087/2021 Secrétaire administratif – Quartier opératoire (H/F/X) – 38h - CDI

Missions

• Assure un accueil et une information de qualité aux patients, leurs familles et aux professionnels de la santé
• Identifie le patient selon les règles didentito-vigilence
• Gestion des plages horaires des différentes disciplines (ouverture, fermeture, mise à disposition…..) en concordance avec la grille opératoire établie par le gestionnaire du quartier opératoire
• Gestion quotidienne du programme opératoire, en étroite collaboration avec les intervenants concernés
• Adaptation postfactum du programme opératoire (libellé intervention, temps opératoire, …)
• Préparation des statistiques
• Assure la permanence téléphonique et mailing
• Assimile et applique immédiatement les diverses modifications transmises
• Collabore activement avec tous les autres services de l’hôpital
• Applique et respecte les instructions données par le responsable hiérarchique
• Transmet au responsable toute information utile, incidents et plaintes concernant le fonctionnement
• Préparation des documents nécessaires aux présentations en réunion
• Rédaction des PV’s de réunions,
• Effectue diverses tâches administratives (commandes, copies, fax, classement, envoi de courrier etc. …),

Le/la secrétaire affecté à ce poste devra pouvoir :

• Collaborer au bon fonctionnement du service
• Travailler aisément en équipe
• Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
• Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
• Savoir gérer les priorités
• Savoir travailler en conformité aux procédures

L’accueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :

• Comment gérer l’agressivité et la violence du patient et de sa famille
• L’hygiène des mains
• L’identito-vigilence
• La communication

Le/La secrétaire est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en oeuvre.

Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

Le/La secrétaire est en contact direct avec différents services de l’hôpital : médecins, infirmiers, secrétaires, équipe de gestion des patients internationaux, archives médicales, accueil hospitalisation, facturation, travailleurs sociaux...

Conditions d’accès

• Posséder un Bachelier ou 3 ans d’ancienneté dans le niveau C
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen Selor dans les 2 ans)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou de sélection
• Satisfaire aux qualités requises pour la fonction

Compétences requises pour le poste

Savoir :

Le/La secrétaire doit posséder une connaissance générale de l’hôpital.

Le/La secrétaire doit utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

Savoir-faire :

Le/La secrétaire doit être capable d’utiliser les logiciels utilisés au quartier opératoire : Wish, BDOC, OPERA, Outlook, Intranet, Word, Excel, PowerPoint……

Il / Elle doit également être capable de

• rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.
• Utiliser les termes adéquats
• Ecrire avec une orthographe correcte
• Dactylographier rapidement

Savoir être :

Le/La secrétaire est tenu au respect du secret médical. Il doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.

Il / Elle devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait le réclamer.

Le/ La secrétaire doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.

Il / Elle fera preuve d’initiative mais toutefois dans les limites de sa compétence

Il / Elle doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

Missions et valeurs

Le/La secrétaire adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’HUDERF

Offre

• Un contrat à durée indéterminée soit de 38h semaine avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).
• Assimilé au grade de : Secrétaire Administratif
• Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale): B 1/2/3

Min. : 27 513,39 € indexés (index : 1.7410)

Max. : 48 555,63 € indexés (index : 1.7410)

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.

• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou une indemnités forfaitaire de vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrière au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
• Crèche sur site

Modalités d’introduction des candidatures

Date de clôture : 31/08/2021

Veuillez-vous rendre sur l’ intranet de l’HUDERF et vous introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV + lettre de motivation).

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12).