Onthaal en logistiek coördinator

Voor een bedrijf gespecialiseerd in medische en chirurgische apparatuur, zijn wij dringend op zoek naar een receptionist(e) met ervaring!

Taken & profielen

Je zal werken voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in facility management. Via hen wordt je 100% geoutsourced bij een bedrijf gespecialiseerd in medische en chirurgische apparatuur.

Als facilitair coördinator ben je verantwoordelijk voor het coördineren en verder professionaliseren van de dienstverlening binnen het kantoor van deze klant. We zijn op zoek naar een zeer gemotiveerde en zelfstandige professional met kennis van facility management, die bereid is om aan te pakken en een hoge mate van gastvrijheid als tweede natuur heeft.

Als Office Coördinator is het aan jou de taak om de interne gebruikers en bezoekers te ontzorgen op vele fronten. Van het begeleiden van leveranciers, het voorbereiden van een vergaderzaal incl. lunch tot het optimaliseren van de facilitaire dienstverlening. Als facilitair aanspreekpunt is het onderhouden van een goede klantrelatie van groot belang en het zichtbaar zijn binnen de organisatie speelt een grote rol. Je hebt een warme persoonlijkheid en met jouw gastvrije houding nodig je interne gebruikers en bezoekers uit om hun wensen op gebied van ondersteuning met jou te delen. Je ontzorgt pro-actief, en probeert de klantvraag altijd voor te zijn!

De standplaats voor deze rol is gevestigd in Zaventem, Brussel

Je bent dagelijks verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Het schakelen met leveranciers, het zorg dragen voor een perfect lopende facilitaire organisatie die voldoet aan de afspraken, de servicekwaliteit binnen het afgesproken budget.

• Koffie en thee aanvullen in de keuken

• Aansturen en coördineren facilitaire meldingen bij leveranciers
• Frisdranken en fruit aanvullen en bestellen via de leverancier
• Zorgen voor representatieve vergaderruimten en werkplekken
• Ontvangen van bezoekers en leveranciers
• Telefoonverkeer behandelen
• Inkomende en uitgaande post behandelen
• Kantoorartikelen bestellen en aanvullen

• Zorgen voor een opgeruimde en georganiseerde werkomgeving. Hierbij is het belangrijk de schakel te zijn met extern schoonmaakpersoneel.

• In nauwe samenwerking met onze klanten werken wanneer interne en externe evenement verzoeken worden gedaan.

• Marketingmaterialen klaarzetten en versturen voor evenementen
• Onderhoud aan het kantoor, aanpassingen moeten altijd op orde zijn en zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van aanpassingen. Belangrijk is hier pro-actief in te zijn en om zoveel mogelijk storingen te voorkomen.

Vaardigheden

• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands & Engels. Ook in het Frans kan je goed je plan trekken.
• Bij voorkeur heb je een hospitality gerichte opleiding, zoals Facility Management
• Je hebt reeds geruime, aantoonbare ervaring als receptionist(e) (minimum 2-3 jaar)
• Je bent communicatief en hebt een vlotte persoonlijkheid.
• Je bent pro-actief.
• Je hebt computer ervaring met Windows; inclusief Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, OneNote)
• Je bent beschikbaar om snel op te starten.

Aanbod

Je komt terecht in een super boeiende sector en zal werken van maandag tem vrijdag in daguren. Je kan rekenen op een mooie verloning een fijn, zakelijk bedrijf met Engels als voertaal.

Registratienummer: VG: 1176/BUOSAC W/INT.662 BRUSSEL : 00220-406-20180807