kan delegeren;
• Je bent (meer dan) service minded;
• Kennis van de onderwijs gerelateerde administratieve processen is een pluspunt;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..) zijn excellent;
• Je hebt een sterke affiniteit met ERP-toepassingen;
• Je kan perfect communiceren met zowel technisch als business georiënteerde collega’s;
• Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie en probleemoplossend denken, besluitvaardig en doordacht handelend;
• Je bent in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt;
• Je hebt een pragmatische ingesteldheid waarin je actief mee zoekt naar oplossingen en voorstellen doet tot optimalisering van de werking, rekening houdend met de verschillende stakeholders.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad ... of graad ..., afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 20/12/2021 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op woensdag 22/12/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland opdinsdag 11/01/2022(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer dhr. Gijsbert Janssens via Gijsbert.Janssens@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: voltijds

Functie: Afdelingshoofd

Gradengroep: 8-9-10

Wijze van begeven: werving