Office Coordinator - ARMONEA HQ Mechelen

Armonea is een belangrijke speler in de rust- en verzorgingstehuizen in België. De groep telt meer dan 87 sites die verspreid zijn over het hele land.

Armonea is de Belgische tak van de Groep Colisée, die een wereldleider in de zorg voor afhankelijke personen is, en een hoge expertise heeft ontwikkeld in het welzijn van bejaarden. Haar netwerk omvat meerdere honderden vestigingen in Frankrijk, Italië, België, Spanje en China, evenals thuiszorgagentschappen in Frankrijk.

Bij ons komen werken is een belofte om je te ontwikkelen in een omgeving die autonomie, verantwoordelijkheid, initiatief en innovatie aanmoedigt. Wat je achtergrond ook is, vanaf het moment dat je bij ons komt werken, word je een ambassadeur van Armonea en haar waarden: Teamwork - Welzijn - Respect op de werkplek - Passie voor de zorg.

We zijn momenteel op zoek naar een enthousiaste Office Support Manager om nauw samen te werken met ons Management Team en om het onthaalteam in onze hoofdzetel te Mechelen te versterken.

Je biedt ondersteuning aan de receptie en bent verantwoordelijk voor de office management van het hoofdkantoor. Je rapporteert aan de Legal & Public Relations Director.

• Bezoekers verwelkomen en verder helpen
• Organiseren en plannen van vergaderingen en afspraken
• Samenwerken met verschillende departementen zoals Legal, Communication, HR, Procurement, IT...
• Verantwoordelijk voor het creëren van content & visuals, het creëren van PowerPoint slides, en die presenteren
• Vertalen en notuleren in het Nederlands, Frans en Engels
• Schrijven van officiële communicatie
• Ondersteuning van de on-boarding van nieuwe medewerkers op HQ
• Organiseren van kantoorwerkzaamheden en procedures
• Coördineren met IT-afdeling aangaande hardware op het kantoor (printers, computers, etc.)
• Beheer van relaties en contracten met sociale verzekeringen
• Beheer van de schema’s, agenda’s en afspraken van leidinggevenden in management
• Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van kantoorbeleid aan de hand van procedures en normen
• Actief deelnemen aan de planning en uitvoering van bedrijfsevenementen
• Verantwoordelijk voor het bevorderen van activiteiten die de operationele procedures verbeteren
• Coördineren van de activiteiten van het kantoorpersoneel om maximale efficiëntie te waarborgen
• Zorg dragen voor de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens
• Coördineren van roosters, afspraken en boekingen
• Zorg dragen voor, en onderhouden van, de voorraad kantoorbenodigdheden
• Interne personeelsrelaties in goede banen leiden
• Zorgen voor een veilige en aangename werkomgeving
• Deze lijst van taken is kan verder aangevuld worden.

• Bachelor diploma in Office Management, Communicatie of gelijkwaardig door ervaring
• Aantoonbare ervaring op het gebied van kantoormanagement, administratie of assistentie
• Kennis van office management verantwoordelijkheden, systemen en procedures
• Uitstekende vaardigheden in tijdbeheer en vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen
• Autonoom kunnen werken
• Aandacht voor details, en probleemoplossend kunnen werken
• Zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels is een pluspunt!
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Een gezonde dosis assertiviteit en diplomatie zijn op jou van toepassing
• Discretie, integriteit, professionalisme en verantwoordelijkheid zijn jou hoofdkenmerken
• Vaardigheid in Microsoft Office (Excel, PPT, Word)
• Een zeer creatief en dynamisch persoon zijn, die ook flexibel is en een echte teamspeler kan zijn

Je wordt een deel van een gedreven en professioneel team met groeiambities.

Wij bieden je de ruimte om mee te denken en je persoonlijk verder te ontwikkelen.

Je werkt vanuit het hoofdkantoor in Mechelen, dicht bij het station en op wandelafstand van een van de mooie stadscentra van Vlaanderen.