Hoofd administratie

PROVINCIE ZOEKT, KORTGEZEGD, HOOFD ADMINISTRATIE (hij/zij/hen)

De vacature in het kort:

We zoeken voor het Provinciaal Vormingscentrum in Malle, een hoofd administratie.

Mag het iets langer?

Dat kan! In onze moderne groepsaccommodatie in het hart van de Kempen kun je terecht voor de organisatie van de meest diverse vormingsinitiatieven: bezinning, een cursus, een vergadering, een congres, sprookjes- of bosklassen of een muziekstage? Je vindt beslist je gading in ons verblijfcentrum. Logeren in de Kempen krijgt bij ons een extra dimensie!

Een andere grote troef is onze audiovisuele uitleendienst voor organisaties. Hier huur je al wat je nodig hebt voor een spetterend feestje, een interessante tentoonstelling of een vergadering: van een geluidsinstallatie tot beamer, van tentoonstellingsspots tot videocamera’s.

In ons Talentencentrum ontvangen we ieder jaar een duizendtal jonge leerlingen van de derde graad van het lager onderwijs. Ze komen er gedurende een week hun talenten ontdekken tijdens verschillende workshops.

Wil je nog meer weten?

Jouw taken als hoofd administratie zouden voornamelijk bestaan uit het volgende:

Je geeft leiding aan de administratieve medewerkers van het secretariaat.

• je coacht de medewerkers van de administratie.
• je delegeert de administratieve taken en volgt ze mee op.
• je geeft groeikansen en zorgt voor een positief werkklimaat op de werkvloer.
• je neemt initiatieven om de werking van de administratie te optimaliseren
• je ontwikkelt en gebruikt een kwaliteitssysteem zodat klachten van bezoekers en klanten efficiënt kunnen opgevolgd worden.
• je rapporteert de werking van je team aan de directeur.
• je neemt deel aan de stafvergaderingen.
• je zit op regelmatige basis samen met je team om de werking van je dienst te bespreken en relevante informatie vanuit de stafvergadering te delen met je team.
• je voert feedback en opvolgingsgesprekken

Je coördineert de administratie van het Vormingscentrum

• je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de personeelsadministratie.
• je kan de dienstrol voor het centrum opmaken of begrijpt de redenering er achter zodat je kan bijsturen indien nodig.
• je bent verantwoordelijk voor de eerste contacten met potentiële klanten, de reservaties en de opvolging van wensen en vragen van klanten, en dit zowel voor, tijdens als na het verblijf van deze klanten.
• je zorgt voor een efficiënte en correcte taakverdeling onder je team.
• je coördineert de samenwerking van je team met de andere teams binnen het centrum.
• je volgt de documenten op en organiseert het klassement.
• je behandelt in – en uitgaande post en de postbus en beslist welke post moet doorgegeven worden aan de directie.

Je hebt grondige kennis van ICT software en hardware

• je beheerst de softwarepakketten (provinciaal en intern) die gebruikt worden in het Vormingscentrum.
• je kan opzoekingen doen in de gebruikte softwaresystemen.
• je krijgt nieuwe softwaretoepassingen snel onder knie.
• je werkt een langetermijnvisie en -planning uit aangaande de uitbouw van een volwaardig digitaal aanbod ten behoeve van de externe/interne klanten.
• je werkt samen en communiceert met de ICT-dienst van de provincie Antwerpen.
• je coördineert het onderhoud en de updates van de laptops en pc’s.
• je volgt het aankoopbeleid van de software en hardware op.
• je coördineert en volgt de sociale media op.
• je beheert het printerpark en de smartphones.
• je beheert de opvolging van het draadloos netwerk.
• je verzorgt en bouwt een netwerk binnen de IT wereld uit.
• je blijft up to date aangaande de nieuwste evoluties op IT-gebied.

Je verstrekt alle nodige info aan de betrokken personen

• indien nodig onthaal je bezoekers
• je helpt klanten op een vriendelijke manier verder
• je stelt brieven, documenten, e-mails en teksten op voor het centrum
• je zorgt voor een positief imago van het centrum en neemt hiervoor de nodige initiatieven.
• je zet je medewerkers aan het centrum te promoten via verschillende kanalen en volgt dit ook op.
• je coördineert de verschillende marketing en promotiecampagnes.

