Administratief Assistent HR

Job content

Functieomschrijving:
De Directie "Coördinatie & Procedures" bestaat uit een multidisciplinair team, dat is onderverdeeld in vier diensten:

• ’Coördinatie & Transversale Ondersteuning’;
• ’Human Resources’;
• ’Infrastructuur’;
• ’Procedures & Juridische ondersteuning’.

De belangrijkste taak van deze Directie is het verlenen van de nodige administratieve, juridische en functionele ondersteuning aan de andere directies. Als taken heeft de Dienst ’Human Ressources’:

• Het voorbereiden en beheren van de begroting;
• Het controleren van de loonelementen;
• Het zorgen voor financiële verrichtingen: beheer van de lonen en facturen met betrekking tot het departement (sociale abonnementen zoals MIVB, NMBS, Villo!, diverse HR-facturen, verzekeringen,…);
• Het toezien op de naleving van de wetgeving inzake overheid- en arbeidsrecht;
• Het opvolgen van de wijzigingen in de regelgeving aangaande het personeel;
• Het opzetten procedures, opvolg- en beheersinstrumenten;
• Het voorzien van HR-statistieken;
• Het controleren van alle soorten afwezigheden (verloven, zendingen,…);
• Het organiseren van aanwervingen (van de validatie van de functiebeschrijving tot de aanwerving);
• Het begeleiden van de loopbaanontwikkeling;
• Het organiseren en ondersteunen van opleidingen;
• Het invoeren van een welzijnsbeleid voor werknemers.

De administratief assistent werkt binnen de Dienst ’Human Ressources’. Hij werkt onder het toezicht van de eerste attaché deskundige, verantwoordelijke van de Dienst ’Human Ressources’ en de Directeur van de Directie ’Coördinatie & Procedures’.
Als taken heeft de administratief assistent binnen de Dienst Human Ressources het:

• Ondersteunen van de Dienst Human Ressources teneinde bij te dragen tot de optimale werking ervan;
• Bijstaan van de DVC-medewerkers op een transparante, integere en objectieve wijze, een gepersonaliseerde HR-dienstverlening bieden en gedurende de hele loopbaan constructieve contacten onderhouden;
• Leggen van verbanden tussen verschillende HR-gegevens, het trekken van passende conclusies en het bedenken van alternatieven voor verbetering;
• Doen van voorstellen aangaande verbeteringen in procedures op basis van volledige informatie en het initiëren van gerichte acties om besluiten van het management uit te voeren;
• Integer handelen, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, het respecteren van de vertrouwelijkheid van HR-aangelegenheden en -verbintenissen en het vermijden van elke vorm van partijdigheid.

Profiel:
Administratieve voorwaarden om te solliciteren
Gevraagd diploma
Kandidaten voor de functie van administratief assistent moeten in het bezit zijn van graduaat/bachelor, bij voorkeur georiënteerd op human ressources, arbeidsrecht, managementwetenschappen of andere menswetenschappen.
Ervaring

• Een gevarieerde ervaring in verschillende facetten van personeelszaken is een pluspunt;
• Ervaring binnen een publieke administratie, sociaal secretariaat of kennis van publieke administratie is een pluspunt;
• Een goede kennis van de sociale wetgevingen is een pluspunt.
• Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.

Aanbod:

• Weddeschaal B101 [min. 28.667,31 € ; max. 51.056,57 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (1,7410 op 01/04/2020);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met een aftrek van 1,09 €);
• Hospitalisatieverzekering, inclusief kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
• Gemakkelijke bereikbaarheid met het openbaar vervoer;
• Gratis openbaar vervoer van en naar het werk;
• Mogelijkheid tot het verkrijgen van een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement;
• Flexibele dienstregeling voor de 38-urige werkweek;
• Mogelijkheid tot telewerken;
• 35 verlofdagen per jaar;
• Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
• Talrijke opleidingsmogelijkheden;
• Mogelijkheid om te genieten van een gunstige tweetaligheidspremie.