Collaborateur.trice administratif.ve F/H/X – Service des Achats

Job content

etdContrat à durée indéterminée et à temps plein – Postulez jusqu’au 18 novembre 2025

Votre Mission :

Vous aimez que les choses soient bien organisées ? Vous appréciez la diversité des tâches administratives et logistiques ? Vous êtes à l’aise avec l’utilisation de données financières et budgétaires ? Rejoignez l’équipe de l’économat du Service des achats de la COCOF et postulez dès à présent à la fonction de Collaborateur.trice administratif.ve ! Vous participerez activement à la bonne gestion des ressources matérielles et financières de notre institution. Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre autonomie seront les atouts clés pour assurer un suivi efficace des commandes et contribuer au bon fonctionnement de nos services, au sein d’une administration proche des citoyens bruxellois.

Votre mission est d’apporter un soutien administratif et logistique à une équipe ou une personne ainsi que de centraliser les données budgétaires afin de contribuer de façon optimale aux prestations de service.

En tant que gestionnaire de données, vous organisez les informations, données et documents pertinents afin d’assurer un accès rapide et efficace à des informations de qualité à un service, une équipe ou une personne.

Exemples De Tâches :

• Stocker de façon sécurisée et pérenne des informations, données et documents divers (bons de commandes, factures, inventaires, etc.) ;
• Mettre à jour les bases de données sur le contenu et/ou sur la forme ;
• Produire des tableaux (statistiques ou autres) ;
• Recueillir les éléments nécessaires à la constitution d’un dossier ;
• Assurer et tenir à jour l’archivage (système papier et/ou électronique)…
  
  

En tant que soutien administratif, vous effectuez des tâches administratives diverses afin de soutenir les activités d’un service, d’une équipe ou d’une personne et de permettre un fonctionnement efficace.

Exemples De Tâches :

• Rédiger des documents administratifs et/ou les mettre en forme (courriers, rapports, notes, PV, circulaires, etc.);
• Analyser, vérifier et/ou traiter (vérifier, corriger, compléter et suivre) des documents et informations écrites (offres, factures, etc.) ;
• Enregistrer et assurer le suivi du courrier entrant et sortant
• Assurer le suivi budgétaire et répondre de manière pertinente aux questions/plaintes des agents ou prestataires
  
  

En tant qu’organisateur·rice pratique, vous fournissez un support à la gestion des aspects organisationnels, budgétaires et logistiques d’activités (réunions, projets, évènements, formations…) afin de faciliter le fonctionnement global d’un service, d’une équipe ou d’une personne.

Exemples De Tâches :

• Utiliser et gérer des agendas ;
• Assurer les tâches logistiques et d’organisation liées à la préparation et au suivi des activités (ordres du jour, invitations, réservation de salle et de matériel, prises de notes, comptes rendus…) ;
• Assurer un suivi de stocks (vérifier le stock, constater les pénuries, passer des commandes) ;
• Fournir un support à la gestion du matériel et/ou les consommables…
• Réceptionner pour chaque action de formation l’analyse du gestionnaire et l’offre du prestataire sélectionné
• Encoder les données utiles relatives au prestataire (adresse, n° numéro d’entreprise…)
• Rédiger le bon de commande et le bulletin d’engagement
• Réceptionner les facture, créer les demandes de paiement et tenir à jour l’état des dépenses
  
  

En tant que personne de contact, vous assurez la communication au sein de l’équipe de l’économat afin de soutenir au maximum les bénéficiaires dans leur recherche d’informations.

Exemples De Tâches :

• Assurer un accueil physique et/ou téléphonique professionnel (identifier l’interlocuteur·rice et l’objet de sa visite/son appel, donner une bonne image de l’administration) ;
• Communiquer des informations et répondre à des questions, personnellement, par téléphone, par courriel et par tickets ;
• Orienter les interlocuteur·rice·s vers les services/personnes adéquat·e·s ;
• Relayer des informations, transmettre des messages en interne…
• Ecouter les feedback (formateurs, agents, gestionnaires) en vue de l’évaluation des formations
  
  

Votre Profil :

• Vous possédez un CESS ou un diplôme équivalent ;
• Vous disposez d’une première expérience dans le domaine administratif ou de la logistique ;
• Vous démontrez d’excellentes aptitudes dans le traitement et l’encodage de données financières et budgétaires ;
• Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique et les logiciels de type base de données et/ou gestion de données comptables.
  
  

Vous Êtes Capable :

• D’accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
• De créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  
  

Nous Offrons :

• Un contrat à durée indéterminée et à temps plein.
• Un salaire mensuel brut de départ de 2 536,37 EUR et la possibilité de reconnaître jusqu’à 6 années d’expérience maximum dans le secteur privé et 100% du secteur public.
• Une allocation de fin d’année
• Des chèques repas de 8€
  
  

Nos Avantages :

• Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce aux 35 jours de congés annuels
• Le suivi de formations professionnelles adaptées à votre fonction au sein de la COCOF
• La gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail
• Une indemnité vélo
• Un cadre de travail agréable
• Des avantages sur le plan social et médical comme une assurance hospitalisation et soins dentaires, l’intervention dans certains frais médicaux, l’intervention pour des dépistages, l’intervention financière d’abonnements sportifs
• Des avantages pour les enfants: chèque et fête de St Nicolas, prime pour les activités durant les vacances
• Des activités culturelles à prix réduits.
• Possibilité de télétravail.
  
  

Qui sommes-nous ? :

https://ccf.brussels/

Informations Pratiques :

Contact procédure de sélection : Mike D’heur (mdheur@spfb.brussels)

Contact sur le contenu de la fonction : Marc Lotin (mlotin@spfb.brussels)

Précisions Quant Aux Critères De Recevabilité :

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra comporter :

• Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé ;
• Une lettre de motivation faisant mention de la fonction ;
• Une copie du diplôme requis ;
  
  

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 18 novembre 2025 inclus en mentionnant l’objet « Economat N2 ». Si vous profil correspond aux attentes de la fonction, vous serez recontacté pour un entretien planifié début décembre 2025.

Les dossiers de candidature seront adressés par mail à l’adresse recrutement@spfb.brussels

Sur la base des lettres de motivation, des « curriculum vitae » et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise.

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be).

Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Pour en faire la demande, nous vous invitons à le mentionner dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien.

Vous serez alors contacté(e) par un collaborateur du service de l’Administration du personnel et des carrières.