Administratief Assistent – Mobiliteit (M/V/X) - COD

Niveau

C

Dienst

Stedelijke Ontwikkeling en Mobiliteit

Departement

Stadsontwikkeling

Algemene missie

De doelstelling van het departement bestaat erin proactief bij te dragen tot de verbetering van de levenskwaliteit in de stad en tot de goede ruimtelijke ordening van de gemeente op het vlak van mobiliteit, maar ook van stedenbouw, milieu, architectuur en erfgoed. De activiteiten van het

departement zijn voornamelijk het resultaat van de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in deze materies, maar ook van het gemeentebeleid. Deze bevoegdheden zijn verdeeld over verschillende cellen:

• de cel Stedenbouw

• de cel Controle

• de cel Milieu

• de cel Stedelijke Ontwikkeling en Mobiliteit

In nauwe samenwerking met de dienst Stedelijke Ontwikkeling, beheert de dienst Mobiliteit de planning van de gemeente, zowel op strategisch en reglementair niveau als betreffende de inrichting van sommige openbare ruimten of de begeleiding van omvangrijke projecten. De dienst staat in voor het beheer en de opvolging van de plannen en programma’s inzake stedelijke ontwikkeling en mobiliteit en werkt nauw samen met andere gemeentelijke en gewestelijke diensten. De dienst vertegenwoordigt de gemeente eveneens naar de buitenwereld toe.

Voornaamste taken en verantwoordelijkheden

Deze dienst Mobiliteit heeft onderstaande missies:

• Strategie en reglementen gekoppeld met verkeer, verplaatsingen enparkeren

• Punctuele inrichting en verkeer

• Beheer van de verplaatsingen van alle weggebruikers

Het personeelslid staat in voor het administratieve beheer van de afdeling

Stedelijke Ontwikkeling en Mobiliteit en zijn/haar opdrachten zijn de volgende:

• Ontvangen en verdelen van de post in de verschillende diensten van de Stadsontwikkeling

• Verwerken, coderen en opvolgen van inkomende post

• Behandelen en opvolgen van de elektronische post de dienst

• Opstellen en lay-out verzorgen van de uitgaande briefwisseling

(brieven, nota’s)

• Klasseren van de verzoeken en antwoorden

• Instaan voor de opvolging van de handtekenmappen en voor de verzending van brieven

• Opstellen van colleges en raden en invoeren van punten in BOS en het opvolgen ervan

• Vertalen van brieven, teksten en colleges/raden

• Opstellen van bestelbonnen en instaan voor de opvolging ervan

• Instaan voor de opvolging van facturen verbonden met de dossiers van de dienst

• Administratieve opvolging van de verschillende begrotingsartikelen

• Klasseren van subsidiedossiers (met inbegrip van facturen, schuldvorderingen, bestelbonnen,...)

• Administratieve ondersteuning van de technici in dossiers

• Administratieve opvolging van de Mobiliteits- en

Verkeerscommissies

• Maken, ontvangen, filteren en doorschakelen van telefonische oproepen

• Noteren en doorgeven van boodschappen

• Beheren van de gemeenschappelijke agenda van de dienst

• Organiseren van interne en externe vergaderingen (logistiek)

• Nota nemen tijdens vergaderingen en opstellen van processenverbaal

• Inlichtingen geven aan bezoekers

• Archiveren en bijhouden van gegevens, waarbij ervoor wordt gezorgd dat elk dossier wordt opgevolgd door de teamleden.

• Instaan voor de bevoorrading van kantoorbenodigdheden

• Opstellen van procedures

• Ondersteunen van de verwerking van verzoeken om vrijstelling van autovrije dagen

Gedragsmatige competenties

• Zeer goede redactionele (uitmuntende spelling) en vaardigheden

• Zeer goede mondelinge communicatie

• Kennis van de tweede landstaal

• Zin voor orde en organisatie

• Zin voor initiatief hebben en zelfstandig kunnen werken

• Zowel dynamisch als discreet zijn

• In staat zijn om naar de burger te luisteren

• Polyvalent en beschikbaar

• Stressbestendig

• Teamgeest

• Handelen met integriteit, doelstellingen bepalen en behalen

Technische competenties

Het interpreteren van informatie op een plan is een troef
De courante kantoorsoftware beheersen

Tweetalig: Nederlands – Frans

Goede beheersing van tekstverwerkingsprogramma’s OpenOffice of

LibreOffice of Word + Calc of Excel

• Kennis van de werking van een gemeente is een troef.

• Kennis van de werking van BOS is een troef.

• Kennis van boekhouding is een troef

• Kennis van overheidsopdrachten is een troef.

Toelatingsvoorwaarden

• Diploma of getuigschrift hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld (niveau C)

• Tweetalig: Nederlands - Frans. Het bezit van het taalbrevet van Selor is een troef

• Indien u uw diploma in een land buiten Belgïe hebt behaald, kunt u aan de selectieprocedure deelnemen op voorwaarde dat u een gelijkwaardig diploma hebt behaald dat door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap is afgegeven. Gelieve de gelijkwaardigheid van het diploma aan uw kandidatuur te voegen.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt op basis van :

• de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden,
• CV en motivatiebrief,
• het diploma, rekening houdend met het gezochte niveau,
• een gesprek om de vaardigheden en motivatie na te gaan en,
• een eventueel schriftelijke of praktische proef

Diversiteit

De gemeente Anderlecht selecteert de kandidaten op basis van hun competenties en maakt hierbij geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit. Wij moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. Wij zullen rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel wat betreft de aanwervingsprocedure als de integratie in de administratie.