Project Support Administrator

• Het fungeren als contactpersoon voor externe contractors (logistieke of andere praktische vragen verbonden aan constructieprojecten)
• Opstelling en actualiseren van het administratieve gedeelte van de bestekken
• Advies geven en ondersteuning bieden aan (S) Project Managers met betrekking tot de contractuele bepalingen van de bestekken
• In samenwerking met Procurement, toezicht op de correcte toepassing van de procedures voor de aanbestedingsdossiers (o.a. dat ze voldoen aan de regelgeving en de wettelijke en operationele termijnen)
• Als contactpersoon fungeren van het Departement Legal (o.a. voor contractenbeheer en geschillendossiers)
• Organisatie en beheer van de contractuele uitwisselingen met bedrijven/aannemers, het opstellen van officiële correspondentie
• Organisatie van plaats- en werfbezoeken, expertises e.a.
• Methodische ondersteuning bij het klassement van papieren en elektronische documenten
• Ondersteuning en opvolging van het uitwisselingsplatform (bijv. Bricsys, Bim 360, ..). respect voor de archiefstructuur en de naam van documenten, toegang en workflow management, ...
• Projectondersteuning bij organisatie van werven (beheer van badges, toegangen, openstellen beveiligde toegangen, extra bewaking, opleidingen, …).
• Opstellen van vergadernota’s, processen verbaal tijdens vergaderingen/ werfvergaderingen en opvolging hiervan
• Het opvolgen en beheren van procedures eigen aan projecten met werken in luchthavengebonden omgeving
• Het onderhouden van de contactlijst per project
• Als contactpersoon fungeren van de collega’s van Risk Management voor invoering en beheren van verzekeringen ( ABR, RC, ...)
• Het organiseren en opvolgen van de autorisatie procedures van, toepassing in de zone waar de werken plaatsvinden (Works coordination, works permits, Blueliner, …)

• Organisatie van de administratieve ondersteuning van het Departement
• GBA rol (Gemachtigd Badge Aanvrager)
• Organisatie en opvolging van de staff meetings, SPM meeting, ....
• De ontwikkeling en het beheren van de ASK AMC website
• Het opvolgen van HR aangelegenheden voor het Departement (intern en consultants), zoals prestatieregistratie, verlofplanning, opleidingen, enz.
• Het organiseren van de monitoring van capaciteitsplanning en opmaak van de rapportering daarover
• Opvragen van alle noodzakelijke data in het kader van projectreporting doorheen het subdepartement, het opmaken van de reporting die doorgestuurd wordt naar management

• Een aantrekkelijk salarispakket met tal van extralegale voordelen
• Mogelijkheid tot het volgen van extra opleidingen
• Inspirerende netwerkevents en legendarische afterwork drinks
• Sterk netwerk van toonaangevende klanten
• Expertise binnen Engineering

Have you got what it takes?

• Je beschikt over een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring
• Je beschikt bij voorkeur over minstens 5 jaar ervaring in een organiserende en/of coördinerende rol
• Je beschikt bij voorkeur over minstens 5 jaar ervaring in een administratief, coördinerende support rol bij projecten
• Naast een grondige kennis van MS Office beschik je over een grondige kennis van specifiek project gerelateerde applicaties
• Je bent een vlotte communicator in het Nederlands, het Frans en het Engels, zowel gesproken als geschreven