Gestionnaire des réservations catering et assistant administratif transversal - Réf O7 DD1 2025 009 F/H/X

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Gestionnaire des réservations catering et assistant administratif transversal - Réf O7 DD1 2025 009 (F/H/X)

1 poste(s) recherché(s) - Administration générale de la Culture

Date limite de candidature le 05/08/2025 inclus l Référence : O7 DD1 2025 009

Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une Gestionnaire des réservations catering et assistant administratif transversal (F/H/X) pour le Centre culturel Marcel Hicter – La Marlagne - Service Général de l’Education Permanente et de la Jeunesse (SGEPJ) - Administration Générale de la Culture.

Dans Cette Fonction, Vous Serez Principalement Amené(e) à :

• Organiser les réservations catering
• Réceptionner les demandes de réservation et analyser leur recevabilité ainsi que leur faisabilité ;
• Identifier les interlocuteurs et les objectifs de leurs demandes ;
• Fournir aux usagers les renseignements utiles sur base de la connaissance du fonctionnement du Centre et des diverses règlementations ;
• Récolter, contrôler et traiter les informations utiles à la constitution d’un dossier complet ;
• Collaborer avec le service cuisine afin de rencontrer les besoins spécifiques éventuels ;
• Faire remonter les questions et les difficultés rencontrées à la hiérarchie ;
• Encoder le planning des repas dans les « fiches cuisine » ;
• Transmettre les informations nécessaires aux équipes concernées (cuisiniers, auxiliaires de cuisine, etc) ;
• Préparer les plannings catering à usage interne ;
• Confirmer les réservations auprès des usagers ;
• Assurer l’encodage et la mise à jour des informations dans le système informatique ;
• Classer et archiver les dossiers traités et les documents.
• Classer et archiver les dossiers traités et les documents.
• Gérer la facturation liée au service de la cuisine
• Etablir les pré-factures clients via SAP à l’issue des séjours ;
• En collaboration avec le responsable achats et stocks, établir les comptes boissons de la cuisine (vins, jus, …).
• Participer à la bonne gestion du Centre
• Etudier les informations reçues et les communiquer aux bons destinataires ;
• Veillez à l’image véhiculée du Centre et du MFWB auprès des partenaires extérieurs ;
• Participer à différents projets transversaux demandés par la hiérarchie.
• Suppléer la gestionnaire des réservations
• Identifier les interlocuteurs et les objectifs de leurs demandes ;
• Fournir les renseignements utiles sur base de la connaissance du fonctionnement du Centre et des diverses règlementations ;
• Organiser des visites du Centre dans le cadre d’une demande de réservation ;
• Utiliser la plateforme « MAGEREL », et participer à la maintenance évolutive et corrective de l’outil en collaboration avec l’ETNIC ;
• Préparer les plannings hebdomadaires à usage interne ;
• Programmer le chauffage des ateliers et des logements en regard de l’occupation ;
• Programmer le chauffage des ateliers et des logements en regard de l’occupation ;
• Fournir des statistiques d’occupation du Centre ;
• Organiser les check-in/check-out lors des arrivées/départs de groupes ;
• Orienter vers les personnes et/ou services adéquats ;
• Guider vers les différentes salles de réunions et être en mesure d’expliquer l’équipement technique ;
• Fournir les documents/brochures nécessaires ;
• Expliquer le fonctionnement, les consignes, les principes de sécurité ;
• Veiller à la bonne cohabitation entre les différents groupes.
• Suppléer le secrétariat et le service accueil en cas d’absence
• Gérer les appels téléphoniques entrants et les transférer les demandes aux services concernés ;
• Assurer l’accueil des fournisseurs et des usagers ;
• Réaliser les tâches de secrétariat (réception, traitement et envoi des courriers, rédaction de notes de service, classement et archivage, etc) ;
• Assurer la gestion administrative du personnel (tenir à jour un listing du personnel, gérer le pointage et les prestations, etc) ;
• Réaliser le check-out des usagers (remise de clés, vérification des petites dépenses) et faire l’état des lieux des locaux occupés.
  
