Assistant de direction (F/M/X)

工作内容

La Haute Ecole Lucia de Brouckère

La Haute Ecole Lucia de Brouckère (HELdB) déploie son enseignement sur deux campus. L’un situé au cœur de la capitale européenne, Bruxelles ; l’autre à Jodoigne, dans la province du Brabant Wallon.

Les filières dispensées par la HELdB recouvrent des domaines variés tels que l’économie, le pédagogique et le technique avec des formations de bachelier et de master. Vous pouvez consulter le large éventail des formations organisées en parcourant le site web de la haute école (www.heldb.be).

Pour compléter son équipe, la Haute Ecole Lucia de Brouckère recherche activement un Assistant de directionpassionné et motivé (F/M/X).

Descriptif de fonction

• Amener un support à l’équipe de direction de la Haute école (un Directeur-Président et trois Directeurs de département) ;
• Assurer le secrétariat du Directeur-Président (gestion de l’agenda, suivi des dossiers, organisation de réunions et de rendez-vous, archivages des données, coordination des services) ;
• Organiser le Collège de direction (agenda, ordre du jour, rédaction de PV, suivi des points de décision) ;
• En collaboration avec le Responsable juridique et administratif, tenir le secrétariat des instances (proposition d’ordre du jour, rédaction des convocations, suivi des agendas, rédaction des PV) ;
• Veiller à la tenue des délais et des échéances administratives relatives au calendrier académique ;
• Elaborer et diffuser sur le Campus Numérique les documents officiels (calendrier académique, calendrier des instances, notes de service, notes de communication, notes relatives à l’organisation des examens, PV des instances …) à destination des membres du personnel et des étudiants ;
• Traiter le courrier et les courriels internes et externes à destination de la direction et du secrétariat ;
• Effectuer les communications de la direction vers les membres du personnel et des étudiants ;
• En collaboration avec le responsable juridique, élaborer un échéancier pour tous les services généraux de la Haute école et, le cas échéant, organiser des élections ;
• Assurer le relai top/down et bottom/up de la direction.
• En collaboration avec le service communication / événements et les secrétaires de section, organiser et coordonner des événements tels que les journées d’accueil des nouveaux étudiants, la cérémonie de remise des diplômes, les journées portes ouvertes, les journées de teambuilding destinées aux personnels, les cérémonies et activités organisées par la HELdB.

Profil recherché

• Titre requis

Vous êtes titulaire d’un bachelier Assistant de Direction et/ou vous disposez d’une expérience en lien avec la fonction.

• Compétences techniques :Excellente connaissance des applications bureautiques MS Office, Internet et messagerie ;
• Très bonne capacité à la rédaction et bonne orthographe ;
• Capacité à rédiger des rapports structurés ;
• Capacité à évaluer un projet, à animer une réunion de travail, à assurer le suivi de plan d’actions et d’objectifs-projets ;
• Connaissance générale de la structure et des départements de la Haute Ecole, la bonne connaissance de la réglementation en vigueur est un plus ;
• La connaissance des langues étrangères (ENG/NL) est un plus.

• Compétences comportementales :Travailler de manière organisée (gestion du temps et des priorités), précise et rigoureuse ;
• Faire preuve d’une grande faculté d’écoute et de dialogue ;
• Mener plusieurs tâches de front en fixant les priorités nécessaires ;
• Intégrer l’information : établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
• Prendre des décisions à partir d’informations (in)complètes et initier des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions ;
• Travailler en équipe ;
• Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et le secret professionnel, éviter toute forme de partialité ;
• Agir de manière « orientée service/solution » ;
• Conseiller : fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise ;
• Souder les équipes : encourager la collaboration entre les membres d’une équipe et entre des équipes différentes, affronter les conflits et impliquer les membres de l’équipe.
• Être doté d’un sens de l’éthique, de la déontologie.

Avantages liés à la fonction

• Contrat à durée indéterminée ;
• Travail à temps plein (38h/semaine) ;
• Horaire de travail flottant (de 7h30-9h00 à 16h00-18h00) ;
• 35 jours de vacances annuelles plusles congés réglementaires et compensatoires ;
• Accès au restaurant d’entreprise et avantages sportifs ;
• Frais de déplacement en transports en commun entièrement pris en charge par l’employeur ou indemnités vélo ;
• L’expérience dans une fonction similaire est valorisable ;
• Avantages sociaux liés à l’appartenance de la HELdB à ses pouvoirs organisateurs ;
• Possibilités de formations ;
• Equipe motivée et enthousiaste dans un cadre de travail agréable, sur le campus d’Anderlecht.

Intéressé(e) ?

Afin de postuler à cet emploi, nous vous invitons à rédiger une lettre de motivation que vous adresserez à la bonne attention de Monsieur Renaud Loridan, Directeur-Président, et que vous enverrez accompagnée de votre curriculum vitae et d’une copie du diplôme requis à l’adresse de courriel suivante : emploi.heldb@cnldb.be

De plus amples renseignements à propos de cet emploi peuvent être obtenus en rédigeant un courriel à cette même adresse.

Dans le cadre de la procédure de recrutement, un test de compétence sera organisé suivi d’un entretien de recrutement.

Date limite pour postuler : 15/09/2024

La Haute école Lucia de Brouckère : des formations pour une jeunesse en quête de devenir. Un avenir qui se construit ensemble dès aujourd’hui.