Een backoffice/administratieve ondersteuning (m/v/x)

Voorstelling van de dienst:

De dienst infrastructuur en techniek van het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe heeft de volgende taken:

• Het masterplan opstellen voor de bezetting van de gebouwen die het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe gebruikt voor zijn activiteiten (beheer van roerend en onroerend goed, opvolging van de evolutie van de behoeften inzake het welzijn op het werk enz.);
• Een veilige en kwaliteitsvolle werkomgeving bieden aan de werknemers van het OCMW;
• De werking van de ’hard’ en ’soft’ diensten verzekeren, inclusief contractbeheer;
• De energieprestaties van de infrastructuren optimaliseren;
• De onderhoudsplannen die essentieel zijn voor het behoud van de activiteiten vastleggen en naleven (tehuis, kort verblijf, sociaal loket enz.);
• De wettelijke vereisten inzake brandveiligheid (actieve en passieve systemen), elektriciteitskeuringen, hef- en hijsmiddelen en gasinstallaties naleven;
• Het beheer van de portefeuille van infrastructurele en technische projecten;
• De strategie opstellen voor de archiefverwerking van documenten (as-builtdossiers, onderhoudsverslagen en wettelijke inspecties, drawings & lay-outs enz.).

Omschrijving van de uit te voeren taken:

Ter ondersteuning van de activiteiten en ambities van de dienst infrastructuur en techniek van het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe zal de facility manager Backoffice/administratieve ondersteuning instaan voor de volgende administratieve taken:

• Beheer database technische en mobiele uitrustingen;
• Beheer van de onderhoudsplanningen;
• Elektronische archivering van de onderhoudsverslagen;
• Elektronische archivering van de technische en wettelijke dossiers (vergunning brandweer, milieu enz.);
• Opstellen/indienen van nota’s voor de besluitvormingsorganen;
• Beheer van de bestellingen/facturen (overheidsopdrachten enz.).

Vereiste kwaliteiten voor de functie:

Voorwaarden voor deelname aan de aanwerving:

• 5-10 jaar ervaring in een secretariaatsfunctie;
• Beheersing van de MS Office-tools (voornamelijk Word en Excel inclusief draaitabellen).

Persoonsgebonden competenties:

• Communicatie;
• Zelfstandig;
• Proactief;
• Positieve ingesteldheid;
• Stipt;
• Methodisch en georganiseerd;
• Inzicht in de sector personenhulp.

Wij bieden u:

• Een voltijds contract van onbepaalde duur (37,5 uur/week) van niveau C (bruto maandloon, zonder anciënniteit: € 2.153,74);
• Mogelijkheid tot erkenning en valorisatie van uw anciënniteit in overeenstemming met de functie
• Een tweetaligheidspremie (via examen Selor);
• Een eindejaarspremie
• Gratis openbaar vervoer
• Een hospitalisatieverzekering
• Een mooi aantal vakantiedagen
• Een aangepast individueel opleidingsplan;
• 10 % korting bij Ethias voor individuele verzekeringen;
• Een aangename werkomgeving in volle evolutie (met respect voor uw work-lifebalans);
• Maaltijden in het personeelsrestaurant aan een voordelige prijs.

Geïnteresseerd?

De selectie van de kandidaten zal gebeuren zodra alle kandidaturen zijn ontvangen. Succesvolle kandidaten zullen in de week van 12/11/21 om te worden uitgenodigd voor een interview gepland voor 18/11/21. Deze planning kan nog wijzigen.