Assistent

De Directie van het Personeel is één van de vier centrale directies binnen DGR. Ze hangt rechtstreeks af van DGR, de Algemene directie middelenbeheer en informatie.

De Directie van het Personeel (DGR-DRP) verzekert onder andere volgende opdrachten inzake het personeel :

• de opvolging van de morfologie van de Federale Politie ;
• het beheer van de mobiliteit van de personeelsleden van de politiediensten ;
• het beheer van het personeel van de Federale Politie met inbegrip van, voorstellen voor promoties, met uitzondering van de aanwijzingen in de functie van commissaris-generaal en algemeen directeur ;
• de opdrachten uit van selectie, rekrutering en opleiding van de personeelsleden van de politiediensten toevertrouwd aan de Federale Politie door of onder de wet ;
• de ontwikkeling en het beheer van de competenties en de kennis van het personeel ;
• de persoonlijke en sociale ondersteuning van de personeelsleden van de federale politie tijdens de uitvoering van hun dienst en, op hun vraag, van de personeelsleden van de Lokale Politie ;
• de organisatie en de uitvoering van de activiteiten van expertise, van administratie, van controle en medisch advies.

De dienst Middelen van DRP biedt een efficiënte administratieve steun aan de personeelsleden van DRP. De cel HRM verzekert zich over de coördinatie inzake de HRM binnen heel DRP en de dagelijkse uitvoering van de HRM taken.

Uitvoeren van de opvolging van de HRM beheertools, en dit rekening houdende met de impact op de andere domeinen, teneinde bij te dragen tot het verwezenlijken van een globaal beleid van de human resources binnen de dienst.

Als Contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

• Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.

• Opzoekingen verrichten in de gegevensbanken of archieven voor de interne of externe klanten.

• Berichten ontvangen en doorgeven.

• De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.

Als Ondersteuning HRM,HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

• Verzekeren van een opvolging van de termijnen inzake evaluatie.

• Bijhouden van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit (klassering, inventaris, verspreiding, opstelling van de nodige documenten in dit kader).

• Nota’s en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen.

• Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures welke zij in hun specifieke situatie dienen te volgen.

• Organiseren en/of deelnemen aan het praktische verloop van de rekruteringen en selecties.

• Beheren en opvolgen van de aanvragen van de personeelsleden in één of meerdere HR gebieden (opleiding, loopbaan, onbeschikbaarheden, aanpassing van de arbeidstijd, detachering, mobiliteit, …).

Als Administratieve ondersteuning,administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

• Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven.

• Opzoeken, beheren en archiveren van de documentatie.

• Helpen bij de vertaling van verschillende documenten.

• Opstellen van typebrieven, formulieren, documenten en/of getuigschriften.

• Up-to-date stellen van de interne procedures van administratief beheer.

• Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers.

• Faxen en brieven versturen voor een persoon of een dienst.

• Beheren van het geïnformatiseerd GALOP-systeem in één of meerdere van diens componenten.

Als Gegevens-beheerder,gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

• Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma’s (GALoP, RIO, DBLog...).

• De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.

• Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.

• De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.

• Garanderen van de graad van toegankelijkheid van de klassering (etiketten, inhoudstabel, structuur van de dossiers ...).

Als Helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

• Het probleem identificeren in de situatie die de verzoeker uiteenzet.

• Antwoorden op de routinevragen die tot de corebusiness van zijn dienst/directie behoren.

• De bekende procedures voor probleemoplossing toepassen.

Praktische kennis

Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

Verwachte gedrag

Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de ’klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.

Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Elke leidinggevende is verantwoordelijk voor het welzijn op het werk van zijn/haar medewerkers. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die ter beschikking worden gesteld van zijn/haar medewerkers.

Later te bepalen

Wervingsreserve : 24 maanden