Executive Assistant

Job content

Vous possédez une formation - Bachelor d’Assistant de Direction (h/f) ?

Vous avez une première expérience réussie d’Assistant de Manager - de membres de la Direction au sein d’une entreprise ?

Organisation, autonomie, initiatives, coordination font partie de votre ADN ?

Vous êtes l’Executive Assistant que TAKEDA Lessines recherche pour assister au quotidien les IT Director Lead et Supply Chain Director !

Votre objectif ?

En tant que Executive Assistant, vous donnez du support aux Managers / Director de 2 départements, IT et Supply Chain dans leurs tâches administratives quotidiennes. En plus de ces tâches, vous soutenez les deux équipes dans les diverses initiatives où la communication et les relations de travail efficaces sont essentielles.

Vos tâches quotidiennes en tant que Executive Assistant ?

• Organiser les agendas des managers IT et Supply Chain (maintenir à jour le calendrier et planifier les réunions)
• Créer/préparer les présentations, les mailings, les courriers de correspondance
• Coordonner l’organisation des voyages nationaux et internationaux.
• Traiter les demandes de commandes d’achat, de facilities des départements
• Gérer l’organisation informatique des communications IT sur site (update des tutoriels, mises à jour des FAQ, mises à jour de l’intranet, etc.)
• Préparer et coordonner les réunions, y participer pour la prise de notes et la rédaction des rapports. Suivre les points et plans d’actions.
• Fournir un soutien administratif aux équipes Supply Chain et IT
• Gérer les Reporting hebdomadaires et mensuels des activités des départements
• Coordonner les mouvements de personnels, notamment l’onboarding et les transferts de fonctions (demandes de bureaux, demandes de PC, commandes de téléphones portables, ....).
• Coordonner les visites de sites (transport, agenda, présentation, restauration).
• Participer activement aux projets des secrétaires de site et interagir régulièrement avec les managers et membres du comité de direction de Lessines et les intervenants externes et internationaux de Takeda.
• Participer à l’organisation d’événements sociaux (ex. St Nicolas, ...)

Votre profil

• Bachelier en Secrétariat de Direction ou expérience probante équivalente
• 2 ans d’expérience dans une fonction de Management Assistant
• Maitrise de la suite Office et de SharePoint
• Bonne maitrise de l’anglais oral et écrit
• Proactivité et de l’efficacité dans la gestion de toutes les activités.
• Très bonnes capacités communicationnelles er rédactionnelles
• Organisation, autonomie, créativité, initiative et flexibilité
• Confidentialité et discrétion

Offre

Pour cette fonction de Executive Assistant, nous vous offrons une mission de minimum un an avec possibilité de prolongation et d’intégration au sein de l’une des plus importantes sociétés biopharmaceutiques - TAKEDA située à LESSINES

Voici un aperçu des avantages de travailler au sein de la société Takeda :

• Un salaire attractif,
• Des chèques-repas de 8EUR/jour,
• Intervention dans les frais de déplacement aller ET retour,

La possibilité d’intégrer sous contrat une entreprise biopharmaceutique leader mondiale.

En plus de vous offrir un salaire très compétitif assorti d’avantages extra légaux, TAKEDA donne à ses collaborateurs l’opportunité et la chance de travailler dans des équipes avec une grande diversité.

Rejoindre TAKEDA c’est intégrer une équipe auprès de laquelle vous pouvez vraiment apprendre !

INTERESSE(E) ?

• N’hésitez pas à postuler rapidement ou à me contacter par email : sophie.flament@startpeople.be