Departementaal beheerder

De departementaal beheerder ondersteunt de departementsvoorzitter en het departementsbestuur bij het management van het departement en bij het uitwerken en implementeren van een visie en strategie op het vlak van financieel, administratief, personeels- en communicatiebeleid. Hij/zij is verantwoordelijk voor het beheer van de ondersteunende processen en departementale middelen en vervult een coördinerende rol ten aanzien van het team van ATP secretariaatsmedewerkers in de afdelingen. De beheerder heeft daarnaast een beleidsvoorbereidende en –adviserende taak naar het bestuur van het departement. Hij/zij is lid en secretaris van het departementsbestuur, en vertegenwoordigt het departement op in aantal overlegorganen van KU Leuven, binnen de Groep W&T en binnen de faculteit.

Deze functie is deeltijds (50%).

• Je bent verantwoordelijk voor de administratie van het Departement. Je doet voorstellen voor de verbetering van ondersteunende processen vanuit de dagelijkse werking.
• Je bent coördinator van de financiële antennes binnen het Departement. Je bent voor alle HR- en financiële processen het eerste aanspreekpunt voor de groepsdiensten, de centrale diensten, dienst onderzoekscoördinatie en dienst KU Leuven Research & Development, en je verzorgt de informatiedoorstroming naar de hoofden en administratieve medewerkers van de afdelingen.
• Je coördineert het personeelsbeheer en het personeelsbeleid.
• Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen en implementeren van de interne allocatie van rekeneenheden en werkingsmiddelen, het beheer en de opvolging van de geldstromen en het voorbereiden en tussentijds bewaken van de jaarlijkse begroting.
• Je vervult een beleidsondersteunende rol t.a.v. de departementsvoorzitter en het departementsbestuur. Je doet voorstellen naar het departementsbestuur toe met betrekking tot het toekomstige beleid van het departement op het vlak van personeel, financiën, interne werking, public relations en communicatie. Je verzamelt en verwerkt gegevens met het oog op beleidsvoering en -rapportering, o.a. voor de opmaak van het departementaal beleidsplan.
• Je ondersteunt de departementsvoorzitter in de coördinatie van haar/zijn taken binnen de KU Leuven.
• Je bent lid van de departementsraad en van het departementsbestuur. Je bereidt de vergaderingen van deze organen voor, staat in voor de verslaggeving en zorgt voor de uitvoering, verwerking en opvolging van de beslissingen (opstellen van operationele nota’s, opvolgen van dossiers, agendabeheer, adviesverstrekking met betrekking tot de administratieve aspecten van de departementale dossiers).
• Je vervult een belangrijke liaisonfunctie met de Groep Wetenschap en Technologie en met de Faculteiten Bio-ingenieurswetenschappen en Industriële Ingenieurswetenschappen. Je levert een actieve bijdrage in het overleg met de andere departementaal beheerders van de groep. Je bent aanspreekpunt en initiator voor de verdere vormgeving en implementatie van een aantal groepsinitiatieven op departementaal niveau.
• Je staat in voor de interne en externe communicatie van het departement.