Ondersteuner/onthaalmedewerker Studentenadministratie en Onthaal

Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1150 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio.In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagenwe elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijkleiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

• Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten;

• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;

• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;

• Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex;

• Verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten;

• Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;

• Puntenadministratie;

• Voorbereiding deliberaties;

• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;

• Aanvragen tot studievoortgangscontrole;

• Opvolging van de administratie van VDAB-studenten (indienen aanwezigheidsattesten, indienen onkosten, opvolgen verplaatsingsvergoedingen, etc.);

• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten;

• Je beantwoord eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen;

• Medewerking bij infodagen;

• EHBO…

• Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek;

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;

• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan;

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;

• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;

• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayer

• Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting. (of hiermee gelijkgesteld)

• Je hebt minstens 1 jaar ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie

• Je hebt voeling met het (hoger) onderwijs

• Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cfr. artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs; http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650)

• Kennis met het softwarepakket Bamaflex

• Basistalenkennis Engels en Frans

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …)

• Notie van EHBO

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

• Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.