Collaborateur administratif (H/F/X) pour le pôle administratif culture (con

工作内容

Collaborateur administratif (H/F/X) pour le pôle administratif culture (contrat de remplacement)

MISSION
Vous traitez les dossiers confiés au secrétariat du service Culture. Vous apportez un appui administratif aux collègues et gérez certains dossiers qui vous sont confiés par votre hiérarchie. Vous veillez également à la bonne circulation/diffusion de l’information au sein du service.

Tâches principales

• Vous enregistrez, scannez, distribuez le courrier, imputez les factures, etc.
• Vous rédigez des rapports au Collège/Conseil, lettres, PV, notes, bons de commandes
• Vous constituez et actualisez des dossiers : dossiers du personnel (maladies, reprises, défraiements,...), dossiers financiers, réponses aux ordres de service, subsides, dossiers asbl (contrats, encodage des prestations pour paies)
• Vous accueillez, informez et orientez le public et les collègues sur les procédures
• Vous organisez le planning des ouvriers, nettoyeurs, huissiers, gardiens selon les directives de la hiérarchie
• Vous archivez et classez les documents (versions papier et informatique)
• Vous faites les commandes de fournitures administratives ainsi que les demandes informatiques
• Vous corrigez / adaptez les horaires et les congés du personnel du service avec le logiciel prévu à cet effet
• Vous recherchez / mettez à jour des informations: données du personnel, tableau d’état des dépenses, tableau des avis,...
• Vous contrôlez les données, documents, travaux
• Vous poursuivez l’encaissement des créances, vous préparez les paiements pour les débours du Service Culture et les factures des asbl Brufête et BME-Expos. Vous assurez l’encaissement des créances pour les asbl.
• Vous collaborez et intervenez lors d’évènements, préparez les réunions, mailings, photocopies,..

• Vous disposez d’un CESS

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique)

• Vous communiquez avec aisance en français et en néerlandais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Vous travaillez de façon structurée et vous adaptez aisément
• Coopérer est votre deuxième nature
• Vous maîtrisez la suite MS Office
• Une expérience dans le domaine culturel et/ou le secrétariat est un atout
• Vous êtes prêt à vous déplacer ponctuellement sur d’autres sites et à être exceptionnellement disponible en dehors des heures normales de service

• Un contrat de remplacement à plein temps.
• Salaire mensuel brut : minimum 2153,92 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique) - Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne
• Avantages extra-légaux : Chèques repas, le remboursement à 100% de l’abonnement STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation
• Possibilité de télétravail
• Des formations régulières
• La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l’Institut Jules Bordet et à l’HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

Procédure de sélection

• Envoyez-nous votre candidature via http://jobs.bruxelles.be pour le 5/12/2021 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.
• Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Centre Administratif
Département RH - Service Recrutement :
Boulevard Anspach 6 (13ème étage)
1000 Bruxelles
02 279 24 20
Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et le mercredi jusqu’à 14h
La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance ou de nationalité.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Type d’emploi : Temps Plein