Asset General Manager

De directie van de logistiek staat in voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de geïntegreerde politie door te voorzien in kwalitatieve en marktconforme producten (vb. functieuitrusting, voertuigen, wapens,...), diensten (vb. overheidsmarkten) en een aangepaste werkomgeving (vb. burelen, schietstanden,...). Ze informeert op logistiek vlak en streeft naar een eenvoudige, correcte en snelle logistieke keten met een optimale afstemming tussen alle stakeholders met betrekking tot prijs, hoeveelheden, timing, plaats en innovatie. Ze streeft ernaar permanent en met respect voor het welzijn te zorgen voor goed uitgeruste medewerkers.

De dienst Asset Management staat in voor de realisering en de goede werking van de logistieke keten om een kwalitatieve logistieke dienstverlening aan te kunnen bieden. Zij beheert de aankoop, de levering en de ter beschikking stelling van de producten, vanaf de conceptie tot bij de eindklant. Deze dienst beheert de stroom en de voorraden van de grondstoffen en (half) afgewerkte producten (politie-uniform, wapens, voertuigen, politiemateriaal, etc.), maar ook de middelen (leveranciers, opslag, warehousing, transport,…), de ‘voor de uitvoering van de logistieke diensten noodzakelijke’ voorzieningen (magazijnen, gereedschappen, machines, …), de benodigdheden (verpakking, verbruiksgoederen, energie, brandstoffen,…) , de diensten (planning, opslag, verpakking, handling, transport, export, douane, facturering, geschillen,…) alsook de controlesystemen voor informatie en beheer.

BESTAANSREDEN AVN DE FUNCTIE

Het diensthoofd leidt zijn dienst en coördineert de activiteiten ervan. Hij is verantwoordelijk voor de goede werking van zijn dienst teneinde bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen van de directie van de logistiek.

ROLLEN VAN DE FUNCTIE

A.In zijn hoedanigheid van secundaire ordonnateur verbintenissen aangaan namens de overheid en bevelen geven tot betaling om aldus diverse uitgaven en markten te kunnen realiseren

Voorbeelden van taken

• Bevoegdheid voor diverse uitgaven en juridische verbintenissen
• Gunning en sluiting van markten

B.Als leidinggevende een beheersplan uitwerken en volgen in overeenstemming met de visie en strategie die de hiërarchie heeft vastgelegd om het beleid op operationeel vlak ten uitvoer te brengen en de verwachte resultaten te behalen

Voorbeelden van taken

• Er op toezien dat de strekking van de Europese en Belgische regelgeving met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) wordt gerespecteerd
• De beheerstrategieën van de door zijn dienst beheerde activa voorbereiden of precies vaststellen
• De operationele prioriteiten bepalen volgens de vastgelegde richtlijnen en doelstellingen
• Vastleggen van de procedures, erop toezien dat ze correct toegepast worden en indien nodig verbeteringen aanbrengen
• De aankopen aansturen en coördineren
• De sectiehoofden concrete instructies en richtlijnen geven
• Definiëren van de meerjarige behoeften inzake budget
• Definiëren van de macro-behoeften voertuig, politie-uniform, meubilair, bewapening, specifiek politiemateriaal, niet politie-specifiek materiaal (kantoorbenodigdheden, etc.), ...

C. Als omkaderend personeel, de hem ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken

Voorbeelden van taken

• Een dagelijks begeleiden van en omkadering bieden aan de sectiechefs en teams
• De verschillende operationele, individuele en ontwikkelingsdoelstellingen voor de verschillende sectiechefs en voor het team vaststellen
• De jaarlijkse uitvoering van de begroting aansturen in samenwerking met de dienst Financiën van de Directie Logistiek
• Aansturen van de concrete verwezenlijking van de aankopen met name via het in gebruik brengen van optimale monitoring tools, het controleren en ondertekenen van de bestelbonnen, van de processen-verbaal van oplevering en de leveringsfacturen
• Garant staan voor de kwaliteit van de uit zijn dienst vertrekkende dossiers met als bestemming zowel de hiërarchie als de controle-instanties (Inspecteur van Financiën) met name door het nakijken van de dossiers op (on)rechtmatige uitgaven, (on)gegrondheid van de motivering en (on)nauwkeurigheid en (on)volledigheid van de motiveringsgegevens
• De uitvoering van de verschillende processen die tot zijn bevoegdheidssfeer behoren coördineren door de nodige maatregelen te nemen om de kwaliteit te verbeteren en om ervoor te zorgen dat de ten behoeve van de interne en externe klanten vastgelegde SLA’s worden nageleefd en indien nodig de processen bijsturen
• Het middelenbeheer coördineren en erop toezien dat de middelen efficiënt worden gebruikt volgens de geldende richtlijnen

