Gestionnaire de dossiers - Service Logements

Job content

(FR)

Fonction

MISSION

En tant gestionnaire de dossiers, je suis en charge des dossiers particuliers liés à mon domaine d’expertise, c’est-à-dire le maintien des biens en bon état par mon expertise et réalise des projets de rénovation / rafraichissements, d’aménagement ou de petite construction notamment dans les logements communaux en tenant compte des contraintes administratives, techniques et budgétaires. Je fais appel aux personnes ressources de mon réseau interne et/ou externe et travaille en synergie avec elles. Je contribue au bon fonctionnement du service

TACHES & ACTIVITÉS

La liste des responsabilités et des tâches qui suit est exemplative et non limitative . Elle a pour objet de décrire les principales activités du titulaire de la fonction . Celui-ci pourra être chargé par son supérieur direct d’assurer son backup en cas d’absence.

Fonctions

Activités contextualisées

• Analyser les besoins, demandes, données
• Encoder et enregistrer des données
• Constituer, créer, mettre à jour les dossiers
• Assurer le suivi des dossiers dans le respect des délais
• Développer son réseau interne et/ou externe
• Faire des propositions d’amélioration des procédures
• Faire des propositions d’amélioration du classement
• Informer, conseiller et émettre des avis dans le domaine linguistique
• Rapporter à la hiérarchie sur l’état d’avancement des dossiers et des projets
• Apporter une aide au bon fonctionnement du service
• Rechercher les informations

Gestion de dossiers :

• En cas d’incident ou d’accident, effectuer la levée du doute : visite sur place , constat, mesures conservatoires (après rendez-vous avec les locataires)
• Réalisation de travaux de maintenance et de réparation et du suivi des chantiers jusqu’à réception définitive après proposition au responsable
• Établissements de métré, cahier des charges techniques de travaux ou services et plans éventuels en vue des réparations, transformations et maintenance des biens ( +contrats d’entretien).
• Établir et assurer le suivi des contrats d’entretien pour les techniques spéciales dans les immeubles (incendie, ventilation, chaudière, nettoyage, curage, …)
• Rechercher les subsides et les demander le plus souvent possible
• Assurer le suivi de chantier jusqu’à la réception provisoire et définitive
• Constituer des dossiers relatifs aux demandes de permis d’urbanisme
• Constituer, créer et suivre les dossiers relatifs , entre autres, à l’obtention des contrôles techniques

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative liée aux dossiers traités
• Contrôler les dossiers, les délais, les dépenses (ex: marchés publics, budget, maintenance).
• Gestion de la correspondance entrante et sortante
• Rédiger des rapports, PV de réunion de chantier ou autres réunions
• Rédiger des courriers
• Transmettre l’information (ascendante, descendante)
• Transmettre le courrier
• Prendre connaissance de l’encodage dans le logiciel de gestion des biens (Immoassist)

Profil

DIPLÔME : Être en possession d’un Bachelier en construction ou dessin d’architecture.

Expérience en gestion immobilière et particulièrement son entretien

COMPÉTENCES

• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Analyser
• Communiquer
• Coopérer
• Créer, développer et utiliser son réseau
• S’adapter
• Structurer son travail
• Travailler orienté résultats
• Connaissances bureautiques (Excel, Word, Access, Outlook, Powerpoint, Internet)
• Connaissance approfondie de la matière traitée
• Connaissance des règles en matière de baux locatifs, de copropriété, de répartition des charges
• Techniques de dessin
• Connaissance approfondie des techniques de construction
• Connaissance des matériaux
• Connaissance des techniques spéciales
• Technique de gestion immobilière
• Technique d’élaboration de métré
• Code du logement
• Législation spécifique aux logements communaux
• Législation et réglementation relatives aux marchés public
• S’exprimer avec clarté
• Règles d’orthographe et de grammaire
• Techniques de rédaction

Langue

Français/Néerlandais

Offre

ENTREE EN SERVICE : à partir du 01.05.2024 – Contrat à durée indéterminée 36h/semaine.

AVANTAGES : Chèques-repas de 8,00 €/jour de prestation, abonnement STIB, assurance hospitalisation, prime vélo, prime piéton, parking d’entreprise, équilibre vie privée/vie professionnelle, possibilité de télétravail 2 jours/semaine maximum, 36 jours de congé annuel au pro rata de l’horaire, assurance pension complémentaire à charge de l’employeur pour le personnel contractuel, réductions sur Tour-opérateurs.

GSM de fonction avec split billing.

(NL)

Functie

OPDRACHT

Als dossierbeheerder ben ik verantwoordelijk voor de specifieke dossiers die verband houden met mijn vakgebied, dat wil zeggen het in goede staat houden van de eigendommen door mijn expertise. Ik zorg voor de uitvoering van renovatie-, opfrissings- en inrichtingsprojecten of van kleine bouwprojecten met name in de gemeentelijke woningen, rekening houdend met de administratieve, technische en budgettaire verplichtingen. Ik doe een beroep op de specialisten van mijn intern en/of extern netwerk en werk er nauw mee samen. Ik draag bij aan de goede werking van de dienst.

