Administratief medewerker (M/V/X) voor het Secretariaat en Logistiek Jeugd

MISSIE

Je behandelt de lopende dossiers met betrekking tot de Jeugddienst, volgens de geldende wetgeving en procedures. Je biedt administratieve ondersteuning aan collega’s en de hiërarchie.

TAKEN

• Je informeert en oriënteert het publiek en de collega’s (hoofdzakelijk per telefoon en e-mail)
• Je volgt de dossiers op met betrekking tot subsidies, fardes die aan het College/de Raad voorgelegd worden, personeelsdossiers, verzekeringen, financiële dossiers, facturen, dienstverleningscontracten, enz.
• Je codeert Dimona’s, indexeert post, behandelt facturen, enz.
• Je stelt correspondentie op, verslagen aan het College/de Raad, p.-v.’s, notulen, bestelbonnen
• Je klasseert en archiveert documenten/gegevens volgens het archiveringsplan
• Je behandelt de correspondentie (verzending, distributie van diverse brieven/documenten, ....)
• Je verleent logistieke steun (fotokopieën, mailings, enz.) en voert logistieke taken uit (verhuizing, sleutelbeheer, enz.).
• Je deelt de nodige informatie mee aan de hiërarchie (voortgang van dossiers, projecten, enz.)

• DIPLOMA

Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit voor een functie in de graad van assistent

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

• Je hebt ervaring in de administratieve sector, met name op financieel gebied
• Tweetaligheid is een pluspunt. Een goed niveau van Frans is vereist.
• Je bent stressbestendig, georganiseerd en gestructureerd
• Je houdt van contact met mensen
• Je bent vertrouwd met de MS Office suite

• Voltijds vervangingscontract (gepland tot en met 31/05/2022).
• Maandelijks brutosalaris: minimum 2111,71 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator.
• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
• Mogelijkheid om te telewerken en regelmatige bijscholing
• Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

INLICHTINGEN

• bij het Departement HR - Dienst Werving
  Administratief Centrum
  Anspachlaan 6 (13de verdieping)
  1000 Brussel
  02 279 24 20
• openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30, op woensdag tot 14u

SOLLICITEREN

• Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 4/10/2021. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.
• Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief door de Dienst Werving. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor pc-testen en een selectiegesprek. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.