Service Delivery Administrative Assistant

工作内容

Mission :

Votre mission consiste à organiser la planification des interventions de nos techniciens, des livraisons et des fournisseurs.

Tâches :

• Support à la Planification du Service Delivery.
• Organiser le planning en coordonnant les livraisons, les exigences du Delivery des projets, l’agenda des consultants désignés ainsi que les prérequis et besoins du client ;
• Assurer toutes les communications ;
• Assurer toutes les adaptations suite aux inputs du service support.
• Organiser la planification des consultances récurrentes : Healthchecks, visites périodiques, Managed Services.
• Assurer le suivi administratif des prestations des consultants & fournisseurs :
• Assurer le suivi de l’état d’utilisation des contrats services et notifier au commercial la nécessité du renouvellement ; envoyer à intervalle régulier le rapport d’utilisation au client ;
• Préparer les données des TimeSheet pour la facturation en régie, les soumettre au Head of Delivery, et renvoyer les éléments validés à l’Assistante Administrative pour l’établissement des factures ;
• Assurer le processus de clôture administrative des projets ;
• Assurer la réclamation des IPID chez HP selon la procédure décrite.
• Support administratif général :
• Agir en tant que 1ère interface administrative pour les personnes extérieures au département Service Delivery.

Principales relations de travail en interne :

• ICT Engineer / Project & Planning Manager / Presales / Support / Technical Manager.
• Vous rapporterez au à Project & Planning Manager.

Principales relations de travail en externe :

• Niveau opérationnel chez les clients.
• Service vente et livraison chez les fournisseurs.

Principaux systèmes et outils utilisés :

Téléphone / E-mail / CRM / Office / Portails fournisseurs

Profil :

Formation(s) et qualification(s) :

• Diplôme de niveau baccalauréat (ou graduat) en secrétariat de direction ou profil admin ou expérience pertinente équivalente.
• Une connaissance du secteur de l’infrastructure informatique est un plus.
• Une expérience dans la planification est un atout majeur.
• Personne réfléchie, méticuleuse et très organisée ainsi qu’autonome.
• Capacité forte d’adaptation, envie d’apprendre, motivée.

Connaissances des langues :

• Maîtrise écrite et orale du Français. Le Néerlandais est un plus.
• L’anglais (oral et écrit).