Administratief Assistent m/v

仕事内容

Bausch + Lomb, een divisie van Bausch Health Companies Inc., zet zich in voor de bescherming en verbetering van het gezichtsvermogen van miljoenen mensen over de hele wereld - vanaf het moment van geboorte tot elke levensfase. Onze missie is eenvoudig maar krachtig: helpen beter te zien om beter te leven.

We zijn momenteel op zoek naar een Administratief Assistent m/v om ons Pharma-team in Mechelen te versterken.

DOEL VAN DE JOB

De administratief assistent biedt ervaren kantoor- en zakelijke ondersteuning aan het Sales - Marketing & Regulatory Affairs Team in de Benelux.

Deze functie rapporteert rechtstreeks aan de Sales & Marketing Director Benelux Pharma.

MISSIE

Algemeen:

· Ondersteunen van managers en medewerkers door middel van een verscheidenheid aan taken met betrekking tot organisatie en communicatie.

· Vergaderzalen reserveren, kantoormateriaal bestellen en zorgen voor administratieve ondersteuning.

· Beantwoorden van telefoon en mails.

· Hulpbron voor interne technologieën (o.a. Outlook, Teams, Sales Force, Concur, Compliance wire etc.)

· Coördineren reizen: vluchten/hotels, in & offsite vergaderingen voor het Benelux team.

· Assisteren bij de ‘onboarding’ van nieuw personeel (materialen).

Ondersteunen van de Sales / Field sales & Marketing Benelux

· Opvolging van sales & marketing budget.

· Verzorgen van on-site management van meetings/ conferenties/evenementen/seminars.

· Beheren van contracten.

· Opvolgen van offertes voor ziekenhuizen, groothandels en inkoopgroeperingen.

· Verzorgen van e-mails naar klantendoelgroepen.

· Assisteren van de Product Manager bij de productie van promo tools

· Beheren van het marketing (in/uit) materiaal en organiseren van de distributie naar de vertegenwoordigers.

· Beheren van stalen (e-mails naar vertegenwoordigers en contacten met de fabriek en leveranciers, ...)

Ondersteunen van de Regulatory Manager bij het implementeren en onderhouden van de verschillende “regulatory affairs” procedures

· Onderhouden en actualiseren van de verschillende RA-procedures.

· Deelnemen aan de voorbereiding van interne en externe audits.

· Maandelijkse opvolging van stalen-leveringen. Driemaandelijkse consolidatie van de correcte rapportering van stalen door de vertegenwoordigers.

· Ondersteuning/voorbereiding/follow-up & archivering van RAF/CAF.

· MDEON aanvragen in samenwerking met RA-manager

· Bijwerken van de tabel met klachten en neveneffecten.

· Organiseren van terugzending van defecte producten.

· Creëren van een gestructureerd dossier voor de opvolging van verpakkingselementen.

· Jaarlijkse reconciliatie en opvolging van de administratieve vrijgave van batches voor de Benelux-markt.

· Beheerder van compliance wire

· Verspreiden van de laatste SPC-updates onder het verkoopteam.

COMPETENTIES EN ERVARING

· Je hebt een aantoonbare werkervaring als admin. assistant pharma of Sales/ marketing support pharma.

· Je ontwikkelde time management vaardigheden en organisatorische vaardigheden om prioriteiten te stellen.

· Teamspeler, multi-tasker en zeer communicatief.

· Je bent in staat om te werken onder strikte deadlines.

· Discretie in het omgaan met gevoelige en vertrouwelijke correspondentie.

· Hands-on ervaring met CRM software en MS Office

· Vloeiend Nederlands-Frans & Engels (geschreven/gesproken) is verplicht.

Interesse? Stuur ons dan uw sollicitatie via onze website : https://careers.bauschlomb.com/job-invite/6455/

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs

Werkschema:

• Dagdienst

Deadline sollicitaties: 25/02/2022