Administratief en organisatorisch talent voor de opleiding Sociaal Werk

Contenuto del lavoro

Dé makers van de wereld van morgen
Werken bij Arteveldehogeschool? Dat is negenduust procent jezelf zijn, jouw talenten ontdekken en je doelen vormgeven in een toekomstgerichte en stimulerende omgeving. We leggen de focus op de mensen achter de medewerkers.
In hartje Gent
Gent: de stad die wij een echte thuisbasis voor onze expertise mogen noemen. En waar we ons ook helemaal thuis voelen door de diversiteit en rebels kantje. Als Arteveldehogeschool bundelen we het grootste aantal experts op één locatie. Daarmee zijn we uniek in Vlaanderen. En Gent blijft natuurlijk de wijste stad van ‘t land.
Waar staan wij voor?
Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.500 medewerkers en 15.000 studenten. Wij zijn een gedreven expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening dat inzet op innovatie en kwaliteit. Een warme en professionele hogeschool waar we elke kans grijpen en kiezen met lef. Want wij zijn ondernemers en bricoleurs. De wereld van morgen begint hier. En die maken we samen.
Functie
Je bent medewerker van het team ’Beheer & Organisatie’ van het expertisenetwerk ’Mens en Samenleving’, dat opleidingen administratief en organisatorisch ondersteunt in lokale deelteams verspreid over verschillende campussen.
Je werkt vnl. voor de Professionele Bachelor Sociaal Werk. Je werkplek is hoofdzakelijk campus Sint-Annaplein , waar ook de opleiding Sociaal Werk gehuisvest is.
Je werkt nauw samen met je directe collega’s binnen hetzelfde administratieve deelteam, het hoofd en de teamleider van de opleiding Sociaal Werk, het docententeam van de opleiding en de coördinatoren van het expertisenetwerk (ENW) Mens & Samenleving.
In afstemming neem je een aantal specifieke verantwoordelijkheden binnen je opdracht op, waaronder:

Planning/roostering :
je plant teamvergaderingen, teamvormingen, edm. in de jaarkalender;
je maakt de uurroosters voor studenten en docenten op;
je volgt ad hoc wijzigingen vlot op;
je maakt examenplanningen op;
je organiseert feedbackdagen;
...

Budgetopvolging :
je ondersteunt het opleidingshoofd met de opmaak van de begroting;
je volgt bestellingen in het voorziene softwareprogramma nauwkeurig op;
je bezorgt het opleidingshoofd op regelmatige basis een stand van zaken over het budget;
je signaleert transacties die buiten de begroting vallen;
...

International officer:
je ondersteunt de administratieve opvolging voor inkomende en uitgaande studenten en docenten via het softwareprogramma van de hogeschool;
…

Onthaalpermanentie :
je springt - wanneer nodig - mee in om het onthaal te versterken;
je ondersteunt praktisch en organisatorisch events zoals instroomactiviteiten, introductiedagen, studiedagen, onboarding nieuwe medewerkers, ...
... Profiel
Je beschikt over een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatieve , organisatorische en administratieve vaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Officemanagement, Eventmanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management, …) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.
Je hebt uitermate veel zin om deel uit te maken van dit fijn en sterk deelteam van de opleiding. Opstarten en veel nieuwe processen leren kennen, geeft je energie, drive en voldoening. Ook de soms onvoorziene uitdagingen die daarbij gepaard kunnen gaan, schrikken je niet af. Integendeel, je wil mee je schouders zetten onder het geheel.
Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een dienstverlenende houdin g aan.
Je beschikt over een gezonde dosis inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.
Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken . Je bent sterk in plannen en organiseren.
Je hebt een sterke analystische geest : complexe planningsvraagstukken dagen je uit. Je houdt van puzzelen . Je kan een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken bekijken en je denkt oplossingsgericht.
Je bent stressbestendig . Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en communiceert proactief naar betrokken collega’s.
Je bent flexibel . Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) ’s avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.
Je leert graag en snel nieuwe software programma’s kennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, …). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.
Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams, …); je kennis van Excel is zeer goed.
Je kan je vlot uitdrukken in het Engels.
Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet.
Je bent ondernemend, je denkt mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.

Wij worden extra warm van kandidaten die vanuit hun culturele achtergrond, genderbeleving of persoonlijke situatie het perspectief van een minderheidsgroep kunnen binnenbrengen in de opleiding en ons team. Aanbod

Wanneer verwelkomen we je graag en welk statuut kunnen we jou bieden?

Een marktconform loon en een interessant statuut:
Salarisschaal niveau B ( B11 / B12 / B21 ), afhankelijk van je ervaring.
Opdrachtgrootte van 80% -opdracht. Uitbreiding naar 100% op termijn is bespreekbaar.
Statuut: contractueel ATP (administratief technisch personeel)
Contract van zo snel mogelijk t.e.m. 31 augustus 2024, met kans op verlenging na positieve evaluatie. We kijken samen uit naar een langdurige samenwerking. Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

Daarnaast bieden we jou :
Een jobinhoud afgestemd op jouw talenten. Zo word jij de beste versie van jezelf.
Werken in de bruisende stad Gent. Dat is elke dag gratis inspiratie.
Een team supertoffe collega’s. Daardoor kom je thuis.
Een uitgebreid aanbod aan opleidingsmogelijkheden en leerkansen. Omdat wij graag in jou investeren.
Thuiswerk is beperkt mogelijk en bespreekbaar. De hogeschool stelt een laptop ter beschikking. Omdat focus maar ook jouw werk-privé balans belangrijk is.
Een aantrekkelijke verlofregeling. Want wij vinden dat hard werken dit verdient.
Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km). Dat is onze bijdrage aan een beter leefmilieu. Meer informatie
Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent . We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/ uiterlijk t.e.m. 24 september 2023. We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief. Daarnaast dagen we je ook uit om te verduidelijken hoe het profiel van deze vacature bij jou past. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek dat zal plaatsvinden op dinsdagnamiddag 26 september 2023. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure. Daarna is feedback mogelijk.
Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Wendy De Weyer (0475 72 51 51), leidinggevende van het team Beheer en Organisatie binnen het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Met andere vragen omtrent deze vacature of selectieprocedure contacteer Liesbeth Clarisse , Coördinator HRD.
Al onze vacatures zijn opsplitsbaar in deelbetrekkingen of kunnen desgevallend samengevoegd worden.
Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid) .