Assistant(e)

1. RÉSUMÉ

Les activités de diplomatie publique de l’OTAN sont d’une importance capitale pour l’Alliance, car elles font connaître son but et ses priorités aux publics du monde entier. À cet effet, la Division Diplomatie publique (PDD) s’attache à promouvoir l’image publique de l’OTAN afin de faire mieux connaître et comprendre les politiques et les activités de l’Organisation et, à terme, de renforcer le capital de confiance et le soutien dont celle-ci bénéficie.

La PDD s’emploie également à promouvoir la coopération en matière de sécurité au travers de divers programmes menés dans les pays de l’OTAN et les pays partenaires, et elle contribue au processus permanent de débat et d’élaboration de politiques sur la sécurité internationale. Elle assure en outre la coordination des activités de communication stratégique de tous les organismes civils et militaires de l’OTAN ainsi que l’harmonisation des activités de diplomatie publique menées par d’autres divisions du siège de l’OTAN et par d’autres entités faisant partie des structures de l’Organisation.

Au sein de la PDD, la Section Relations publiques a principalement pour objectifs de promouvoir l’image publique de l’OTAN, de faire mieux connaître et comprendre l’Organisation, ses valeurs, ses politiques et ses activités, et, à terme, de renforcer le capital de confiance et le soutien dont bénéficie l’Alliance. La Section met en œuvre la stratégie de communication de l’OTAN en s’employant à établir des relations durables et à favoriser le dialogue et la coopération avec les publics concernés dans les pays de l’OTAN et dans le monde entier, en combinant la communication entre personnes et le dialogue numérique. À cet effet, elle est en contact avec des leaders d’opinion, des décideurs et des professionnels, et elle communique en ligne avec des groupes d’intérêt et avec la jeune génération dans les pays membres et dans les pays partenaires de l’OTAN. Les thèmes de coopération, qui suivent l’évolution de l’agenda politique de l’OTAN, portent en particulier sur les tâches fondamentales de l’Alliance, à savoir la défense collective, la gestion de crise et la sécurité coopérative. La gestion des bureaux satellites de l’OTAN fait partie intégrante du portefeuille d’activités de la Section.

Relevant au quotidien de la/du chef de la Section Relations publiques, la/le titulaire du poste doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches d’assistant(e), de nature administrative ou financière. Elle/Il assure la coordination des espaces collaboratifs SharePoint pour le compte de la Section.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :

• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
• avoir au moins quatre années d’expérience professionnelle du soutien administratif, ou avoir au moins une expérience équivalente dans des fonctions similaires jugées indispensables pour le poste, en particulier dans le domaine du budget et des technologies de l’information ;
• avoir une connaissance pratique approfondie des logiciels PC, en particulier de la suite Microsoft Office, de SharePoint ou d’applications similaires ;
• avoir une expérience de l’organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ;
• avoir des connaissances et de l’expérience en gestion financière ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l’autre.
  

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérés comme autant d’atouts :

• un diplôme ou une qualification dans un domaine en lien avec le poste ;
• d’excellentes aptitudes rédactionnelles dans l’une des deux langues officielles de l’Organisation ;
• une expérience dans une organisation ou un environnement international ;
• la connaissance pratique d’une langue d’un autre pays membre ou partenaire de l’OTAN.
  

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planification et exécution

Sous la responsabilité quotidienne de la/du chef de section, contribue à la gestion administrative des activités courantes, y compris celles qui concernent les bureaux satellites de l’OTAN. En étroite coordination avec l’administratrice/l’administrateur (budget) et l’Unité Finances, aide à établir le plan financier et le budget annuel de la Section. Assume une fonction de coordination pour la publication, les échéances et la gestion des bourses de diplomatie publique, sous la supervision de la/du chef de section.

Gestion financière

Sous la supervision quotidienne de la/du chef de section, apporte un soutien pour la planification et l’exécution du budget de la Section. Veille au respect des procédures financières en vigueur. Contribue à la gestion administrative des questions budgétaires. Utilise la base de données financières des activités de la Section afin de pouvoir obtenir instantanément un aperçu du budget d’ensemble ou d’un budget spécifique.

