Administratief medewerker

le contenu du travail

Functieomschrijving

jouw verantwoordelijkheden

Als onthaal- en administratief medewerker ben je een belangrijke schakel in een enthousiast team. Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden met betrekking tot het correct en efficiënt vastleggen, verwerken en opvolgen van orders. Je bent eveneens het centrale aanspreekpunt binnen onze onderneming.

• Je takenpakket biedt elke dag veel variatie
• Beheer van de algemene mailbox en briefpost, receptie,…
• Allerhande administratie met betrekking tot gebouw (boeken van zalen voor meetings, lunch voorzien), opleidingen, sollicitanten, plaatsen bestellingen,…
• Daarnaast zal je ook instaan voor de facturatie en orderverwerking van enkele van onze dochterondernemingen.
• Administratieve voorbereiding van de inkomende facturen voor onze boekhouding.
• Je verwerkt orders.
• Je maakt de facturen op en verstrekt diverse informatie.
• Je onderhoudt dagelijks contact (via telefoon, e-mail) met onze bedrijven voor alle administratieve vragen.
• Je staat in voor het optimaliseren van bestaande administratieve processen en werkt mee aan verbetertrajecten.

Profiel
Jouw profiel

• Je kan heel vlot werken met MS Office: Word, Excel, Outlook.
• Je werkt heel nauwkeurig, je bent loyaal en heel discreet.
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je hebt een zorgend karakter en werkt graag ondersteunend en servicegericht naar klanten en collega’s toe.
• Je bent flexibel in je takenpakket en enthousiast in alles wat je doet.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands, Engels en je kan je aardig behelpen in het Frans.
• Je bent stressbestendig.
• Wij zoeken iemand die enorm gemotiveerd is om er samen met ons iets van te maken!

Jobgerelateerde competenties

• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
• Bestellingen plaatsen
• Telefonische oproepen aannemen
• Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
• Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Administratieve dossiers samenstellen
• Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Persoonsgebonden competenties

• Resultaatgerichtheid
• Zelfstandig werken
• Plannen (= ordenen)
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Leervermogen hebben
• Regels en afspraken nakomen
• Omgaan met stress
• Contactvaardig zijn
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Samenwerken als hecht team
• Klantgerichtheid

Aanbod
Ons aanbod

• Werken in een groeiende omgeving in een superfijn team met tal van mooie uitdagingen.
• Een competitief salaris aangevuld met een interessant pakket aan extralegale voordelen.
• Veel verantwoordelijkheden en stimulans tot persoonlijke groei.
• Flexibiliteit in verlofplanning, werkuren en thuiswerk.
• Een uitdagende, gevarieerde functie.
• Een weinig hiërarchische, no-nonsense overlegcultuur waarbij zelfstandigheid, teamspirit en korte communicatielijnen centraal staan.
• De leuke drink in de zomer, die teambuilding, padellen over de middag, ja hoor – wij doen het ook.

Dienstverband: Onbepaalde duur

Werkschema:

• Flexibel werkrooster
• ma-vr

Ervaring:

• Onthaal: 1 jaar (Aanbevolen)

Taal:

• Nederlands (Vereist)

Thuiswerken:

• Ja