Verantwoordelijke Onthaal/Verzending/Aanplakking

Een entiteit beheren waarvoor men de verantwoordelijkheid draagt en/of een team werknemers leiden. Objectieven stellen en toezien op hun realisatie. De medewerkers evalueren, toezien op hun ontwikkeling en hun welzijn. Een dagelijkse coaching voorzien.

De Verantwoordelijke Onthaal/Verzending/Aanplakking beheert de dagelijkse organisatie van zijn cel of van zijn team en coördineert hij de activiteiten van de medewerkers die er deel van uitmaken. Hij staat garant voor het instellen van een kwaliteitsservice t.o.v. de zowel interne als externe gebruikers en is verantwoordelijk voor de resultaten die zijn dienst behaalt. De verantwoordelijk bevordert eveneens de ontwikkeling van zijn medewerkers op verschillende wijzen en hij houdt hierbij rekening met het menselijke aspect op het werk.

Het onthaal van het gemeente coördineren op organisatorisch en operationeel vlak

• Het onthaal op het Gemeentehuis en de Theodor 108 coördineren en het onthaal tijdens bijzondere omstandigheden (zittingen van de gemeenteraad…) organiseren
• Actief deelnemen aan de dagelijkse operationele taken van de afdeling (receptie, telefoonontvangst, postbeheer,...)
• Zorgen voor de efficiëntie van de telefoonontvangst
• De toekomstige veranderingen van het onthaal ondersteunen met aansluiting op de behoeften van de gemeente maar ook van de digitalisering
• De gemeentelijke aanplakking (intern of extern) en de electorale aanplakking coördineren
• De organisatie van de Tax On Web-permanenties coördineren
• Het werk plannen en verdelen in functie van de personeelsbestanden
• Vergaderingen leiden en bijwonen, problemen bespreken en aanpassingen voorstellen
• Praktische problemen oplossen
• De procedures en het aanbod van de diensten aanpassen aan de evolutie van de verwachtingen van het interne of het externe publiek
• Budgettaire voorspellingen opstellen en het beheer van het budget van de eenheid verzekeren

Instaan voor het buurtmanagement van de medewerkers door hen professionele ontwikkeling te garanderen en door te letten op het menselijke aspect van het team.

• Zijn medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse taken en zin geven aan het werk
• Gecontextualiseerde functiebeschrijvingen opstellen
• Individuele en/of collectieve doelstellingen bepalen en zijn medewerkers evalueren
• De noden aan ontwikkeling van zijn medewerkers inschatten
• De resultaten superviseren en feedback geven aan de medewerkers i.v.m. hun werk
• Moeilijke situaties op menselijk vlak beheren
• Het welzijn op het werk en de ontwikkeling van zijn medewerkers bevorderen
• Bouwen aan de cohesie, mensen doen samenwerken
• Compromissen vinden tussen de verwachtingen van de verschillende belanghebbende partijen (klanten, hiërarchie, administratieve en/of politieke mandatarissen, medewerkers)

Instaan voor de veiligheid en het welzijn van de werknemers, inzake zowel preventie als risicobeheer

• De door de werkgever vastgelegde politiek van het welzijn op het werk uitvoeren
• Voorstellen en adviezen formuleren om het welzijn op het werk te verbeteren
• Risicoanalyses uitvoeren van de arbeidsuitrusting en de arbeidsposten onder hun verantwoordelijkheid in samenwerking met de IDPB
• De arbeidsuitrusting bestuderen om er eventuele afwijkingen in te vinden
• De arbeidsongevallen bestuderen
• Vaststellingen doen die kunnen bijdragen tot het verbeteren van het dynamische risicobeheersysteem

Een of meerdere dossier(s)/project(en)/activiteit(en) beheren op operationele wijze wanneer een bijzondere expertise is vereist of wanneer de missies van de dienst ten uitvoer moeten worden gebracht.

• Deelnemen aan de operationele taken van de dienst (onthaal, beheer van de post…)

• Zorgen voor het beheer van de inkomende/uitgaande post en het verkeer van de interne post (tussen de diensten/de infrastructuren)

• Zorgen voor een goed beheer van de centrale mailbox en van het telefonisch antwoordapparaat van de administratie
• Toezien op het onderhoud van de verschillende toestellen die op de dienst gebruikt worden
• De rapporten, bestemd voor de hiërarchie en/of voor de overheid opstellen/of valideren

• Gevraagde diploma: Hoger Secundair Onderwijs

Kandidaten met een buitenlands diploma mogen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat ze
voor hun diploma een gelijkwaardigheiderkenning van de Vlaamse of de Franse gemeenschap hebben ontvangen

• Over het Selor taalbrevet - schriftelijk (artikel 8) en mondeling (artikel 9 of 10) – Beschikken, of bereid zijn om erin te slagen

Kennis

• Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en het Frans

Know-how

• De volgende informaticaprogramma’s machtig zijn: Word; Excel; Outlook (e-mails, agenda, taken); Power Point; Internet
• Talenkennis: Frans-Nederlands- Engels (troef)
• Redactionele vaardigheden: Goede redactionele vaardigheden / Uitstekende communicatieve vaardigheden

Soft skills

Competenties en bekwaamheden hebben die hernomen worden in volgende lijst : Communiceren, Resultaagericht werken, Analyseren, Een Team leiden, Begeleinden/Coachen, Blijk geven van pragmatisme, Oplossingsgericht werken, Blijk geven van een gestructureerde geest.

• Voltijds contract van onbepaalde duur
• Uurrooster : glijdende uurrooster (begin tussen 07u en 09u, middagpauze van een halfuur tussen 11u30 en 14u, vertrek tussen 15u30 en 19u00)
• Bruto schaalwedde aangepast aan de huidige index van niveau C H.S.O. zonder anciënniteit : Niveau C (H.S.O.) : 1.940,53€ ;
• Valorisatie van de anciënniteit op basis van de tewerkstellingsattesten van voormalige werkgevers voor voorgaande functiegerelateerde betrekkingen
• Maaltijdcheques
• Taalpremie in geval van het behalen van het Selor taalbrevet (schriftelijke en mondelinge proeven)
• Terugbetaling (100%) van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (nmbs, mivb, tec, de lijn)
  NB: De vervoerkosten met de auto (benzine, parkeren) worden NIET ten laste genomen, en de gemeente biedt geen faciliteiten op dit vlak.
• 26 reglementaire dagen verlof
• Inhalen van overuren in de vorm van verloven
• Mogelijkheid om opleidingen te volgen
• Eindejaarspremie

1) Preselectie (op basis van de toelatingsvoorwaarden en op basis van de CV en/of van een vragenlijst)

2) Selectieproeven (Mondelinge proef over de gedragscompetenties (soft skills) en de motivatie, en eventueel over de resultaten van de geïnformatiseerde testen + Eventuele schriftelijke of praktische proef (kennis en know-how) + Eventuele geïnformatiseerde test - persoonlijkheid, leerproces, emotionele intelligentie).

De gemeente Jette bevordert de diversiteit en de inclusie te midden van zijn personeel. Menselijke kwaliteiten zijn bepalend, ongeacht de leeftijd, de afkomst, de handicap, het geslacht, of de seksuele geaardheid van de persoon. Het gemeentebestuur van Jette voert in het bijzonder een aanwervingsbeleid voor mensen met handicap. Als u een handicap hebt, raden wij u aan om dit in uw kandidatuur te vermelden. Alle administratieve kantoren van de gemeente van Jette zijn toegankelijk voor personen met beperkte mobiliteit.

Nederlands-Frans (Selor artikel 8 en 10)