Medewerker studentenzaken

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze medewerker studentenzakendie graag de tanden zet inonderwijs- en studentenadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van de Faculteit Recht en Criminologie (RC) sta je, als medewerker studentenzaken, in voor de opvolging van de onderwijs- en studentenadministratie.

Je rapporteert aan de faculteitssecretaris en de decaan van de faculteit.

We bieden een contract bepaalde duur aan voor 3 maanden. Startdatum is 01/10/2024.

Dit is een greep uit je takenpakket:

• Actieve ondersteuning van de dagelijkse werking van het secretariaat: je ondersteunt het faculteitssecretariaat bij de dagelijkse studentenadministratie (registreren van studenten, vrijstellingsaanvragen, nakijken diploma’s, …)
• Masterproeven: je bent mee verantwoordelijk voor de administratie rond de masterproeven in het softwareprogramma MaThis en de opmaak van de uurroosters van de mondelinge verdedigingen
• Communicatie: je bent het eerste aanspreekpunt voor docenten en studenten met betrekking tot vragen rond studentenzaken
• Beleidsondersteuning: Je woont relevante vergaderingen bij en rapporteert hierover aan de faculteitssecretaris

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma: hogere administratieve en technische deskundigheid, je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt bij voorkeur kennis van de VUB specifieke reglementen, structuren en procedures of bent bereid om je hierin snel in te werken;
• Je kunt goed werken met de courante bureautica toepassingen in MS Office en leert gemakkelijk nieuwe programma’s/specifieke bedrijfsapplicaties aan;
• Je kan je schriftelijk en mondeling vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en Frans;
• Je kan op een constructieve manier omgaan met feedback en onderneemt acties om je professionele en persoonlijke ontwikkeling te bevorderen;
• Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de sociale en ethische normen. Je bent stressbestendig en hebt een flexibele ingesteldheid.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur (3 maanden - van 01/10/2024 - 31/12/2024) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aangraad 5, 6 of 7.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kostelozehospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekeringmet gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijdenin onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen viaBenefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om jejob-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 19/08/2024 viajobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzichtpeilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 26/08/2024 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Eenjobinterview staat gepland op 03/09/2024 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Saskia Segers via Saskia.Segers@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naarjobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: bepaalde duur (3 maanden)

Hoofdeenheid: Faculteit Recht en Criminologie

Omvang: voltijds

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving