Management Assistants kwaliteit & crisisbeheer/preventie & informatieveiligheid (<26jaar)

仕事内容

Functieomschrijving:
Er zijn
2 betrekkingen vacant via een
startbaanovereenkomst bij de FOD WASO waarvan 1 bij de Directie van de kwaliteit en het crisisbeheer en 1 bij de Directie van de privacy en het welzijn op het werk.
In beide directies maken de volgende algemene activiteiten deel uit van je takenpakket:

• Je bent het

aanspreekpunt en/of fungeert als
tussenpersoon voor het contact met externe en/of interne partijen.

• Je

klasseert en
archiveert de papieren en/of elektronische versie van documenten volgens de geldende procedures binnen de dienst (o.a. dossiers, briefwisseling, e-mails, vergadermappen en andere relevante informatie).

• Je verzekert

het secretariaat van de vergaderingen (o.a. vergaderingen plannen, zalen reserveren, materiaal ter beschikking stellen, vergaderingen bijwonen en verslagen opstellen).

• Je staat mee in voor de

klachtenbehandeling en ondersteunt het team bij het
beantwoorden van vragen.
Als ‘
Directiesecretaris’ bij de Directie van de kwaliteit en het crisisbeheer heb je bijkomend de volgende specifieke taken:

• Je staat in voor een ruime en algemene

ondersteuning van de directeur (presentaties voorbereiden in PowerPoint, ondersteuning bieden bij vertalingen, documenten nalezen, agendabeheer en beheer generieke mailbox van de directie).

• Je kan ingezet worden om het

huidige team, het kwaliteitsnetwerk, het netwerk van projectwerking of interne auditoren te
ondersteunen door boortabellen op te maken die de opvolging van de activiteiten uniformiseren, door templates te ontwerpen voor gestandaardiseerde rapportering en door een ondersteuning te bieden voor de interne audit activiteiten.

• Je levert een bijdrage aan het algemene secretariaat van de Voorzitter door bv. opvolging te doen van parlementaire vragen of in te staan voor het beheer van de documenten van het Directiecomité.

Als ‘
Directiesecretaris’ bij de Directie van de privacy en het welzijn op het werk krijg je bijkomend de volgende verantwoordelijkheden:

• Je doet het

secretariaat van de dienst. Dit houdt bijvoorbeeld in: maand- en jaarverslagen maken op basis van de input van preventieadviseurs en andere diensten, kwaliteitsprocedures maken, actualisaties mbt de
verwerkingsregisters opvolgen waarvoor de GDPR-correspondenten verantwoordelijk zijn, registreren en behandelen van arbeidsongevallen en gemelde privacy-inbreuken.

• Je staat gaandeweg ter beschikking voor

adviesverlening aan onze interne klanten over thema’s zoals informatieveiligheid, welzijn op het werk,…). Je volgt daarbij onder meer de
opleiding ‘preventieadviseur niveau 3’.

• Je

organiseert sensibiliseringsacties over welzijn en privacy.

• Je

voert interne audits en beperkte risicoanalyses uit op de werkplek van onze personeelsdiensten en je rapporteert hierover. Deze audits vinden plaats in onze hoofdzetel, maar ook in de regionale diensten over geheel België. De diensten zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer, je moet niet beschikken over een eigen wagen. In het kader van deze functie ben je bereid om je maandelijks te verplaatsen naar o.a. de
diverse buitendiensten van onze FOD.

Profiel:

• Je kan vlot werken met de courante informaticatoepassingen Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Je hebt een basiskennis Frans (tweetalige werkomgeving).

Aanbod:
Aanbod:
Deze job wordt aangeboden aan personen met een bachelordiploma via een startbaanovereenkomst (opgelet: je dient
jonger te zijn dan 26 jaar!). In eerste instantie wordt een contract van bepaalde duur gedurende 1 jaar aangeboden. Na een positieve evaluatie wordt dit verlengd (ten laatste tot het einde van het kwartaal waarin je 26 jaar wordt).

Loon:
Je wordt aangeworven als Directiesecretaris (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.
Minimum aanvangswedde: 29.255,76 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen:

• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• kantoor in

Brussel, vlakbij het NMBS-station Brussel-Zuid, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer en de wagen

• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• kinderopvang tijdens de schoolvakantie
• dynamische Personeelsvereniging (organiseert socio-culturele, sportieve en recreatieve activiteiten)
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• beschikken over een laptop en een voordelig gsm-abonnement voor privégebruik
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• bijkomende sociale voordelen (o.a. geboortepremie/adoptiepremie, sinterklaascheque)
• glijdende werkuren in een 38-uren week, met de mogelijkheid om overuren op te nemen (bij volledige prestaties)
• 26 dagen verlof per jaar (bij volledige prestaties)
• gesloten tussen Kerstmis en Nieuwjaar
• mogelijkheid tot telewerk na een inwerkperiode.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid
op
FedWeb, het portaal van het federale personeel.