Customer Service Representative (M/V)

Job content

Lawter is een toonaangevend wereldwijd chemisch bedrijf en onderdeel van Harima Chemicals Inc., Tegenwoordig is Lawter leverancier voor de grafische industrie, kleefstoffen, speciale coatings, aromachemicaliën en de synthetische rubberindustrie. Lawter is actief in meer dan 20 landen met 8 productiecentra en 5 technologiecentra.

Functiecontext

De Sales en Marketing afdeling, onder leiding van de Commercieel Directeur EMEA & North America staat in voor het bepalen en uitvoeren van het Marketing- en Salesbeleid van de Lawter producten van de site Kallo (Harsen en Vernissen) als van de site Maastricht (grondstof voor lijmen en coatings). De administratieve cel voor ondersteuning van de afdeling en opvolging voor de EMEA regio bevindt zich in site Kallo.

De Customer Service Representative (CSR) coördineert de uitvoering van het commercieel akkoord, aangebracht door de Accountmanagers (AM). Beide productiesites bespelen een andere markt en hebben weinig gemeenschappelijke klanten. Globale klanten worden intern door het afdelingsmanagement toegewezen aan 1 regio.

De functie rapporteert aan de Product Manager EMEA/NA.

Functievereisten

• Kennis : Grondige toegepaste kennis van standaard office en bedrijfsspecifieke software zoals Excel à kennis van SAP (in soortgelijke functie als CSR).
• Communicatievaardigheden à Kennis talen : Nederlands, Engels, Duits, Frans (Spaans = pluspunt) zowel spreken als schrijven.

Kernactiviteiten:

• Orderproces van A tot Z (tot en met facturatie)
• Klachtenbehandeling + coördinerende/sturende rol in de klachtenbehandeling.

• Je verzorgt de administratieve opmaak en opvolging van klantendossiers bij nieuwe klanten, aangebracht door de Accountmanager (AM).
• Je vult aan met klantspecifieke data, vraagt bijkomende info bij de klant en AM, en klaart misverstanden uit.
• Je geeft orders in, ontvangen van AM of klant (2 tot 3 vreemde talen).
• Je behandelt telefonisch / schriftelijk inkomende orders en roept deze af voor product, nieuwe producten of samples door klanten of distributeurs.
• Je kijkt voorraden en andere info in het systeem na, je stemt de leveringstermijn met de klant af, en bewaakt de beloftes gemaakt door de AM.
• Je verzorgt de communicatie met de klant, bevordert de relatie met de klant door het proactief aangeven van korting in functie van volumeverhoging, etc .
• Je toetst af met de klant voor OK bij afwijkende levering (specificaties, split order, timing, vertragingen).
• Je zoekt een oplossing bij tekort of dringende verzoeken; hiervoor wissel je data uit met Planning, Supply Chain, Labo en Logistics; R&D .
• Je verzorgt de administratieve opvolging door de opmaak van facturen.
• Je maakt recurrente month-end rapporten op ten behoeve van het financiële departement.

Je behandelt klachten :

• Je staat de klant te woord, registreert de klacht in het systeem en wijst deze toe aan het departement en verzekert interne opvolging.
• Je koppelt terug naar de klant, of laat intern opvolgen door AM indien product-technisch.
• Je organiseert de retour van het geleverd product, stemt intern af met logistiek en administratief met Sales.

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Aanvullende betalingen:

• 13e maand
• Bonusregeling
• Vakantiegeld

Voordelen:

• Ecocheques
• elektronische maaltijdcheques
• Extra vakantiedagen
• Fietsvergoeding
• Flexibele werkuren
• Hospitalisatieverzekering
• Pensioensparen
• Reiskosten vergoeding
• Thuiswerkopties

Werkschema:

• Flexibel werkrooster
• ma-vr

Thuiswerken:

• Ja