Administratief medewerker Compensation&Benefits

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van Mens&Organisatie sta je, onder verantwoordelijkheid van de HR Compensation &Benefits Coördinator, in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van personeelsadministratie,waarbij je heel nauw samen werkt met de Coördinator en waar autonomie van je functie centraal staat.
Hieronder vind je een greep uit je takenpakket als administratief medewerker:

• Beheer van aanvragen m.b.t. Betaald Educatief Verlof;
• Verschillende administratieve taken m.b.t. mobiliteit in het kader van de tussenkomst van de werkgevervoor woon-werkverkeer;
• De administratieve ondersteuning van HR Compensations&Benefits: data-invoer in databases,formulieren verwerken en klasseren, verzendingen, bestellingen & betalingen, emailbeheer, controlevan gegevens in HR-systeem, facturatie, vragen van klanten beantwoorden;
• HR-administratie bij de groepsverzekering, de hospitalisatieverzekering, premies & tussenkomstenuitbetalen en schema’s bijhouden, beheer van de verdeling van ecocheques;
• Het bijdragen aan de verbetering van procedures door middel van eigen initiatieven;
• Permanente rapportering bijhouden ter voorbereiding van nota’s door de coördinator;
• Opmaken van communicatie : precieze en professionele informatieverstrekking over employeebenefits;
• Meewerken aan de organisatie en de optimalisering van het beleid rondCompensation&Benefits aan de Vrije Universiteit Brussel.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: uitvoerende en technische deskundigheid: je hebt een diploma hoger secundair onderwijs;
• Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, in het Nederlands en Engels;
• Daarenboven kan je goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Vertrouwd zijn met de HR wereld en een basisinzicht hebben in de werking van een universiteit is een plus;
• Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen;
• Bij het uitvoeren van jouw taken ga je steeds proactief te werk;
• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet tewerk. Bovendien stel je je eigen deadlinesop, evalueer je voortdurend je eigen werk en rapporteer je op eigen initiatief;
• Daarnaast sta je erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van jecollega’s en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken, maar jekan ook zelfstandig functioneren en je bent ‘open minded’ en jong van geest;
• Je werkt zeer correct en zorgvuldig met oog voor detail en je neemt graag initiatief;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantieuitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterkeadministratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3 of graad 4, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 06/09 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef, gaat door op 08/09 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een digitaal finaal gesprek staat gepland op: 13/09(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer David Melaerts, via david.melaerts@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Anke Versaen, anke.versaen@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: Werving