Office Manager

le contenu du travail

Description de l’entrepriseDescription du posteCDI | ⌛ Mi-temps (Possibilité Temps plein) | ️ Mont-Saint-Guibert (Louvain-La-Neuve)Pour toi, assurer le rôle d’Office Manager est un vrai plaisir et tu es organisé.e, méthodique avec un vrai sens du détail ?Chez Spit’up, nous libérons les entreprises de leur gestion téléphonique, administrative et salariale.Vient rejoindre notre équipe pour mettre tes compétences à contribution d’une startup biotech belge, un de nos clients actif dans la recherche scientifique.Votre mission en tant qu’Office ManagerVous assurez le support aux activités de l’entreprise (Administratif, logistique et RH) afin que la gestion quotidienne s’opèrent parfaitement.Vous prenez votre place dans une entreprise où ce rôle est à construire.‍ Concrètement, vous serez responsable :

• De la facturation et des paiements :
• Vérifier et encoder les factures achats
• Encoder les paiements des fournisseurs dans le logiciel de comptabilité et/ou l’application bancaire
• Assurer le suivi des rappels de paiement
• Des contrat et documents :
• Vérification, validation et suivi des documents clients et sous-traitants
• Classement et archives
• Des achats : Commander et effectuer le suivi des fournitures
• De la gestion administrative RH et Payroll
• Encoder les prestations de travail dans le logiciel RH
• Gérer le payroll de l’entreprise en partenariat avec le secrétariat social
• De l’assistance à l’équipe de direction
• Gestion des agendas et réunions
• Conseil dans l’optimisation de la gestion (réunion, logistique, facilités, etc.)
• Organisation évènements, etc.

Qualifications☝ VOUS VOUS RECONNAISSEZ ?‍ Votre expérience

• Vous possédez une expérience confirmée dans ce type de rôle (Office management, assistant.e de direction, etc.)
• Vous êtes parfaitement bilingue français/anglais tant à l’écrit qu’à l’oral
• Vous avez de l’expérience dans la gestion du Payroll pour les PME
• Vous êtes à l’aise avec la suite Office (Word et Excel)

‍ Votre manière de travailler

• Vous êtes multitâches et travailler de manière rapide et efficace
• Vous avez du sang froid et gérer votre stress de manière constructive
• Vous êtes flexible et savez vous adaptez aux circonstances changeantes
• Vous organisez vos tâches et vos priorités en toute autonomie
• To do list et documents partagés : vous savez travailler en équipe

Votre sens du contact

• Vous êtes à l’écoute et communiquez facilement avec vos interlocuteurs
• Vous avez une réel sens du service, vous aimez aider et améliorer les choses
• Vous êtes dynamique et souriant.e
• Vous avez une facilité de communication et un excellent relationnel : vous vous adressez aux clients avec diplomatie et assertivité.

Informations supplémentairesQuel environnement rejoignez-vous ?Spit’Up est une société de service aux entreprises, active dans la mise à disposition de solutions de télésecrétariat, et de support administratif et payroll basée dans la région de Charleroi.Un rôle très varié alliant responsabilités et autonomie vient de s’ouvrir chez un de nos clients belge, Start-up biotech active dans la recherche scientifiqueCe client est situé à Mont-Saint-Guibert et est très facilement accessible. L’entreprise se compose aujourd’hui de 5 collaborateurs.Un contrat à durée indéterminée s’ouvre donc au sein de Spit’Up à partir duquel vous serez détaché.e chez notre client à raison d’un mi-temps.Vous vous reconnaissez dans cette offre? Vous avez soif d’un nouveau challenge? Votre but est d’intégrer une équipe où des valeurs telles que la coopération, l’innovation et la qualité jouent un rôle de tout premier plan?Nous vous invitons à envoyer votre candidature sur SmartrecruitersPetits conseils pour aller vite :

• N’utilisez pas "Postulez facilement"
• Complétez uniquement la partie "Informations personnelles"
• Téléchargez votre CV dans la partie "CV"
• Cliquez sur "Suivant" et laissez nous un petit mot pour complétez votre candidature

Vincent SANCINITO, Responsable Spit’Up