EEN ADMINISTRATIEF SECRETARIS – BEDRIJFSGENEESKUNDE EN LOOPBAANBEHEER (m/v/x)

Taken:

Het Departement heeft twee onderling afhankelijke assen:

• loopbaanbeheer;
• payroll.

U werkt voor Loopbaanbeheer, in samenwerking met de afdelingsverantwoordelijke, voor de uitvoering van de volgende taken:

Bedrijfsgeneeskunde

De administratief secretaris is belast met het toezicht op de gezondheid van de werknemers die specifieke functies of activiteiten met een welbepaald risico uitoefenen (blootstelling aan chemische of toxische producten, gebruik van machines enz.):

• de wetgeving met betrekking tot het welzijn en de gezondheid van de werknemers in de onderneming toepassen;
• de nodige afspraken voor het personeel organiseren;
• de naamlijsten van het personeel bijhouden;
• medische dossiers en archieven opstellen, verwerken, opvolgen en bijwerken;
• de organisatie van de analyses van psychosociale lasten op zich nemen;
• de referentiepersoon zijn voor de nodige follow-up en acties in het kader van hoogrisicocontacten, contacttracing enz. in verband met de coronacrisis en samenwerken met het payrollteam van HR;
• het budget en de facturatie opvolgen;
• brieven en e-mails opstellen en verzenden;
• de relatie tussen het Centrum voor Arbeidsgeneeskunde en het OCMW onderhouden.

Functiebeschrijving

De administratief secretaris is belast met het opstellen van de lijst van de functies binnen de Instelling en de beschrijvingsfiches voor elk van deze functies door:

• een specifieke evolutieve computercartografie van de functies op te stellen;
• elke functie te analyseren en daarbij de taak van elke functie en de vereiste competenties te definiëren;
• samen te werken met de verantwoordelijken van de verschillende teams;
• criteria en een woordenlijst op te stellen van de bevoegdheden die eigen zijn aan het Instituut;
• Een unieke database voor verschillende HR-opdrachten te voorzien: rekrutering, opleiding, evaluatie …

Evaluatie van het personeel

De administratief secretaris is belast met het verzekeren van de conforme evaluaties van de werknemers:

• door het invoeren van een evaluatieprocedure;
• door het opstellen van evaluatieformulieren en het behandelen van hun evoluties en validaties;
• door het updaten van personeelslijsten en individuele dossiers;
• door het opstellen en doorsturen van brieven en e-mails.

Bij afwezigheid van de afdelingsverantwoordelijke zal de administratief secretaris instaan voor het dagelijkse en operationele beheer van bepaalde taken.

Vereiste kwaliteiten voor de functie:

Voorwaarden voor deelname aan de aanwerving:

• in het bezit zijn van een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting, dat toegang geeft tot niveau B van de Brusselse lokale openbare besturen;
• beschikken over een eerste relevante ervaring in een gelijkaardige functie is een grote troef.

Persoonsgebonden competenties:

• loyaal, nauwgezet en georganiseerd zijn;
• graag in teamverband werken, collega’s helpen, maar ook autonoom zijn;
• nauwkeurig, georganiseerd en methodisch te werk gaan;
• in staat zijn om een situatie te analyseren, een visie te ontwikkelen en te communiceren rekening houdend met de vooropgestelde termijnen;
• oplossingsgerichte voorstellen kunnen doen.

Technische vaardigheden:

• het Frans zowel mondeling als schriftelijk beheersen om efficiënt te kunnen communiceren en duidelijke boodschappen te kunnen opstellen;
• geschreven Nederlands begrijpen is een grote troef;
• de informaticatools beheersen: Word, Excel, Outlook en bereid zijn om andere software met betrekking tot de instelling te ontdekken.
• kan een agenda en administratieve taken optimaal beheren
• beschikken over kennis van het OCMW en zijn regelgevingskader.

Wij bieden u:

• een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur volgens barema B (voltijds brutomaandloon, anciënniteit niet meegerekend: 2391,88 euro);
• de mogelijkheid tot erkenning en valorisatie van uw anciënniteit in overeenstemming met de functie;
• een tweetaligheidspremie (via examen Selor);
• een eindejaarspremie;
• maaltijdcheques;
• gratis openbaar vervoer;
• een hospitalisatieverzekering;

• 10 % korting bij Ethias voor uw persoonlijk afgesloten verzekeringen;

• een mooi aantal vakantiedagen;
• een aangepast individueel opleidingsplan;
• een aangename werkomgeving in volle ontwikkeling (met respect voor uw work-lifebalans).

Geïnteresseerd?

Uiterste datum van kandidaatstelling: 01/02/2022.

De selectie van de kandidaten zal gebeuren zodra alle sollicitaties zijn ontvangen.

De gekozen kandidaten worden rond 04/02/2022 uitgenodigd voor een mondeling gesprek op 08 of 09/02/2022. Deze planning kan nog wijzigen.