adjoint.e administratif.ve

Job content

offre d’emploi 2021/134

L’Ecole de Santé Publique recrute:
Un.e Adjoint.e administratif.ve « Doctorat et Recherche » dans le cadre d’un CDI contractuel (75%)

Contexte :
L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés, située sur le campus hospitalo-facultaire d’Erasme. L’Ecole est constituée de 5 centres de recherche et de 2 départements (1 de l’administration et 1 d’enseignement). L’Ecole organise les enseignements de master, de masters de spécialisation et de l’agrégation à l’enseignement secondaire supérieur en sciences de la santé publique et de l’école doctorale. Elle fait également partie du Pôle Santé (avec les Facultés de Médecine, des Sciences de la Motricité et de Pharmacie).

Missions

Mission 1 - au sein du Secteur Etudiant

Encadrer les doctorants de l’inscription à la diplomation : informer les doctorants et les promoteurs (dans le respect du règlement cadre du doctorat); assurer le suivi de l’épreuve intermédiaire de la Formation Doctorale; vérifier les carnets de crédit et informer le Département d’Enseignement pour la production des certificats de formation à la recherche; organiser les dépôts de thèse, la soutenance de thèse (y compris la COMM), etc.; assurer le suivi des équivalences de doctorats étrangers en collaboration avec le SI.

Assurer le suivi administratif de toutes les demandes d’admission au doctorat et à la formation doctorale : préparation des dossiers à soumettre à la commission d’admission; assurer le suivi des inscriptions/réinscriptions (comité d’accompagnement).

Produire les diplômes et suppléments pour le doctorat : vérifier les données, établir les suppléments, gérer les signatures des diplômes.

Assurer l’archivage des informations.

Offrir un appui administratif à la gestion des Masters de Spécialisation dont l’ESP n’est pas référente (MS Santé Globale + GIRIS) et du Master en sciences infirmières : gestion des inscriptions administratives et des choix d’option.

Mission 2 - au sein du Secteur Académique

Offrir un support administratif à la Commission d’admission au doctorat : convocation des différentes réunions, établissement des ordres du jour; vérification du suivi et préparation du courrier y afférant; mise en application des décisions.

Offrir un support administratif pour la participation de l’ESP à l’Ecole doctorale thématique interuniversitaire (Présidence tournante) : préparer des réunions (OJ, PV, etc.); organiser des activités (journée de doctorants, séminaires).

Offrir un support administratif à la Commission de la recherche : convocation des différentes réunions, établissement des ordres du jour; vérification du suivi et préparation du courrier y afférant; mise en application des décisions.

Offrir un support aux Centres de Recherche, au montage, à la soumission et à l’exécution de projets et programmes de recherche internationaux (informations institutionnelles, contextuelles et budgétaires, contact avec partenaires, aide logistique et administrative).

Gérer, en appui aux promoteurs, les projets internationaux et de coopération universitaire (PFS-PRD -financement ARES-CCD) en termes de suivi budgétaire, de rapportage, de coordination administrative et de collecte d’informations, y compris auprès des partenaires.

Mettre à jour de l’inventaire de la recherche.

Apporter un soutien à la COMM en lien avec l’inventaire de la recherche, les doctorants et la commission de la recherche (publication des informations, affiches des soutenances, conférences, séminaires et webinaires).

Les missions peuvent évoluer en fonction des priorités.

Profil

Etre titulaire d’un diplôme de Master (ou équivalent, y compris la réussite au « concours d’accession » de l’ULB), avec une expérience pertinente d’un an minimum.

Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB. ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 ).

Connaissances et compétences requises

Capacité à gérer de multiples projets et échéances, et à hiérarchiser les priorités.

Compétence en matière d’élaboration, d’analyse et de correction de textes, y compris de textes légaux et réglementaires.

Excellentes qualités rédactionnelles et sens de la synthèse.

Sens du contact et de la communication, capacités relationnelles et aptitude à la médiation.

Intérêt et aptitude à la collaboration et au travail d’équipe.

Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Powerpoint).

Maîtrise du français (C1 minimum à l’oral, C1 souhaitable à la lecture).

Très bonne connaissance de l’anglais (B2 minimum à l’oral, C1 souhaitable à la lecture).

Connaissances en gestion budgétaire.

Une connaissance de l’environnement de la recherche universitaire en santé publique souhaitée.

Une connaissance du domaine de l’enseignement supérieur subventionné constitue un atout.

Une connaissance de l’ULB et de son fonctionnement constitue un atout.

Qualités souhaitées

Bonne communication et esprit d’équipe.

Bonne gestion du temps et capacité d’analyser et de traiter les priorités.

Capacité à organiser sa mission de façon autonome.

Engagement personnel, disponibilité et flexibilité.

Rigueur et respect des échéances.

Capacité d’adaptation (les missions de l’Ecole sont régulièrement en évolution).

Prise d’initiatives et sens des responsabilités.

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

​

Décision du Bureau du 06/12/2021

Type contrat : CDI contractuel

Temps de travail : 0.75

Campus : Erasme
Date de parution : 07/12/2021

Date limite de réception : 04/01/2022
[Référence 2021/134]