Je staat in voor de organisatie van je team

• je zit het operationeel overleg voor
• je maakt de dienstregeling op voor je team
• je zorgt er voor dat je dienst kan beschikken over alle nodige materialen om vlekkeloos te functioneren.
• je zorgt voor een open communicatie binnen je team zodat er op basis van groot vertrouwen kan samengewerkt worden.

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

• Ervaringsvereiste: je hebt minstens drie jaar ervaring in een administratieve functie en/of in het coördineren van een team.
• Diplomavereiste: voor deze functie zijn geen diplomavereisten. Kandidaten dienen echter te beschikken over een bachelor denkniveau. Kandidaten die wél beschikken over de ervaringsvereiste maar geen bachelor diploma hebben, kunnen deelnemen na het afleggen van een succesvolle capaciteitsproef.

Je voldoet aan de volgende gedragscompetenties:

• klantgerichtheid: je onderneemt acties om de dienstverlening naar klanten te optimaliseren en zoekt bij eventuele problemen samen met de klant naar de meest geschikte oplossing.
• samenwerken: je moedigt anderen aan om samen te werken, ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en hebt waardering voor ieders werk, inzicht en ervaring
• zin voor kwaliteit: je streeft in je job continu naar optimale kwaliteit en gaat actief op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit van je werk te verbeteren
• plannen en organiseren: je plant en organiseert grote en moeilijke taken en houdt hierbij rekening met deadlines
• resultaatsgerichtheid: je onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen van de doelstellingen en communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen
• schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep
• ontwikkelen van anderen: je fungeert als coach/mentor voor je medewerkers en ondersteunt hen bij het behalen van de ambitieuze doelstellingen van onze organisatie
• veranderingsbereidheid: je detecteert, formuleert en communiceert de gewenste verandering

Je voldoet aan de volgende kenniscompetenties:

• je kan vlot overweg met de courante software toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Access, internet en social media).
• je hebt een grondige kennis van hard- en software
• je bent in staat om software te onderhouden en te installeren
• je hebt een degelijke basiskennis van netwerkbeheer
• je bent in staat om een visie te ontwikkelen met betrekking tot een ICT-(aankoop)beleid
• je hebt affiniteit met de ICT-wereld en volgt de nieuwste ontwikkelingen in deze sector actief op

Werk je reeds bij de provincie Antwerpen? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden bevordering of interne mobiliteit. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de consulent werving en selectie

Dan zal dit je zeker overtuigen…

Wij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal B1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.509,94 - € 3.387,70.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Met extralegale voordelen:

• gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten
• maaltijdcheques van 8 EUR
• gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk
• fietsvergoeding
• 36 dagen jaarlijkse vakantie
• extra legaal pensioen voor contractuele functies
• aanvullende ziekteverzekering
• diverse opleidingsmogelijkheden
• personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten
• glijdende werkuren

Wil je als hoofd administratie bij provincie Antwerpen aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:

• CV-screening, waar op basis van motivatiebrief, affiniteit met IT en het aansturen van een team, maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
• Thuisopdracht
• Competentiegericht interview: 30 september 2021 in het APB Provinciaal Vormingscentrum in Malle
• Assessment (adviserend): in de periode van 4 oktober 2021 – 17 oktober 2021.
• Eindselectie

Houd deze data alvast vrij in je agenda.

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Waar wacht je nog op?

Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je er voor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo: solliciteer ten laatste 19 september 2021 via de solliciteer knop. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en CV waarom deze job jou op het lijf geschreven is.

Praktisch

• We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan
• Je zal werken in het APB Provinciaal Vormingscentrum in Malle (Smekenstraat 61, 2390 Malle)
• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij Johan Mutert, directeur APB Provinciaal Vormingscentrum Malle (tel. 03 312 80 11 of email: johan.mutert@provincieantwerpen.be).