Administratief assistent hospitalisatieafdeling

Functieomschrijving

Je maakt deel uit van de centrale administratie van het UZ Gent. Hier werk je mee aan de optimalisatie van de administratieve processen. Door de processen zo veel mogelijk te standaardiseren en op elkaar af te stemmen streven we naar efficiënte administratie.

• Als planner hospitalisatie bied je administratieve ondersteuning aan verschillende hoofdverpleegkundigen van hospitalisatieafdelingen. Deze afdelingen gaan over diensten en sectoren heen.
• Je brengt de behoeften van de diensten in kaart en werkt samen met de hoofdverpleegkundige een optimale bezetting uit.
• Je staat in voor personeelsplanning in SP-Expert. Hierbij hou je rekening met de behoeften van de dienst en zorg je voor een correcte verlofplanning van de medewerkers.
• Je zorgt voor een optimale inplanning van de zorg volgens de mogelijke resources van de verschillende diensten.
• Je signaleert mogelijke toekomstige problemen in bezetting en zoekt naar mogelijke oplossingen.
• Je geeft advies en implementeert best practices.
• Je ontlast de hoofdverpleegkundige van de administratieve taken.
• Je werkt in dagdiensten.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een bachelor/graduaatsdiploma.
• Ervaring in een administratieve of logistiek ondersteunende functie is een grote troef.
• Je hebt een doorgedreven kennis van het Office-pakket. Je bent bereid je snel in te werken in specifieke software zoals SP-Expert, Oazis
• Je staat voor de 3 kernwaarden van het UZG: Je handelt respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je houdt van plannen en organiseren, je kan de juiste prioriteiten stellen en je houdt rekening met vooropgestelde doelstellingen.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen.
• Je past je gedrag aan situaties, personen, overtuigingen en verwachtingen aan. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn jouw grote sterktes.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je gaat duurzaam en bewust om met middelen en relaties.
• Je blijft efficiënt functioneren in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk, ook bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je maakt en behoudt in elk professioneel contact een correcte, verzorgde en geloofwaardige indruk.
• Je communiceert helder en gestructureerd, afgestemd op de doelgroep en de situatie.

Selectieprocedure

Deel 1: Computertesten: plannen en organiseren, algemeen redeneervermogen, administratieve nauwkeurigheid, Word en Excel (uitsluitend), persoonlijkheidsvragenlijst.

Deel 2: Preselectie op cv en motivatiebrief

Deel 3: praktijkgerichte casus + competentiegericht interview - er worden op frequente basis selectiemomenten ingepland.