Sales Administration Manager

工作内容

Accent Jobs is een uitzend selectiebedrijf dat de flexibiliteit van een uitzendbureau combineert met de kwaliteit van een selectiebedrijf. Er worden enkel jobs aangeboden die uitzicht bieden op een vast contract. Dit wordt mogelijk gemaakt door de 700 gepassioneerde medewerkers die elke dag meer dan 12.000 mensen aan een job helpen. Met 230 kantoren heeft Accent Jobs het grootste kantorennetwerk van België.

Functiebeschrijving
De Sales Admin & Delivery Manager IRB is verantwoordelijk voor de coördinatie van de administratie en de levering van nieuwe en gebruikte voertuigen om ervoor te zorgen dat alles op tijd en in goede omstandigheden gebeurt (retail, TME, fleet, merchant) voor de Toyota sites van Zaventem, Anderlecht en Vilvoorde. Hiervoor is hij/zij ook verantwoordelijk voor de uniformiteit van de procedures voor de 2 IRB sites (Anderlecht en Zaventem) alsook voor de aansturing en coaching van het Sales Admin & Delivery team. Verantwoordelijkheden omvatten: 1. Optimaliseren van de verkoopadministratie van nieuwe en gebruikte voertuigen Voorbereiden en controleren van de verkoopdossiers: Aankooporder, checklist, analysefiche, financieringscontracten (indien van toepassing) Uitvoeren van de registratie van nieuwe bestellingen en optimaliseren van de uitwisselingen met de verschillende belanghebbenden om een tijdige levering te garanderen Zorgen voor de registratie en opvolging van alle dossiers in het computersysteem van de dealer Bepalen en communiceren van de taken en planningen voor elke medewerker voor de voorbereiding en levering van voertuigen Zorgen voor de archivering en opvolging van de dossiers Contacten van de klanten voor de levering van hun voertuig en de ontvangst van de documenten van het nieuwe voertuig Contacten van de bestuurders van Contact Cy Cars/CRP/voertuigen via de leasingmaatschappijen betreffende de levering en de terugname van het oude voertuig - carcheck Contacten van, indien nodig, de verschillende leveranciers (alarm, carkit, getinte ruiten, belettering) voor het aanbrengen van accessoires Zorgen dat de verkoopmedewerkers de showroom en afgewerkte voertuigen op tijd klaarzetten Zorgen voor een maandelijkse inventaris van de voertuigen 2. Zorgen voor een optimaal beheer van de verschillende verkoopvestigingen De procedures in de verschillende vestigingen standaardiseren om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, de harmonisatie van de werkmethodes die een betere flexibiliteit en productiviteit van de afdeling mogelijk maken De werklast van de verschillende sites evalueren in functie van de bestellingen en indien nodig overgaan tot bepaalde verdelingen Effectief opvolgen van de contracten met de leveranciers en transporteurs om de mogelijkheden tot verbetering te identificeren Oplossingen zoeken in geval van problemen met de leveranciers of een tijdelijk gebrek aan mankracht op een site De kwaliteit van de klantenservice voor de verkoopadministratie optimaliseren Beheer en opvolgen van eventuele klachten betreffende de verkoopadministratie en de levering Het bijhouden van dagelijkse en maandelijkse rapportering: Dashboard, daily funnel, weekly, smartsheet... Voorstellen doen om het proces te vereenvoudigen op vlak van digitalisering van procedures om een optimale efficiëntie te garanderen 3. Optreden als personeelsverantwoordelijke in de verkoopadministratie Waken over de correcte naleving van de waarden en normen die gelden in het dealerschap Opleiden, coachen en continu motiveren van de teamleden Evalueren van de competenties en vaardigheden van de medewerkers volgens de door Inchcape opgestelde evaluatiemethodes

Functie-eisen
Je hebt ervaring als administratief verantwoordelijke met klantencontacten Je spreekt vloeiend Nederlands, Frans en Engels Je hebt een goede kennis van Office-toepassingen (Excel, Word). Kennis van een IT-pakket voor een dealer (Navision - Incadea) is een pluspunt Je bent een teamplayer Je bent nauwkeurig en georganiseerd en weet initiatieven te nemen Je bent dynamisch, communicatief en weet hoe je een team moet aansturen Je bent resultaatgericht en weet problemen op te lossen wanneer deze zich voordoen Je hebt een hoge mate van integriteit

Arbeidsvoorwaarden
Bij Accent Jobs weten we dat de arbeidsmarkt uit verschillende doelgroepen bestaat, elk met eigen wensen en eisen. Om die diversiteit het hoofd te kunnen bieden, zijn er verschillende gespecialiseerde afdelingen opgericht. Zo kunnen we iedereen helpen met kennis van zaken. Tijdens het sollicitatieproces staan we je graag als jobcoach bij met raad en daad. Ons doel, samen met jou de gepaste job vinden.