Assistant administratif

Contenuto del lavoro

La Faculté Lettres, Traduction et Communication - Langues et Lettres et services centraux de la Faculté - recrute :

Un.e Secrétaire en charge de la gestion administrative des filières du Master en Arts du Spectacle et du Master en Sciences et Technologie de l’Information et de la Communication pour un contrat de remplacement à temps plein

Contexte:

• La/Le secrétaire de la filière est le relais de proximité et le premier support administratif pour les assistantes et les assistants, les enseignantes et enseignants de la filière. La/Le secrétaire y joue un rôle d’interface et facilite la transmission des informations entre ces différents interlocutrices et interlocuteurs et les autres services administratifs facultaires et centraux. Il/Elle assure par ailleurs l’organisation des réunions de la filière (conseil pédagogique, jury, etc.)
• La/Le secrétaire est la seule personne référente pour l’accueil et le support administratif des étudiantes et étudiants. Le secrétariat gère le dossier administratif de chaque étudiante et étudiant inscrit dans la filière depuis leur entrée en Faculté jusqu’à leur sortie (vérification des programmes, suivi administratif, réception de travaux, préparation des délibérations, édition supplément diplôme…).

Missions principales:

Assurer la gestion administrative de la filière

• La fonction est essentielle au fonctionnement des filières en « Arts du spectacle » et en « Sciences et Technologie de l’Information et de la Communication », dans la mesure où elle constitue le noyau central des interactions entre les enseignants, les assistants, les techniciens et les étudiants. Elle vise à assurer la circulation de l’information ; le soutien logistique et pédagogique à la présidence de la filière, la préparation, la gestion et le suivi de l’organisation des activités d’enseignement et des contacts avec les futurs et les anciens étudiants.

Assurer la gestion administrative des étudiants de la filière

• Le gestionnaire est le seul référent pour l’accueil et le support administratif des étudiants. Le gestionnaire gère le dossier administratif de chaque étudiant inscrit dans la filière depuis son entrée en Faculté jusqu’à sa sortie. Ainsi, le secrétariat veille à ce que le programme des étudiants soit conforme au catalogue, que les notes, les justificatifs, les cours supplémentaires et tout ce qui constitue le dossier administratif de l’étudiant soit correctement encodé et archivé permettant la délibération des étudiants et finalement l’édition du relevé de notes et supplément au diplôme.

Missions essentielles liées à la fonction:

• Assurer la gestion administrative de la filière:
• Traitement des dossiers :

• Accueil, information et communication :

• Assurer la gestion administrative des étudiants de la filière:
• Traitement des dossiers :

• Accueil, information et communication :

Profil :

• Être titulaire au maximum d’un bachelier en secrétariat, gestion administrative ou autre domaine utileà la fonction et reconnu par la FWB
• Les candidat.e.s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu.e.s.
• Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction:

• Suite logicielle de bureautique (Word, Excel, Access, Acrobat, Outlook, etc.)
• Excellente maîtrise du français
• Compétences rédactionnelles
• Bonne compréhension du fonctionnement d’une administration

Qualités souhaitées:

• Polyvalence
• Sens du service
• Esprit d’équipe
• Autonomie dans le travail
• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités
• Précision
• Disponibilité

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.