COMMUNE – Département Education et Temps Libre - Ecole communale maternelle francophone – Assistant administratif (M/F/X) (niv. C1-3) – 38/38 - CDR

Le(la) secrétaire d’école a un rôle général de filtre principal et d’assistance pour la direction de l’école : questions des parents, des enseignants, des services communaux… Les tâches ci-dessous sont indicatives et non exclusives. Le secrétariat doit s’attendre à exécuter des tâches nouvelles en rapport avec sa fonction.

Aspect administratif

• Dossier élèves : tenue des dossiers administratifs (composition de ménage, copies des cartes d’identité, fiche santé, fiche identification…), dossiers ProEco, gestion des jugements et établissement d’un tableau récapitulatif à destination du personnel de l’accueil, comptage et recomptage, attestations élèves, répartition des classes
• Dossier enseignants : documents administratifs (diplôme, extrait de casier judiciaire vierge…), entrées en fonction, absences, encodage et remplacements, collecte des certificats pour maladie, pour absence en cas de maladie des enfants, relevé de absences mensuel, C4
• Gestion des dossiers Communauté Française : fond 12
• Classement et archivage des dossiers
• Frais de parcours et formations pour les enseignants : vérifier et transmettre
• Listes PMS/PSE, organisation des visites médicales pour les élèves
• Avis aux parents/enseignants : rédaction, impression, distribution, récupération et retour avec les réponses des parents
• Gestion des inscriptions sur base des listes d’attente, respect de la procédure, application des cas particuliers à la demande de la direction ou du service enseignement, constitutions des dossiers
• Courrier à mettre sous enveloppe
• Suivi et acheminement du courrier urgent et du courrier ordinaire en cas d’absence du concierge
• Suivi des procédures, des règlementations applicables, sur instructions des directions ou du service enseignement/ETL

Aspect technique

• Demande de fiches de travail au concierge, fiches de travail à rédiger
• Participer aux exercices d’évacuation incendie et connaître la gestion du tableau d’alertes incendies
• Collaboration avec les services communaux (SCAD, informatique…)
• Enfants malades : téléphoner aux parents
• Déclaration d’accidents, suivi assurances
• Contact avec les Cuisines Bruxelloises : annulation des repas en cas d’excursions, de conférence pédagogique ou de grève

Aspect financier

• Recherche de fournisseurs, demande de devis, établissement de bon de commande, suivi de la livraison, suivi de la facturation, tenue d’un tableau des dépenses par rapport au budget, attitude du « bon père de famille »
• Tenue des délibérations pour les marchés publics afin de vérifier que les conditions du marché sont bien appliquées (transports scolaires, fournitures scolaires…) – prix, délai de livraison, montage compris ou non…
• Gestion du tableau avec des notes de frais des enseignants et caisses de classe
• Vérification et communication des montants à récupérer auprès des parents pour les activités scolaires obligatoires vers le service facturation

• Autonome, organisé et méticuleux
• Polyvalent, flexible et volontaire
• Empathique, chaleureux, respectueux et positif
• Respect de la confidentialité
• Intérêt pour les matières qui touchent à l’enseignement et le contact avec les enfants

• Être porteur d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur
• Une première expérience est un plus, mais pas indispensable

• Contrat de remplacement
• Prestations de 38h/semaine
• Une rémunération correspondant au barème d’une fonction de niveau C1-3 dans les administrations locales bruxelloises
• Un régime de congés attractif
• Chèques-repas d’une valeur de 6€
• Abonnement STIB