TAKEN & ACTIVITEITEN

Onderstaande lijst met verantwoordelijkheden en taken fungeert als voorbeeld en is niet beperkend. Zij heeft als doel de kernactiviteiten van de functiehouder te beschrijven. De direct leidinggevende kan de functiehouder vragen om zijn back-up te zijn wanneer hijzelf afwezig is.

Functies

Werkzaamheden in hun context

• De behoeften, aanvragen en gegevens analyseren
• Gegevens invoeren en registreren
• De dossiers samenstellen, opstellen en bijwerken
• Zorgen voor de opvolging van de dossiers met inachtneming van de termijnen
• Een intern en/of extern netwerk uitbouwen
• Voorstellen doen om de procedures te verbeteren
• Voorstellen doen om het klassement te verbeteren
• Informeren, raad geven en adviezen uitbrengen op taalkundig vlak
• Rapporteren aan de hiërarchie over de vorderingsstaat van de dossiers en de projecten
• Ondersteuning bieden aan de goede werking van de dienst
• Informatie opzoeken

Dossierbeheer:

• Bij incidenten of ongevallen de controle uitvoeren om elke twijfel weg te nemen: bezoek ter plaatse, vaststelling, bewarende maatregelen (na afspraak met de huurders)
• Uitvoering van de onderhouds- en herstellingswerken en opvolging van de werken tot de definitieve oplevering na voorstel aan de verantwoordelijke
• Opstelling van de meetstaat, het technische bestek van de werken of diensten en eventuele plannen voor de herstellingen, verbouwingen en het onderhoud van de eigendommen (+ onderhoudscontracten)
• Zorgen voor de opvolging van de onderhoudscontracten voor de speciale technieken in de gebouwen (brand, ventilatie, verwarmingsketel, schoonmaak, reiniging enz.)
• Op zoek gaan naar subsidies en die zo vaak mogelijk aanvragen
• Zorgen voor de opvolging van de werken tot de voorlopige en de definitieve oplevering
• De dossiers voor de aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning samenstellen
• De dossiers met betrekking tot, onder andere, het verkrijgen van de technische keuringen samenstellen, opstellen en opvolgen

Administratief beheer

• Zorgen voor het administratieve beheer dat verband houdt met de behandelde dossiers
• De dossiers, termijnen, uitgaven controleren (bijv. overheidsopdrachten, begroting, onderhoud)
• Beheer van de inkomende en uitgaande post
• Verslagen, notulen van werfvergaderingen of andere vergaderingen opstellen
• Brieven schrijven
• Informatie doorgeven (opwaarts, neerwaarts)
• Post doorgeven
• Kennisnemen van de codes in de software voor het beheer van de eigendommen (Immoassist)

Profiel

DIPLOMA: In het bezit zijn van een Bachelor diploma in bouwkunde en bouwkundig tekenen.

Ervaring in het beheren van vastgoed en in het bijzonder het onderhoud ervan

COMPETENTIES

• Professioneel en integer handelen
• Analyseren
• Communiceren
• Samenwerken
• Een eigen netwerk creëren, uitbouwen en gebruiken
• Zich aanpassen
• Eigen werk structureren
• Resultaatgericht werken
• Bureautica kennis (Excel, Word, Access, Outlook, Powerpoint, Internet)
• Grondige kennis van de behandelde materie
• Kennis van de regels voor huurcontracten, mede-eigendom, verdeling van lasten, enz.
• Tekentechnieken
• Grondige kennis van bouwtechnieken
• Kennis van materialen
• Kennis van speciale technieken
• Technieken voor vastgoedbeheer
• Techniek voor het opstellen van een meetstaat
• Huisvestingscode
• Wetgeving die specifiek betrekking heeft op gemeentelijke woningen
• Wetgeving en regelgeving inzake overheidsopdrachten
• Zich duidelijk kunnen uitdrukken
• Spellings- en grammaticaregels
• Schrijfvaardigheid

Taal

Nederlands / Frans

Aanbod

INDIENSTTREDING: Vanaf 01.05.2024 – Contract van onbepaalde duur 36u/week.

VOORDELEN: Maaltijdcheques van 8,00€/werkdag, MIVB abonnement, hospitalisatieverzekering, fiets premie, voetgangerspremie, bedrijfsparking, evenwicht privéleven/professioneel leven, mogelijkheid om 2 dagen/week maximum te telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen naar rato van het uurrooster, aanvullende pensioenverzekering ten laste van de werkgever voor het contractueel personeel, kortingen op Touroperators

Functie GSM met split billing