Congresorganisator

Als lid van een dynamisch en gespecialiseerd team ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en organisatie van symposia en internationale wetenschappelijke congressen (live/online/hybride) in opdracht van afdelingen binnen de KU Leuven en UZ Leuven:

Als congresorganisator :

• Ben je het aanspreekpunt van je opdrachtgevers voor de organisatie van de jouw toegewezen studiedagen, symposia of wetenschappelijke congressen;
• Zorg je voor de praktische organisatie hiervan (zoals bijvoorbeeld zaalreservatie, keuze van het digitale meetingplatform, catering, audiovisuele middelen en de nodige IT-voorzieningen, het inzetten van jobstudenten en vrijwilligers, de coördinatie van transport, uittekenen grondplannen, signalisatie, briefings voor sprekers en deelnemers, communicatie met leveranciers, opmaken van draaiboeken, retroplanningen,..);
• Draag je zorg voor de administratieve voorbereiding en opvolging (vergunningen aanvragen, opvragen prijsoffertes, afspraken met leveranciers, opmaak sponsordossiers, contracten sponsors, registraties, voorbereiding subsidiedossiers, klaarmaken van drukwerk,..);
• Zorg je voor alle communicatie van je projecten, zet je een communicatiestrategie op, begeleid en verzorg je de gedrukte en digitale communicatie, en dit zowel naar sprekers, deelnemers, mede-organisatoren, partners en vrijwilligers of jobstudenten;
• Coördineer je de websites en sociale media van je projecten en zorg je dat deze steeds up-to-date zijn;
• Ben je verantwoordelijk voor de jouw toegewezen projectbudgetten (opmaak initieel budget, opvolging van budget, …);
• Organiseer je de nodige vergaderingen met alle betrokkenen, geef je advies en voer je de beslissingen hiervan uit;
• Ben je tijdens het congres eindverantwoordelijk voor de uitvoering (hetzij on-site, hetzij op het online platform), je bent waar nodig dus ook aanwezig op het congres;
• Coördineer je de samenwerking tussen alle betrokkenen zowel intern als extern; je werkt nauw samen met alle partners en neemt in dit kader deel aan diverse overlegmomenten, je zorgt dat iedereen juist gebrieft wordt over het verloop van het congres, hetzij online, hetzij on-site;
• Organiseer en coördineer je debriefings en evaluaties.

• Je hebt bij voorkeur een masterdiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je beschikt bij voorkeur over minstens vijf jaar relevante werkervaring in het organiseren van evenementen en/of congressen en projectmanagement. Ervaring met de organisatie of het modereren van online evenementen is een pluspunt.
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een universitaire wereld.
• Je bent een geboren organisator: je talent is organiseren en plannen; je behoudt het overzicht in complexe situaties.
• Je bezit uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Je bent een sterke communicator, klantgericht en flexibel in de contacten met de diverse stakeholders. Je past je taalregister probleemloos aan in functie van je doelgroep.
• Je denkt oplossingsgericht en neemt verantwoordelijkheid. Je bent creatief en kan meedenken om on-site congressen of evenementen om te zetten in een geslaagd online of hybride evenement.
• Je werkt efficiënt, snel en nauwkeurig en bent stressbestendig. Je respecteert deadlines.
• Je hebt sterke sociale vaardigheden, klantgericht, bent proactief ingesteld, diplomatisch en kan mensen motiveren en ideeën beargumenteren.
• Je bent niet afgeschrikt door nieuwe technologieën en bent bereid te leren werken met nieuwe programma’s en platformen voor de organisatie van online of hybride evenementen.
• Je hebt kennis van de courant gebruikte communicatietools, je bent vertrouwd met de courante Microsoft Office-toepassingen (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels, kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je bent bereid om indien nodig ’s avonds en in het weekend te werken, naar aanloop van en tijdens je projecten.
• Je bent in bezit van een Rijbewijs B.

Wij bieden een voltijdse tewerkstelling voor bepaalde duur (1 jaar) met reële kans op verlenging.