  

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Rôle du service

Le Centre Culturel Marcel Hicter (CCMH) a pour missions :

• d’accueillir sur son site (locaux/repas/hébergements) des groupes en activité culturelle, de formation, d’information ou d’animation ; de proposer des résidences d’artistes ;
• de développer des projets culturels et artistiques en lien avec les orientations définies par l’Administration générale de la Culture (AGC) et le Service Général de l’Education Permanente et de la Jeunesse (SGEPJ) ;
• de développer des projets culturels et artistiques en lien avec les orientations définies par l’Administration générale de la Culture (AGC) et le Service Général de l’Education Permanente et de la Jeunesse (SGEPJ) ;
• de mettre en œuvre des projets pédagogiques à destination du public scolaire de la Fédération Wallonie-Bruxelles afin d’intégrer le tronc commun du Parcours d’Education Culturel et Artistique (PECA).
  
  

Le Centre est un outil favorisant l’action culturelle et la vie associative en tant que vecteurs de la démocratie culturelle. En tant que Centre Culturel et de rencontres, il doit répondre aux objectifs qui ont conduit à sa création en mettant à la disposition des associations de jeunesse et d’éducation permanente des infrastructures adaptées à leurs activités. En particulier, au fil des années, le Centre Culturel Marcel Hicter s’est également ouvert à d’autres groupements scolaires et universitaires, sociaux ou encore artistiques qui, grâce à son infrastructure multiple, peuvent y organiser des manifestations multiformes (stages, spectacles, colloques, résidences, …).

Profil

Diplôme(s)

Vous êtes en possession d’un Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ou de son équivalence reconnue par le Service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis

> Une expérience professionnelle de minimum 2 ans dans une fonction administrative est requise.

> Une expérience professionnelle de minimum 2 ans en relation clientèle / contact avec le public est requise.

> Une formation en accueil et/ou tourisme est requise.

Atout(s)

> Une expérience professionnelle dans le secteur de la culture constitue un atout.

> Une expérience professionnelle dans le secteur public constitue un atout supplémentaire.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Missions et objectifs du Centre Culturel Marcel Hicter
• Bonnes techniques d’expression écrite
• Bonnes techniques d’expression orale
  
  

Compétences comportementales

• Analyser l’information
• Résoudre des problèmes
• S’adapter
• Agir de manière orientée service
  
  

Votre motivation sera évaluée lors de l’entretien.

Postuler

Votre Dossier De Candidature Doit Comporter :

• un curriculum vitae actualisé et rédigé en français.
• une lettre de motivation.
• une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence.
  
  

A envoyer à https://recrutement.cfwb.be jusqu’au 05/08/2025 inclus.

Cliquez sur le bouton "Postuler"

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.

Les épreuves auront lieu le 26/08/2025(sous réserve de modification).

Pour des questions relatives à la procédure : recrutementAGC@cfwb.be

Pour des questions relatives au contenu de la fonction : amandine.minschaert@cfwb.be

Lieu de travail

Jambes(Namur)

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps plein (38h)

Salaire annuel

• Entre 30.297,47 € brut et 56.319,64 € brut
• Echelle barémique : 200/1
• Niveau d’emploi : Certificat d’enseignement du secondaire supérieur
• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement
  
  

Avantages

• Télétravail possible à 50% (avec accord) et indemnité de télétravail
• Chèques-repas
• Pécule de vacances et allocation fin d’année
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail
• Indemnité vélo
• Assurance hospitalisation de base gratuite
• 27 jours minimum de congé par an
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...
  
  

Calculer le salaire

Conditions de recevabilité

Votre Dossier De Candidature Doit Comporter :

• un CV actualisé et rédigé en français
• une lettre de motivation
• une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence
• tout autre document demandé dans l’offre d’emploi (par exemple : la copie du permis de conduire)
  
  

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.

Diversité et égalité

Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ?

Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Faites en mention dans votre acte de candidature en précisant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Une question ? inclusion.handicap@cfwb.be

Cas particuliers

• Diplôme
  
  

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française est requise. Pour l’obtenir : inscrivez-vous sur travaillerpour.be.

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise. Pour l’obtenir : introduisez une demande auprès de la Direction de la reconnaissance des diplômes étrangers (http://www.equivalences.cfwb.be/)

• Nationalité
  
  

Si vous êtes ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse), vous pouvez participer à la procédure de sélection sans démarches particulière.

Si vous êtes ressortissant hors Espace économique européen, vous pouvez participer à la procédure de sélection mais vous devez disposer d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.