Medewerker Onderwijs- en studentenadministratie, campus Brussel

We steunen graag op jou voor het opvolgen van de administratieve processen voor zowel Belgische als internationale studenten. Je staat in voor de (her)inschrijving van studenten, de controle en goedkeuring van de studieprogramma’s, de verwerking van de examenresultaten en de voorbereiding van deliberaties en proclamaties, het opvolgen van de studentendossiers en de ondersteuning van de ombudsprocessen.

Wat dat precies betekent? Het gaat om een heel gevarieerd takenpakket:

• Je zet je in om de studieloopbaan van alle studenten van inschrijving tot diploma administratief te verwerken. Het gaat zowel om de elektronische verwerking van studentengegevens, het volledige beheer van de studentendossiers en om het verstrekken van diverse soorten attesten.
• Je houdt van een correcte en precieze verwerking van de evaluatieresultaten en bereidt de deliberaties en proclamatie voor. Je ondersteunt de commissie vanuit je sterk administratieve bril en leunt hierbij op je gedegen kennis van het Onderwijs- en Examenreglement.
• Je zorgt voor de controle en goedkeuring van de individuele studieprogramma’s van de studenten en voor het behandelen van hun vrijstellingsaanvragen.
• Je bent binnen de dienst een vlot aanspreekpunt voor de (internationale) studenten en behandelt met plezier hun vragen met betrekking tot hun studentendossier, studieprogramma of examenresultaten.
• Je houdt van cijfers en werkt gericht mee aan het aanleveren van data relevant voor de faculteiten.
• Je maakt graag verslag op een kwaliteitsvolle manier, bijvoorbeeld van het teamoverleg.
• Je ondersteunt de ombudsen administratief bij de organisatie van de examenfaciliteiten.
• Je volgt waar nodig specifieke vorming aan de universiteit: sommige opleidingen dien je immers verplicht te volgen in het kader van je administratieve taken. Daarnaast vertegenwoordig je de dienst in gerichte werkgroepen van de universiteit.
• Je staat bij het uitvoeren van je taken niet alleen. Je maakt deel uit van een groter team en werkt nauw samen met studieloopbaanbegeleiders, ombudsen, docenten, collega’s van andere campussen en/of centrale diensten.
• Je bent ook back-up voor bepaalde taken van collega’s. Ruimer kan je een rol opnemen binnen een of meerdere projectgroepen.
• De hoofdwerkplek is Brussel, maar je bent bereid om op sporadische momenten ook op andere campussen van KU Leuven aanwezig te zijn.