Customer Service Expert

Als Customer Service Expert (CSE) maak je deel uit van het CSP-team (Customer Service & Projects), waarbij je direct zal aangestuurd worden door één of meerdere Customer Service Mangers (CSM). Alle CSM’s zullen één of meerdere customers/OEMs tot hun account hebben, en als CSE is het de bedoeling om de CSM te assisteren en de volledige opvolging op vin-niveau op zich te nemen, gaande van annoucned tot left. Hierdoor acteren we als Control Tower binnen en voor gans ICO. De ganse vin-opvolging houdt in dat je verantwoordelijk bent voor de coördinatie van alle logistieke moves (distributie, lotvorming en alle interne en externe shunting). VPC activiteiten (repair, PDI, accessory, magazijn), terminal activiteiten (terminaljobs, opladen batterij, moves…) en het respect van de afgesproken KPI’s, alsook de vrijgaven van de voertuigen volgens de wettelijke douane formatiteiten. Pro-actieve communicatie is hierbij een zeer belangrijk gebeuren.

Organisatie:

Zorgen voor een optimale samenwerking en coördinatie tussen alle betrokken afdelingen van ICO inzake planning en (contractuele) afspraken met de klant.

Voorkomen en oplossen van courante problemen ter ondersteuning CSM, medewerkers en klanten.

Behalen van deadlines

Gegevensverwerking:

Toezicht houden op correcte verwerking van de gegevens in het systeem.

Administratie & rapportering optimaliseren (tools, SOP’s …).

Planning:

Opvolgen van bestaande trafieken & processen en actief meewerken aan de ontwikkeling van nieuwe trafieken.

Bepalen/opmaken van de te processen vins op dagdagelijkse basis.

Afstemmen met VPC, Terminal, A&L, …

Rapportering:

Communiceren (intern en extern) over leadtimes, te behalen KPI’s alsook over klachten van interne en externe klanten.

Inbound (forecase) en outbound (leadtimes) informatie analyseren.

Aan de hand van KPI’s en afspraken met de klant een pro-actieve communicatie voeren naar de klant,

Alsook intern om voortijdig problemen te rapporteren én aan te pakken.

Opleiding / ervaring :

A2 met ervaring of bachelor zonder ervaring.

Communicatief en administratief sterk.

Kerncompetenties:

Integriteit, innovatie, intensiteit.

Technische competenties:

PC: Grondige kennis Mircrosoft Office pakket (Word, Excel,), Kennis interne toepassingen zoalsTerminal Operating System, Webportal, Survey Applicatie,,… (wordt intern aangeleerd)

Talen: Nederlands, Engels, Frans

Algemeen: Kennis van logistieke processen (Terminalflows, gate, shunting, VPC)

Functiespecifieke competenties: Klantgericht, klantvriendelijkheid, communicatief handelen, plannen en organiseren, probleemanalyse, resultaatgericht, voortgangscontrole, creativiteit, stressbestendigheid, taakgericht, pro-actief, hands-on mentaliteit en zelfstandig kunnen werken.

alle units van één of meerdere customers / OEMs (> 100.000 uts)

Rapporteert aan: CSP manager / CSM (Customer Service Manager)

Geeft sturing aan: Onrechtstreeks: Terminal, Stevedore, VPC & A&L

Relevante contacten : Intern : Commerciële dienst, VPC, Terminal, Stevedore, Invoicing, Customs

Extern : Klanten (OEM), transportfirma’s, rederijen, carriers.

Dagshift (7/7: kan in het weekend opgeroepen worden bij problemen)

80% bureauwerk, sporadisch verplaatsing naar Kallo