Aide à établir le plan financier et le budget annuel de la Section, et contribue à la bonne exécution du budget annuel, conformément aux procédures applicables. Définit des indicateurs de performance (KPI) selon les besoins, ainsi qu’un plan financier à moyen terme. Coordonne le rapport de la Section sur la réalisation des objectifs. En coordination avec l’Unité Finances de la PDD, et conformément au Règlement financier de l’OTAN, assure la supervision et le suivi des dépenses de la Section, y compris les frais de déplacement, de réception et de formation, ainsi que les fonds destinés aux consultants et aux programmes. Apporte un soutien pour toutes les opérations financières et administratives ayant trait au fonctionnement des bureaux satellites de l’OTAN, en étroite coopération avec les administratrices/administrateurs qui en sont responsables au sein de la Section, avec le personnel local dans les bureaux satellites et avec l’Unité Finances de la PDD.

Gestion de l’information

Rédige et met en forme des documents, des mémorandums et des notes d’accompagnement pour les projets et activités. Dactylographie et met en page toutes sortes de documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l’OTAN (Word, Excel, PowerPoint). Prend des notes en réunion, selon les besoins. Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la correspondance, les dossiers et les feuilles d’instruction (qu’il s’agisse de documents contenant des informations classifiées ou non classifiées).

Gestion des connaissances

Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents (papier ou électroniques).

Gestion des parties prenantes

Se tient en liaison avec l’administratrice/l’administrateur (budget) et l’Unité Finances pour la gestion budgétaire et financière. Maintient des contacts étroits avec les responsables et les membres de la Section afin de garantir la planification et l’exécution rapides et efficaces des processus et procédures relatifs au personnel et au budget. Collabore avec ses homologues d’autres divisions afin d’échanger des informations et des bonnes pratiques, et de repérer d’éventuels problèmes d’organisation. Coordonne les travaux et les relations avec les collègues concernés pour assurer une planification et une supervision efficaces de l’ensemble des activités, projets ou événements menés et/ou soutenus par la Section. Entretient de bonnes relations de travail avec les contacts internes et externes, y compris les délégations des pays, d’autres organismes OTAN, comme le Bureau de sécurité de l’OTAN, et des prestataires de services, comme les sociétés de transport locales, les entreprises de restauration ou les hôtels. Fait preuve de tact, de diplomatie et de discernement dans ses relations avec les clients.

Développement de l’expertise

Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l’organisation, l’informatique, la connaissance des langues, ou l’utilisation et la maintenance d’équipements audiovisuels. Participe à des formations pour se tenir au courant des processus et des flux de travail les plus récents dans le système ERP de l’OTAN. Se tient en liaison avec d’autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances.

Efficacité organisationnelle

Formule des suggestions constructives visant à améliorer les procédures de travail et à perfectionner la gestion des informations et l’utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l’efficacité. Assure au besoin la suppléance des autres assistant(e)s de programme. Assure la suppléance de l’assistant(e) de la/du chef de la Section.

Gestion de projet

Selon les besoins, apporte un soutien pour des projets spécifiques afin que sa section améliore en permanence ses services et ses prestations. Assume la responsabilité des projets et des initiatives et aide à les mener à bien. En cas de problème, trouve des solutions rapides et créatives qui répondent aux besoins des clients et de l’Organisation en ce qui concerne les programmes et les projets. Au besoin, coordonne et gère de manière efficace les programmes d’exposés, dont bon nombre ont la structure et la complexité de projets de petite envergure, ou d’autres projets ou initiatives qui lui sont confiés (y compris le volet financier).

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire du poste relève au quotidien de la/du chef de la Section Relations publiques. Elle/Il collabore étroitement avec l’assistant(e) de celle-ci/celui-ci. Elle/Il entretient de bonnes relations de travail avec tous les agents de la Section, y compris le personnel des bureaux satellites de l’OTAN, ainsi qu’avec les autres membres de la Division Diplomatie publique et avec ses homologues des autres Divisions, des autres organismes OTAN et des délégations.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES

La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Empathie : écoute activement.
• Flexibilité : agit avec flexibilité.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l’Organisation.