D. Als dienstverantwoordelijke de collega’s begeleiden voor wiens persoonlijke en professionele ontwikkeling hij verantwoordelijk is om aldus iedereen in staat te stellen zijn kennis en vaardigheden te ontwikkelen en zodoende bij te dragen tot een positief en constructief werkkader

Voorbeelden van taken

• Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure
• Constructieve feedback geven en de sterktes maar ook de verbeterpunten van de medewerkers benoemen
• De ontplooiings- en opleidingsbehoeften van de medewerkers aan het licht brengen en aangepaste acties voorstellen aan de hiërarchie
• Ingrijpen bij werkgerelateerde problemen of conflicten
• Medewerkers begeleiden bij hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van hun (nieuwe) opdrachten en taken

E. Als procesanalist de processen, procedures en/of tools in zijn activiteitendomein een ontwikkeling doen doormaken om de logistieke steun aan de klanten en de partners te optimaliseren.

Voorbeelden van taken

• Analyseren van ‘policies’ en processen binnen de dienst
• Voorstellen formuleren en implementeren ter verbetering of aanpassing van de processen
• De voortgang van de dossiers binnen de dienst opvolgen en coördineren
• Maatregelen nemen om dossiers te deblokkeren zowel bij interne als bij externe partners
• Maatregelen nemen om de communicatie binnen de dienst en met de partners te optimaliseren
• Rapportering, overleg plegen met partners en informeren van de directeur
• De monitoring van de activiteiten van de verschillende processen coördineren met name via de opvolging van de boordtabellen en de exploitatie van de beknopte gegevens

F. Als dossierbeheerder de dossiers analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te kunnen garanderen dat er een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt

Voorbeelden van taken

• De ‘voor zijn hiërarchie of voor andere instanties bestemde’ dossiers voorbereiden en meewerken aan de voorstelling ervan bij genoemden (HOC, Directiecomité, Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie, Inspecteur van Financiën, etc.)
• Analyseren en afwerken van meer complexe dossiers met betrekking tot zijn activiteitendomein (het materiaal, de voertuigen, het politie-uniform, de warehousing en de distributie)
• Leiden van complexe en omvangrijke projecten in zijn activiteitendomein

G.Als vertegenwoordiger op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie

Voorbeelden van taken

• Ontwikkelen van een netwerk van interne en externe partners, klanten en leveranciers
• Garanderen van de transparantie van het logistieke beheer door een efficiënte top-down en van beneden-naar boven gerichte informatieflow
• Het standpunt van de hiërarchie overbrengen tijdens werkgroepen en vergaderingen
• Onderhandelen met de gesprekspartners

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEVORDERD
• Strategie en beleid - Niv.: GEVORDERD
• Ondersteuning van de werking - Niv.: GEVORDERD
• Steun bij operationele opdrachten - Niv.:BASIS
• Opdrachten van politie - Niv.:BASIS

Praktische kennis

• Visie ontwikkelen- Op basis van de integratie van ambiguë en onvolledige gegevens een visie en missie met positieve impact op middellange en lange termijn ontwikkelen en in lijn hiermee een coherent strategisch plan uitwerken.
• Ondernemen - Opstellen van een strategisch plan, organisatieprocessen en –structuur en herkennen van en inspelen op opportuniteiten met het oog op het optimaliseren van de resultaten.
• Inspireren- Anderen op lange termijn beïnvloeden door in de organisatie de bedrijfsvisie en –waarden uit te dragen door zijn houding en gedrag.

Verwachte gedrag :

• Stress beheren- Resultaatgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking door kalm te blijven, de eigen emoties te controleren en constructief te reageren op kritiek.
• Organisatiebetrokkenheid - De maatschappelijke (nationale en internationale) ontwikkelingen volgen en zich op de hoogte houden van de partnerorganisaties.
• Klantgericht optreden- Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de ’klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Beïnvloeden - Een vooropgesteld doel bereiken door een goede indruk te maken, ideeën door anderen te doen aanvaarden, overtuigende argumenten te gebruiken, een win-win situatie te realiseren en doelgericht in te spelen op zijn gesprekspartner(s) of publiek.
• Netwerking - Relevante businesspartners identificeren via formele en informele netwerken om zo strategische relaties uit te bouwen die cruciaal zijn voor het in stand houden van de organisatie.

Elke leidinggevende is verantwoordelijk voor het welzijn op het werk van zijn/haar medewerkers. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die ter beschikking worden gesteld van zijn/haar medewerkers.

Selectiecommissie : Later te bepalen

Wervingsreserve : 24 maanden