Management & Office Assistant (mi-temps)

工作内容

Afin de soutenir notre croissance et celle de notre équipe, nous recherchons un.e Management & Office Assistant (mi-temps):

• Vous êtes curieux.se, proactif.ve de nature et avez le sens des responsabilités ?
• Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité clients/fournisseurs ?
• Vous avez de très bonnes connaissances en Français et en Néerlandais?
• Vous êtes un.e vrai.e teamplayer, toujours prêt.e à apporter votre aide à vos collègues ?
• Esprit d’équipe, satisfaction clients, excellence et efficacité… ça vous parle ?

En tant que Management & Office Assistant, vous apportez votre aide aux membres du Management team dans diverses activités. Vous contribuez au maintien d’un cadre de travail agréable pour vos collègues et à la bonne tenue des bureaux d’Universem. Vous soutenez la comptabilité clients et fournisseurs d’Universem, vous assurant de la fluidité et efficacité de celle-ci, contribuant ainsi à la satisfaction des clients et au bon fonctionnement de Universem.

En tant que Management & Office Assistant, votre rôle sera de:

Accounting

• Soutenir la comptabilité clients et fournisseurs en collaboration avec l’Operations Director & le département projets.
• Emettre les factures clients en début, en cours et en fin de mois.
• Suivre les retards et rappels de paiements (relances, appels aux clients, etc.)
• Être le SPOC des clients en cas de questions relatives à la facturation, gérer et apporter un suivi par rapport à celles-ci.
• Traiter et vérifier l’ensemble des factures fournisseurs entrantes.
• Inscrire celles-ci dans le logiciel comptable et procéder à leur paiement.
• Relever et vérifier les dépenses bancaires/AMEX, et vous assurer de leur exactitude.
• Assister la gestion de diverses démarches administratives relatives à la facturation.

Management support

• Soutenir en collaboration avec l’Operations Director les membres du Management dans leurs activités.
• Les responsabilités relatives à cette partie de la fonction sont diverses et variées et ce, afin de contribuer au développement et au bon fonctionnement d’Universem.

Office Management

• Gérer l’accueil dans sa globalité : gestion du courrier, gestions des appels, accueil des visiteurs, préparation des salles, …
• Contribuer au maintien d’un cadre de travail agréable pour vos collègues.
• S’assurer que les deux bureaux (Gembloux et Bruxelles) aient ce dont ils ont besoin en terme de fournitures de bureau.
• Passer les commandes et suivre les livraisons: café / thé, boissons, matériel de bureau, livres, matériel électronique, cartouches d’encre, papier, …
• Gérer les contacts avec les fournisseurs: fontaine à eau, société de nettoyage, etc.
• Soutenir et coordonner le cas échéant l’organisation d’évènements internes (repas d’équipe, team buildings, cadeaux de St Nicolas, …).

• Vous êtes curieux.se, proactif.ve de nature, savez prendre des responsabilités et faites preuve de discrétion quand nécessaire.
• Vous avez de très bonnes connaissances en Français et en Néerlandais (écrit/oral). Vous avez un bon niveau de compréhension en Anglais.
• Vous disposez d’un diplôme ou équivalent en Office management, Secrétariat de Direction, Aide-comptable, … , ou tout autre domaine lié.
• Vous avez de bonnes connaissances en comptabilité clients/fournisseurs. Toute connaissance supplémentaire dans le domaine est bienvenue.
• Vous êtes un.e vrai.e teamplayer, toujours prêt.e à apporter spontanément votre aide à vos collègues.
• Vous êtes orienté.e clients et avez d’excellentes compétences organisationnelles.
• Vous êtes consciencieux.se et faites preuve de rigueur dans votre travail.
• Vous êtes prêt.e à assurer une présence fréquente dans nos bureaux de Bruxelles (2x par mois)
• Une expérience en tant qu’Aide comptable, Secrétaire de direction, Office Assistant, … , ou toute autre fonction liée est un réel atout.

• Une ambiance de travail au top au sein de nos bureaux de Gembloux et de Bruxelles, où l’esprit d’équipe est une valeur fondamentale.
• L’opportunité de rejoindre et de vous investir auprès d’une entreprise à taille humaine dans un secteur en pleine expansion.
• Des collègues passionnés valorisant le partage des connaissances.
• Des mesures de flexibilité (télétravail, flexibilité horaire, …), allant dans le sens d’un bon équilibre vie privée/vie professionnelle.
• Une fonction à temps partiel variée et stimulante avec des responsabilités.
• Un salaire basé sur vos compétences et expérience professionnelle, comprenant des avantages extra-légaux tels qu’un abonnement de téléphone, un GSM, des chèques-repas, …
• Des fruits frais chaque semaine et une machine à café au top ! ????
• Date de début: à discuter
• Type de contrat: CDI / Mi-temps (19h30)