Assistant administratif

工作内容

Le Centre de formation continue ULB HUSCI recrute :

un.e Assistant.e administratif/ve / Coordinateur.trice de formation

pour un CDD à temps plein renouvelable (perspective possible de CDI)

Contexte :

ULB HUSCI est le centre de formation continue en santé et sciences humaines et sociales de l’Université libre de Bruxelles. Depuis 6 ans, grâce à une équipe jeune, enthousiaste et pluridisciplinaire, nous y accueillons près de 1.500 adultes en formation par an.

Notre mission est de proposer des parcours de formation innovants et de qualité qui souhaitent compléter ou adapter leurs compétences.

ULB HUSCI connait un développement rapide de son catalogue de formation nécessitant le recrutement d’un coordinateur de formation (fonction située sur le campus du Solbosch).

Missions :

Mission 1 :

Le rôle du/de la coordinateur.trice de formation est d’assurer l’organisation pratique et la logistique d’un ensemble de formations. Entre autre, la gestion et suivi des inscriptions des étudiant.e.s, le suivi de l’organisation pratique et le secrétariat.

Mission 2 :

• Préparation de la formation :
• Proposition des horaires
• Réservations des locaux
• Contacts avec les intervenant.e.s et étudiant.e.s.

Mission 3 :

• Gestion « au quotidien » :
• Rappels de cours
• Demandes et réception des supports de cours
• Catering
• Préparation des documents de cours
• Suivi des accréditations (avec le responsable qualité)
• Réponses aux demandes des étudiants
• Soutien aux cours à distance (outils Teams de la suite Microsoft office)
• Suivi des paiements des intervenants (avec le coordinateur financier)
• Suivi des factures (avec le coordinateur financier)
• Préparation et organisation pratique des examens
• Suivi des travaux de fin de formation
• Participation à l’organisation d’évènements
• D’autres tâches pourront être effectuées en fonction des besoins de l’équipe.

Ces tâches se font en concertation directe avec les autres coordinateurs de formations et la direction.

Profil :

• Bachelier en Secrétariat de direction/assistant de direction ou formation équivalente ou CESS avec expérience probante
• Les candidatures présentant un niveau de diplôme supérieur à celui d’un Bachelier ne pourront pas être retenues
• Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

Connaissances et compétences générales

• Gestion du stress et des urgences
• Polyvalence et multi-tasking
• Orienté solution
• Orthographe irréprochable
• Maitrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams…
• Gestion des priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Proactivité
• Organisation
• Ponctualité
• Rigueur

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :

• La connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais et/ou de l’environnement informatique (gestion d’un site web…) est un plus.
• Une expérience dans les thématiques humaines/architecture/psycho/sociales est un plus.

Attitudes comportementales :

• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
• Être orienté.e service et multitâches
• Capacité à s’organiser, prioriser les tâches
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Sens des responsabilités / fiabilité
• Travail en équipe
• Connaissance et respect des règles
• Capacité à actualiser ses connaissances
• Sens de la relation client
• Capacité d’initiative / créativité

Politique d’égalité des chances :

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
• Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

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