Administratief Directeur

• Je bent eindverantwoordelijke voor de facultaire administratie. Je coacht en motiveert de medewerkers en stimuleert de onderlinge samenwerking en informatiedoorstroming tussen de medewerkers. Je zorgt voor een efficiënte arbeidsorganisatie en garandeert de continuïteit van de facultaire werking. Je bevordert hierbij een aangename werksfeer en geeft ruimte voor individuele ontplooiing. Je maakt deel uit van de stuurgroep van het verandertraject dat de facultaire administratie in 2022 zal doorlopen en waarbij deze grondig gereorganiseerd zal worden.
• Je bent verantwoordelijk voor de personeelsplanning binnen de voorziene middelen van de faculteit in overleg met de decaan, vice-decaan en het faculteitsbestuur. Je organiseert een tijdige en vlotte administratieve afhandeling van de contracten.
• Je maakt tijdig de facultaire begroting op in samenspraak met de decaan, vice-decaan en het faculteitsbestuur. Je volgt nauwgezet de implementatie van de begroting en de financiële stromen op. Je zoekt actief naar optimalisatiemogelijkheden en analyseert hun potentiële impact.
• In nauwe samenwerking met de decaan en de vice-decaan sta je in voor de voorbereiding, opvolging en implementatie van de besluitvorming van de facultaire bestuursorganen. Je neemt deel aan het Faculteitsbestuur en de Faculteitsraad. Tevens neem je, in overleg met de decaan, deel aan andere vergaderingen en organen waarin het facultaire beleid mee bepaald wordt. Je neemt efficiënt je rol op en zorgt dat relevante informatie terugstroomt ten behoeve van de facultaire werking.
  
• Je staat in voor het afstemmen van de interne processen op de steeds wijzigende interne en externe regelgeving.
• Samen met de verantwoordelijke campusdienstverlening, de decaan, de vice-decaan en het faculteitsbestuur ben je het aanspreekpunt voor het logistiek en technisch management van de campus.
  
• Je bent verantwoordelijk voor de antennewerking inzake Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) op de campus.

• Je bent een uitgesproken people manager.
• Je hebt inzicht in financiën, begroting en personeelsplanning en je hebt analytische capaciteiten.
• Je bent in het bezit van een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring, en je hebt ruime relevante werkervaring.
• Je beschikt over aantoonbare, sterk ontwikkelde leidinggevende en organisatorische capaciteiten.Je hebt oog voor de ontwikkeling van mensen en teams en je kan medewerkers motiveren.
• Je hebt uitgebreide ervaring in een beleidsondersteunende functie.
• Je werkt efficiënt, planmatig en resultaatgericht.
• Je hebt zin voor initiatief en je bent stressbestendig.
• Je bezit uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en zowel in het Nederlands als het Engels.
• Je bezit goede kennis van ICT-toepassingen inzake administratie, gegevensbeheer en gegevensverwerking.
• Je kennis van de administratieve processen binnen KU Leuven; kennis van SAP en/of ervaring in het universitair onderwijslandschap strekken tot aanbeveling.

Wij bieden je een voltijdse functie, voor bepaalde duur (7 maanden), in een dynamische werkomgeving met veel verantwoordelijkheden.

Aan deze functie is een graad 8 of graad 9 gekoppeld afhankelijk van je expertise en ervaring. Graad 10 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.