Administration Manager

Le client s’y situe à Bruxelles et est facilement accessible par les transports en commun.



Une entreprise internationale, dont des bureaux dans plusieurs pays européens

• Contrôle des documents,y compris la conception et la maintenance des systèmes de classement internes et externes, la gestion du flux de la documentation et la distribution de l’information.
• La gestion du fluxde documentation et la distribution de l’information aux parties prenantes du projet, le classement et l’archivage de l’information dans des formats physiques et numériques.
• L’archivagede l’information dans des formats physiques et numériques, ainsi que la formation et le soutien auxdes parties internes et externes ;
• Administration générale, y compris l’examen et la mise à jour des procédures internes et externes et la création de modèles pour une utilisation future. Des modèles pour une utilisation future, le maintien de la confidentialité des informations sensibles, la préparation de rapports régulierset
• L’administration générale, y compris l’examen et la mise à jour des procédures internes et externes et la création de modèles à utiliser ultérieurement, le maintien de la confidentialité des informations sensibles, la préparation de rapports réguliers et ad hoc,la rédaction de comptes rendus de réunions et leur distribution à toutes les personnes concernées
• Gestion et logistique du bureau,y compris la coordination de l’entretien des bâtiments, des services de nettoyage, des livraisons, etc,les livraisons, etc., la gestion des fournitures de bureau et l’entretien, la liaison avec les fournisseurs si nécessaire, la coordination des voyages, du transport et de l’hébergement des visiteurs. Les déplacements, le transport et l’hébergement des visiteurs et la gestion des réservations d’hébergement,l’accès et le service ;
• Gestion du calendrier,y compris la gestion des agendas de l’équipe, des salles de réunion et de l’hébergement,l’organisation, la programmation et la coordination des réunions, et la préparation des rafraîchissements ;
• Comptabilité/tenue de livres, y compris le traitement des paiements et des factures, la gestion des cycles de paiement et la coordination du règlement des factures et des paiements ; ?la coordination du règlement des factures et des paiements ;

Exigences

• Un diplôme d’études supérieures dans un domaine connexe ;
• Une expérience professionnelle avérée en tant que contrôleur de documents et/ou assistant de direction ;
• Maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office, Excel et les systèmes de gestion électronique des documents

• Excellentes capacités de communication écrite et verbale en français et en anglais ;
• Excellentes compétences en gestion du temps pour coordonner son propre temps, les membres de l’équipe, les parties prenantes du projet,clients, etc ;
• Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation pour gérer l’information, l’émission de documents, l’archivage et les systèmes de classement ; ?systèmes de classement ;
• Capacité à travailler sous pression, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à s’adapter, le cas échéant, aux exigences du projet dans des environnements changeants et rapides.dans des environnements changeants et en évolution rapide ;
• Un haut niveau d’intégrité, être digne de confiance et fiable pour gérer des fonctions complexes et desinformations sensibles
• un grand souci du détail ;

Offre

-Un package salariale à la hauteur de vos attente -