Office Manager (f/h)

Job content

Situé à Woluwe-Saint-Lambert,l’incubateur d’entreprises innovantes Brussels Life Science Incubator (BLSI) a pour mission d’accompagner les créateurs d’entreprises et les start-up dans le développement de leurs activités, en particulier dans le secteur des sciences de la vie.

Un package global de services est proposé aux clients, comprenant la mise à disposition de surfaces administratives ou de laboratoires, ainsi qu’une gamme de services partagés. En tant qu’incubateur de la Région de Bruxelles-Capitale et de l’UCLouvain, BLSI œuvre quotidiennement à l’émergence de jeunes entreprises à haut potentiel et à la création d’emplois durables.

Afin de soutenir la croissance de BLSI, nous sommes à la recherche d’un Office Manager (f/h).

Fonction

En tant qu’Office Manager, vous avez la responsabilité de maintenir la qualité professionnelle de l’infrastructure et de la gestion des aspects administratifs. Au sein de la petite équipe du BLSI, vous êtes l’un des référents principaux de la communauté des clients, vous renforcez l’attractivité de l’incubateur et travaillez étroitement avec la Direction Générale.

Dans ce cadre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

- Gestion de l’infrastructure

• Le contrôle qualité des fournisseurs (entretiens, dépannages) et leur renouvellement périodique par mise en concurrence.
• Les rafraîchissements ponctuels et la réflexion sur les aménagements à apporter.
• La maîtrise des coûts, notamment énergétiques.
• La gestion des questions techniques relatives aux zones laboratoires.

- Gestion administrative

• La vérification et l’encodage des factures fournisseurs dans le logiciel comptable.
• L’établissement des factures clients et la gestion des cautions.
• La préparation des paiements et des encaissements, et la gestion des rappels.
• La gestion des marchés publics, généralement de type procédure négociée (rédaction du cahier des charges et proposition d’attribution).
• Le soutien à la rédaction de rapports requis par la Région.

- Gestion commerciale

• Le développement d’un plan de communication visant à renforcer l’attractivité de l’incubateur et sa mise en pratique (réseaux sociaux, newsletter, événements…).
• L’organisation d’initiatives vouées à maintenir une communauté de start-up conviviale et collaborative.
• Le soutien à l’accueil des prospects et au dressement des offres.

Profil

• Vous avez une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une fonction similaire.
• Vous possédez au minimum un diplôme de bachelier (ou équivalent).
• Vous avez une excellente connaissance du français, en ce compris l’orthographe. Vous avez un bon niveau oral en anglais et un niveau fonctionnel en néerlandais.
• Vous maîtrisez les outils de bureautique, notamment les logiciels Outlook, Excel et Word. La connaissance du logiciel comptable Winbooks ou similaire est un atout.
• Vous avez de l’expérience en gestion de la communication ou êtes prédisposé(e) à la développer.
• Au vu des contacts avec la clientèle (CEO, jeunes entrepreneurs, partenaires publics, investisseurs, médecins, etc.), vous avez le sens de l’empathie.
• Vous êtes multitâche, rigoureux(se), proactif(ve), autonome et efficient(e).
• Vous appréciez le travail au sein d’une petite équipe dynamique dont la mission globale est de favoriser le bien-être et le progrès de la société.

Notre offre

• Une fonction diversifiée et à responsabilité dans un environnement stimulant.
• L’opportunité de rejoindre une structure bruxelloise qui participe à l’émergence d’entreprises innovantes et à la création d’emplois durables dans les sciences de la vie.
• Un contrat d’employé à durée indéterminée à temps plein ou éventuellement à 4/5.

Intéressé(e) ?

Faites-nous parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse électronique jobs@blsincubator.com, avec la mention « Candidature Office Manager ».

Votre candidature sera traitée en toute confidentialité.